Jak wprowadzi膰 i utrzyma膰 Inbox Zero w Gmailu?

2020-03-10T13:46:14+00:0026/02/2020|

Je艣li kiedykolwiek zdarzy艂o Ci si臋 przeoczy膰 wa偶n膮 wiadomo艣膰 w艣r贸d dziesi膮tek nieodczytanych maili lub otrzyma膰 powiadomienie o tym, 偶e przestrze艅 na Twojej poczcie zaczyna si臋 ko艅czy膰, to wyra藕ny znak, 偶e czas wypracowa膰 sobie nowe nawyki zarz膮dzania skrzynk膮 email. Na szcz臋艣cie, nie musisz robi膰 tego metod膮 pr贸b i b艂臋d贸w. System czynno艣ci, kt贸re pozwol膮 Ci przej膮膰 kontrol臋 nad poczt膮 zosta艂 ju偶 wymy艣lony i korzystaj膮 z niego miliony u偶ytkownik贸w Gmaila na ca艂ym 艣wiecie.聽

Co to jest Inbox Zero?

Inbox Zero to stosowany przez power user贸w system obs艂ugi poczty, kt贸ry sprzyja produktywno艣ci. Zosta艂 zaprojektowany tak, by pom贸c ludziom zachowa膰 porz膮dek w skrzynce pomimo du偶ej liczby nap艂ywaj膮cych maili. Wprowadzenie do swojej codziennej rutyny kilku prostych nawyk贸w pozwoli Ci zaoszcz臋dzi膰 mn贸stwo czasu i sprawi, 偶e codzienny przegl膮d poczty stanie si臋 藕r贸d艂em satysfakcji, a nie frustracji.聽

Inbox Zero w Gmailu

Gmail pozwala osi膮gn膮膰 b艂ogi stan pustej skrzynki odbiorczej bez instalowania dodatkowych wtyczek 鈥 wystarczy opanowa膰 wbudowane funkcje. W trakcie wielu lat rozwoju najpopularniejszej wirtualnej poczty 艣wiata, Google wyposa偶y艂o j膮 w szereg opcji wspomagaj膮cych priorytetyzacj臋 i sortowanie wiadomo艣ci.聽

Podstawy metodyki Inbox Zero

Przywr贸膰 swojej skrzynce odbiorczej w艂a艣ciw膮 funkcj臋聽

Wi臋kszo艣膰 u偶ytkownik贸w codziennie widzi w skrzynce odbiorczej nieko艅cz膮cy si臋 mieszanin臋 nowych i starych wiadomo艣ci. Gdy usuniemy jedn膮, to na jej miejsce wskakuje kolejna, kt贸ra dot膮d nie mie艣ci艂a si臋 w limicie 50 widocznych pozycji.聽

W g艂贸wnym folderze skrzynki powinny si臋 znajdowa膰 wy艂膮cznie nowe, nieodczytane wiadomo艣ci, kt贸re wymagaj膮 od Ciebie podj臋cia jakiej艣 akcji (sortowania, archiwizacji, czy odpowiedzi). W贸wczas ka偶dego dnia, gdy uruchomisz poczt臋 po raz pierwszy, b臋dziesz mie膰 w zasi臋gu wzroku tylko zaplanowane zadania i to, co zmieni艂o si臋 od wczoraj.

Wprowad藕 艣cis艂膮 priorytetyzacj臋

Oczywi艣cie, nie zawsze jeste艣my w stanie odpowiedzie膰 wszystkim nadawcom nowych wiadomo艣ci od r臋ki. Spo艣r贸d wszystkich wiadomo艣ci, kt贸re wpadaj膮 do Twojej skrzynki wybierz te, z kt贸rymi musisz co艣 zrobi膰 i przenie艣 je w widoczne miejsce. Idealnym miejscem do przechowywania priorytet贸w jest dodatkowa skrzynka, ale o tym p贸藕niej.

