Odejście pracownika – jak Google Vault chroni firmę przed utratą danych

11/09/2018

odejście pracownika jak chronić przed utratą danych

Rynek pracy w Polsce cechuje wysoka dynamika i częste rotacje pracowników. Popyt na pracowników jest wyższy od podaży, a czas pracy w jednej firmie jest coraz krótszy. Eksperci przewidują że trend ten będzie się pogłębiał. Oznacza to, że pracodawcy muszą podejmować szereg kroków zabezpieczających ciągłość działania firmy w przypadku zarówno oczekiwanych jak i niespodziewanych odejść pracowników. Brak przygotowania może bowiem spowodować poważne kłopoty.

Jednym z najlepszych rozwiązań pozwalających na zapewnienie sprawnego funkcjonowania organizacji jest zastosowanie Google Vault pozwalającego na automatyczną archiwizację plików i wiadomości e-mail pracowników, a także na ich szybkie przeszukiwanie i udostępnianie.

Google Vault  znacząco wspiera pracę Administratorów Bezpieczeństwa Informacji, których zadaniem jest ochrona danych firmowych. W przypadkach odejść pracowników, dostęp do zarchiwizowanej korespondencji i plików daje możliwość wyszukania konkretnych informacji i ewentualnego przekazania ich następcom. Takie działanie pozwala na sprawne kontynuowanie pracy nad bieżącymi  zadaniami lub projektami oraz przeciwdziałanie utracie ważnych danych. Dodatkowo bardzo często prezesi wykorzystują Google Vault w celu zabezpieczenia danych na potrzeby postępowania sądowego.

Przekazanie zadań następcom

Odejście pracownika oznacza konieczność przekazania obowiązków jego następcy. Bywa to trudne, szczególnie w przypadku odejść nagłych i nieoczekiwanych. Nieprzekazanie informacji dotyczących codziennych zadań, prowadzonej korespondencji z klientami wewnętrznymi i zewnętrznymi oraz dokumentów związanych z trwającymi projektami to dla przejmującego obowiązki duży problem. Natomiast dla firmy jest to źródło potencjalnych strat. Nie zawsze w firmach zachowana jest regularność zabezpieczania plików z dysku lub zapisywania prowadzonej korespondencji służbowej. Choć Google Vault nie jest narzędziem migracyjnym i za jego pomocą nie przeniesiemy zawartości poczty czy dysku na konto innego użytkownika, to w razie zaistnienia takiej potrzeby możemy zarchiwizowane informacje odszukać i przekazać dalej.

Warto również podkreślić fakt, że dostępny w pakiecie Google Workspace Business Plus oraz Enterprise Google Vault umożliwia automatyczne włączenie funkcjonalności przechowywania dokumentów i e-maili nowego pracownika. Wszystkie pliki i wiadomości są przechowywane w chmurze, nawet gdy zostały wcześniej usunięte. W przypadku konieczności ręcznego uruchamiania archiwizacji ryzyko to jest znacznie wyższe – czego najlepszym dowodem są częste problemy wielu firm.

Przeciwdziałanie złośliwym działaniom odchodzącego pracownika

Niestety niezwykle często odchodzący pracownicy popadają w konflikty z dotychczasowymi pracodawcami. Równie często jest to powód niepożądanych przez firmy zachowań pracowników polegających na przykład na kasowaniu ważnej korespondencji lub dokumentów.

Google Vault zapewnia możliwość archiwizowania wszystkich danych i definiowania reguł określających okres ich przechowywania. Funkcjonalności te zapewniają firmom pełne zabezpieczenie przed złośliwymi i niebezpiecznymi działaniami odchodzących pracowników. W przypadku danych szczególnie istotnych – np. dotyczących kluczowych kontraktów lub wymaganych w postępowaniach sądowych – możliwa jest także archiwizacja plików na czas nieokreślony. Dodatkowo Administratorzy mogą zablokować konto w ten sposób, że niemożliwym będzie usunięcie jakichkolwiek danych z konta.

Nie tylko prewencyjnie – czyli Google Vault w rozprawach sądowych

Temat bezterminowego przechowywania danych jest na tyle ważny, że warto poświęcić mu nieco więcej uwagi. Zdarzają się bowiem sytuacje, gdy spór pomiędzy pracodawcą i odchodzących pracownikiem jest wyjątkowo zaogniony, a jego rozstrzygnięcie możliwe jest dopiero na łamach sądu. Nie zawsze jednak sprawa jest całkowicie jednoznaczna, a dowody oczywiste. Bywa, że mamy do czynienia ze sporem na zasadzie „słowo przeciw słowu”. Dzięki pełnej archiwizacji zarówno korespondencji, jak i wszystkich przetwarzanych danych przez dotychczasowego pracownika, znacznie łatwiej jest dotrzeć do faktów i umożliwić sądowi podjęcie obiektywnej decyzji w oparciu o dowody.

Pliki i wiadomości archiwizowane w Google Vault mogą być także wykorzystywane w przypadku innych postępowań sądowych, np. tych dotyczących przestępstw gospodarczych lub czynów nieuczciwej konkurencji. Szczególnie przydatne są w pierwszej części postępowania polegającej na ujawnieniu wszystkich danych przechowywanych w formie elektronicznej (eDiscovery). Przechowywane dane można także wykorzystywać do prowadzenia audytów wewnętrznych.

Jak widać, usługa Google Vault może okazać się nieoceniona w naszej firmie, dlatego już teraz warto rozważyć jej wdrożenie, pozwalające na spokojne prowadzenie biznesu.