Mniej pilne sprawy lub ciekawe wiadomo艣ci, do kt贸rych jeszcze planujesz wr贸ci膰, oznacz odpowiedni膮 etykiet膮. W ten spos贸b nie umkn膮 Twojej uwadze, gdy zajmiesz si臋 tematem, kt贸rego dotycz膮. Przyk艂adowo: oznacz wszystkie faktury i wiadomo艣ci z ksi臋gowo艣ci etykiet膮 Firma i zarchiwizuj je. Gdy przyjdzie czas podsumowa艅 i rozlicze艅 to wszystko znajdziesz w jednym miejscu.聽

Wszystkie nieistotne wiadomo艣ci, kt贸re chcesz przejrze膰 w wolnej chwili, powinny omin膮膰 skrzynk臋 odbiorcz膮 i od razu trafi膰 do odpowiedniej szufladki archiwum. Mowa tu o newsletterach, mailingach i powiadomieniach. Nie potrzebujesz takiego rozproszenia na pocz膮tku produktywnego dnia.聽

Powiadomienia mailowe, do kt贸rych na pewno nie wr贸cisz, usu艅. Aplikacja Gmail w G Suite ma du偶膮 (a od wersji Business 鈥 nieograniczon膮) pojemno艣膰. Nie musisz martwi膰 si臋 za艣miecaniem dysku, tylko za艣miecaniem wynik贸w przysz艂ych wyszukiwa艅 i swoich sko艅czonych zasob贸w uwagi.聽

Dostosuj ustawienia Gmaila

Domy艣lne ustawienia Gmaila do pewnego etapu zaawansowania zdaj膮 egzamin. Pi臋膰 podstawowych kategorii (G艂贸wne, Spo艂eczno艣ci, Oferty, Powiadomienia i Fora) tworzy zautomatyzowany system segregowania wiadomo艣ci, kt贸ry bardzo dobrze dzia艂a 鈥 nie daje jednak w pe艂ni odczu膰 ogromu mo偶liwo艣ci tej poczty. Aby przej膮膰 sterowanie nad narz臋dziami dost臋pnymi w Gmailu, musisz zacz膮膰 od grzebania w ustawieniach.聽

1. Wy艂膮cz kategorie

Przede wszystkim pozb膮d藕 si臋 domy艣lnie zautomatyzowanych mechanizm贸w utrzymywania porz膮dku w Gmailu, z kt贸rych (jako aspiruj膮cy power user) wyros艂e艣. Pod ko艂em z臋batym w prawym g贸rnym rogu znajdziesz list臋 odno艣nik贸w do wszystkich niezb臋dnych ustawie艅 swojej poczty. Wybierz pozycj臋 Skonfiguruj skrzynk臋 odbiorcz膮 i w okienku, kt贸re si臋 pojawi odznacz wszystkie kategorie poza 鈥済艂贸wn膮鈥.

konfiguracja skrzynki odbiorczej gmail inbox zero

2. Zaufaj gwiazdom

Gwiazdki w Gmailu to naj艂atwiejszy do zastosowania i najlepiej widoczny znacznik wiadomo艣ci. Cho膰 wiele os贸b porz膮dkuje swoje priorytety przy pomocy etykiet, to my proponujemy Ci przetestowa膰 jeszcze szybszy spos贸b segregacji.聽

Jedna gwiazdka to za ma艂o do utrzymania porz膮dku, wi臋c najpierw przejd藕 do Ustawie艅, aby troch臋 urozmaici膰 oznaczenia. W zak艂adce Og贸lne znajdziesz a偶 dwana艣cie symboli, kt贸re pomog膮 rozr贸偶ni膰 priorytetowe wiadomo艣ci. Na pocz膮tek wystarcz膮 Ci cztery: yellow-star, green-check, red-bang oraz blue-info.聽

oznacz gwiazdk膮 gmail inbox zero

Oznaczanie maila wybranym symbolem jest proste: kliknij gwiazdk臋 na li艣cie wiadomo艣ci 鈥 2 klikni臋cia zamieni膮 j膮 w znak wyboru (鉁旓笍), 3 w wykrzyknik (鉂), a 4 w literk臋 „i” na niebieskim tle (鈩癸笍).

3. Jeszcze wi臋cej skrzynek

W kolejnej zak艂adce ustawie艅 鈥 Odebrane*聽鈥 uruchomisz dodatkowe skrzynki i widok, kt贸ry pozwoli Ci mie膰 najwa偶niejsze maile zawsze w zasi臋gu wzroku. Zmie艅 typ skrzynki z domy艣lnego na wiele skrzynek odbiorczych. Pojawi si臋 pi臋膰 wierszy, w kt贸rych mo偶esz ustawi膰 warunki wy艣wietlania wiadomo艣ci w danej skrzynce.聽

Pora wykorzysta膰 gwiazdki, kt贸re dodali艣my przed chwil膮. Mo偶emy podzieli膰 skrzynk臋 na trzy cz臋艣ci:

鉂椔To do 鈥 maile, kt贸re wymagaj膮 podj臋cia akcji (warunki is:starred has:red-bang sprawi膮, 偶e trafi膮 do tej skrzynki tylko wiadomo艣ci oznaczone wykrzyknikiem )

鉁旓笍聽Waiting 鈥 w膮tki, na kt贸rymi ju偶 si臋 zaj臋li艣my i oczekujemy odpowiedzi ( is:starred has:green-check)聽

[鈩癸笍]聽Current 鈥 w膮tki kt贸re zawieraj膮 ciekawe informacje lub pliki, na kt贸rych b臋dziemy pracowa膰 w najbli偶szym czasie (is:starred has:blue-info)

multiple inboxes gmail, wiele skrzynek odbiorczych w gmailu inbox zero

Te skrzynki mo偶esz dostosowa膰 do swoich potrzeb, albo doda膰 ich jeszcze wi臋cej. Mo偶na utworzy膰 skrzynk臋 na maile z dan膮 etykiet膮 (label:nazwa-etykiety) lub na wiadomo艣ci od konkretnej osoby (from:adres@nadawcy.pl).

Nast臋pna pozycja na li艣cie ustawie艅 daje mo偶liwo艣膰 zmiany po艂o偶enia dodatkowych skrzynek.聽

*Uwaga – je艣li nie mo偶esz znale藕膰 powy偶szych opcji w Odebranych to poszukaj w Zaawansowanych. Gmail jest w trakcie procesu od艣wie偶ania interfejsu, wi臋c na niekt贸rych kontach kolejno艣膰 ustawie艅 wygl膮da inaczej.聽

Porz膮dki w skrzynce odbiorczej

Nadesz艂a pora, aby przekopa膰 si臋 przez stos wiadomo艣ci, kt贸re nazbiera艂y si臋 w skrzynce odbiorczej. Spokojnie, nie musisz przenosi膰 ka偶dego maila z osobna. Pierwsza segregacja, kt贸ra wyznaczy ca艂y rytm Twojej przysz艂ej pracy z Gmailem nie zajmie wi臋cej ni偶 p贸艂 godziny.聽

Archiwizacja, ignorowanie a usuwanie wiadomo艣ci

Ignorowanie, archiwizowanie i przenoszenie maili do kosza to czynno艣ci, kt贸re pozwol膮 Ci pozby膰 si臋 wszystkich wiadomo艣ci ze skrzynki odbiorczej.

Archiwizacja brzmi gro藕nie, ale powinna by膰 najcz臋艣ciej stosowanym przyciskiem w Gmailu. Zarchiwizowane wiadomo艣ci przestaj膮 by膰 widoczne w skrzynce, ale nie znikaj膮. Nadal mo偶emy je znale藕膰 pod przyporz膮dkowan膮 etykiet膮 lub poprzez wyszukiwanie na pasku u g贸ry okna. Je艣li nie maj膮 etykiety, to l膮duj膮 w sk艂adowisku nieoznaczonych wiadomo艣ci 鈥 w folderze Wszystkie. Je艣li uczestnik konwersacji po czasie odpowie na zarchiwizowany mail, to ca艂y w膮tek wr贸ci do skrzynki odbiorczej.聽

Ignorowanie pozwala pozby膰 si臋 natarczywych wiadomo艣ci bez usuwania. Dzia艂a podobnie do archiwizowania, ale r贸偶nica polega na tym, 偶e nowe wiadomo艣ci w w膮tkach nie pojawi膮 si臋 ponownie w skrzynce odbiorczej. Ta opcja jest przydatna, gdy w w膮tku toczy si臋 dyskusja, kt贸ra nas rozprasza, albo gdy dostajemy od kogo艣 wiadomo艣ci zbyt cz臋sto. Wi臋cej ich nie zobaczymy, chyba 偶e celowo je wyszukamy.聽

Usuwanie przenosi maile do kosza. Nie jest to nieodwracalne, bo wiadomo艣ci w koszu s膮 przechowywane jeszcze przez 30 dni zanim permanentnie znikn膮 z dysku.聽

Etykiety i filtrowanie w Gmailu

Etykiety i filtry to funkcje specyficzne dla Gmaila, kt贸re pozostaj膮 niedoceniane przez przeci臋tnych u偶ytkownik贸w. Pozwalaj膮 nam uporz膮dkowa膰 wszystkie wiadomo艣ci wed艂ug dowolnych, spersonalizowanych kryteri贸w.

Mo偶esz stworzy膰 etykiet臋 na wiele sposob贸w: w ustawieniach, w widoku wiadomo艣ci, w panelu bocznym lub podczas tworzenia filtr贸w.聽

etykiety w gmailu inbox zero

Foldery z etykietami znajdziesz w panelu bocznym po lewej stronie przegl膮darki. Stw贸rz ich tak wiele, jak potrzebujesz i przyporz膮dkuj im kolory, kt贸re poprawi膮 przejrzysto艣膰 w skrzynkach.聽

etykiety w gmailu inbox zero edycja etykiety usuwanie

Etykiety w po艂膮czeniu z filtrowaniem w Gmailu pozwalaj膮 na precyzyjne dostosowanie automatyzacji segregowania 90% wiadomo艣ci z naszej skrzynki. Istnieje mn贸stwo mo偶liwo艣ci konfiguracji filtr贸w 鈥 ale jest to tak proste, 偶e ju偶 za drugim podej艣ciem mo偶esz improwizowa膰 i eksperymentowa膰. Filtry ustawiamy zaznaczaj膮c jeden lub kilka maili i klikaj膮c Filtruj wiadomo艣ci tego typu na li艣cie rozwijanej symbolem trzech kropek. Cho膰 filtry nie s膮 widoczne w skrzynce na co dzie艅, to mo偶emy wprowadza膰 w nich dowolne zmiany, odnajduj膮c opcje filtrowania w Ustawieniach.

Newslettery poza skrzynk膮 odbiorcz膮

Jak ka偶dy u偶ytkownik internetu mia艂e艣 okazj臋 zostawi膰 sw贸j adres email w kilku bazach danych marketingowych. Pewnie nawet w kilkuset. Dzi臋ki RODO ka偶dy promocyjny mail zawiera teraz link do wypisania si臋 z subskrypcji 鈥 i to jest naj艂atwiejszy spos贸b, by pozby膰 si臋 niechcianych wiadomo艣ci od jakiej艣 firmy. Jednak nie wszystkie chcemy usuwa膰, niekt贸re masowo rozsy艂ane maile zawieraj膮 jak膮艣 warto艣膰 dla odbiorcy, na przyk艂ad ciekawe newsy czy rabaty. Aby unikn膮膰 sortowania ka偶dego mailingu, newslettera i oferty z osobna, warto ten proces zautomatyzowa膰.聽

filtrowanie wiadomo艣ci w gmailu inbox zero

Mo偶esz stworzy膰 kilka etykiet dla r贸偶nych kategorii lub nadawc贸w masowych maili albo wybra膰 radykalne podej艣cie i wrzuci膰 je wszystkie do folderu z etykiet膮 Mailing. Niezale偶nie od tego, co wybierzesz, procedura wygl膮da tak samo:聽

  • Zaznacz wiadomo艣膰 i kliknij Filtruj wiadomo艣ci tego typu.
  • Przy pasku wyszukiwania pojawi si臋 lista kryteri贸w, kt贸re mo偶esz ustawi膰. Zazwyczaj wystarczy tylko adres nadawcy, lub kilku nadawc贸w.聽
  • Po wyznaczeniu kryteri贸w zamiast przycisku szukaj na dole okienka, wci艣nij Utw贸rz filtr.
  • Teraz mo偶esz wybra膰 co si臋 stanie z wiadomo艣ciami, kt贸re spe艂niaj膮 kryteria. Aby zminimalizowa膰 rozproszenia przy codziennym przegl膮dzie poczty wybierz z listy 3 akcje: Pomi艅 folder odebrane, Zastosuj etykiet臋 (w tym przypadku: Mailing) oraz Zastosuj filtr tak偶e do pasuj膮cych w膮tk贸w.聽

filtrowanie w gmailu inbox zero

Tak przefiltrowane wiadomo艣ci b臋d膮 automatycznie archiwizowane, ale mo偶liwe do odnalezienia po klikni臋ciu w etykiet臋. Je艣li nie masz odpowiedniej etykiety, to mo偶esz j膮 utworzy膰 podczas ustawiania filtra.聽

Po skonfigurowaniu ustawie艅, ustaleniu priorytet贸w, wprowadzeniu etykiet i na艂o偶eniu filtr贸w na wiadomo艣ci przychodz膮ce, Twoja skrzynka powinna wygl膮da膰 tak:

inbox zero w gmailu

Sekwencja codziennych czynno艣ci, kt贸re pozwol膮 utrzyma膰 Inbox Zero na zawsze

Porz膮dki to nie wszystko. Teraz trzeba zadba膰 o utrzymywanie czysto艣ci na co dzie艅. Aby cieszy膰 si臋 pust膮 skrzynk膮 jak najcz臋艣ciej, wprowad藕 do swojego planu dnia nast臋puj膮cy zestaw rutynowych czynno艣ci:

  • W pierwszej kolejno艣ci odczytaj najwa偶niejsze maile. Je艣li odpowied藕 zajmie nie wi臋cej ni偶 kilka minut, to zajmij si臋 tym od razu. W przeciwnym wypadku oznacz wiadomo艣膰 wykrzyknikiem聽(鉂) i zarchiwizuj 鈥 po chwili pojawi si臋 w skrzynce To do.聽
  • Je艣li odpowiesz na wiadomo艣膰 i czekasz na reakcj臋 odbiorcy, to oznacz go znakiem wyboru (鉁旓笍) i zarchiwizuj 鈥 pojawi si臋 w skrzynce Waiting.聽
  • Je艣li w膮tek jest ciekawy lub potrzebny, ale dyskusja w nim jest zako艅czona, to oznacz go niebieskim symbolem 鈥渋鈥 [鈩癸笍].聽
  • Wszystkie inne maile niewymagaj膮ce 偶adnych dzia艂a艅 oznacz odpowiedni膮 etykiet膮, a nast臋pnie zarchiwizuj je lub usu艅.聽

I tyle 鈥 par臋 minut klikania i Twoja skrzynka znowu jest pusta. Mo偶esz si臋 teraz cieszy膰 produktywnym dniem pracy, a zb臋dne wiadomo艣ci nie b臋d膮 odci膮ga膰 Ci臋 od priorytet贸w. Pami臋taj, aby w przerwie na kaw臋 zajrze膰 do folderu z newsletterami i przejrze膰 nowo艣ci ze swoich ulubionych portali.聽

To tylko jeden z wielu mo偶liwych wariant贸w konfiguracji Gmaila, kt贸re sprzyjaj膮 utrzymywaniu Inbox Zero. Je艣li w drodze eksperyment贸w odkryjesz inne ciekawe rozwi膮zania, to podziel si臋 nimi w komentarzu lub w grupie G Suite Polska na Facebooku!

Zostaw komentarz

OK
Polityka Prywatno艣ci

Strona wykorzystuje ciasteczka w celu doskonalenia naszego serwisu.
Warunki przechowywania i dost臋pu do ciasteczek mo偶esz w ka偶dej chwili zmieni膰 w ustawieniach przegl膮darki.