Elektroniczny obieg dokumentów w firmie

19/10/2020

elektroniczny obieg dokumentów

Elektroniczny obieg dokumentów (ang. document automation) to proces, który występuje w każdym przedsiębiorstwie, ale nie wszędzie jest dobrze zoptymalizowany. Wraz ze wzrostem firmy, zatrudnianiem nowych pracowników i obsługą coraz większej liczby klientów rośnie też objętość służbowej dokumentacji. 

Zaniedbanie procedur usprawniających przepływ plików w startupie to ryzykowne posunięcie. Może doprowadzić do tego, że korporacja, którą ten startup stanie się kilka lat później, będzie zmagać się z wewnętrznymi przeszkodami podczas każdego nowego przedsięwzięcia.

Elektroniczny obieg dokumentów – na czym polega?

Na rynku nie brakuje firm oferujących programy i usługi uporządkowania dokumentacji w przedsiębiorstwach, którym ten proces wymknął się spod kontroli. Jeśli dynamicznie rozwijająca się organizacja nie nadąża za olbrzymią liczbą formularzy, faktur, poczty tradycyjnej, maili, prezentacji czy umów, to skorzystanie z pomocy zewnętrznej firmy okazuje się niezbędne. Jednak można zadbać o to samodzielnie. Co należy wziąć pod uwagę? 

Digitalizacja

Pierwszym i najważniejszym i najważniejszym zadaniem jest wdrożenie w s z y s t k i c h papierowych dokumentów do obiegu cyfrowego. Bez wyjątku. Nawet jeśli nadal wiele spraw w firmie wymaga wykorzystania tradycyjnej poczty i archiwów wypełnionych po sufit segregatorami, to warto wykształcić w pracownikach nawyk skanowania i digitalizowania każdego nowego dokumentu. 

Przechowywanie i bezpieczeństwo

Jeśli już gromadzisz wszystkie dokumenty w formacie cyfrowym, to pora znaleźć bezpieczne i wygodne miejsce na przechowywanie plików. Pracownicy mogliby trzymać swoje pliki na dyskach twardych służbowych urządzeń. Jednak to rozwiązanie utrudni osobom decyzyjnym w firmie zachowanie kontroli nad dokumentacją oraz będzie przeszkodą w dzieleniu się zasobami z zespołem. Najlepszym magazynem na cyfrowe dane jest chmura. Dlaczego? Firmy, które przechowują dane w swojej chmurze, mogą:

  • Zapewnić pracownikom dostęp do plików niezbędnych podczas wykonywania służbowych obowiązków z dowolnego miejsca na świecie za pośrednictwem internetu. Ta cecha chmury publicznej jest doceniana szczególnie przez osoby pracujące w trybie zdalnym i hybrydowym. 
  • Nadzorować liczebność generowanych dokumentów i ich przepływ wewnątrz organizacji i poza nią.
  • Ustawić zasady udostępniania plików, aby uniknąć ryzyka wycieku danych.
  • Wprowadzić szablony umów, faktur, prezentacji i formularzy, które przyspieszą pracę i utrwalą świadomość identyfikacji wizualnej marki. 
  • Korzystać z edytorów plików w aplikacjach mobilnych na smartfony.

Skalowalność

Szuflady i dyski twarde służbowych komputerów pracowników mają ograniczoną pojemność. Za każdym razem, gdy wolna przestrzeń zaczyna się kończyć, przedsiębiorcy stają w obliczu kosztownych decyzji. W grę wchodzi wymiana floty urządzeń, wynajem pomieszczenia na archiwum i dodatkowe problemy związane z transferem plików oraz transportem dokumentów. Tych zbędnych inwestycji można bardzo łatwo uniknąć, wybierając chmurę publiczną, która rośnie razem z potrzebami firmy

Chmura to skalowalny outsourcing przestrzeni i mocy obliczeniowej. Dzięki niej możesz wykorzystać potencjał olbrzymich serwerowni, które są obsługiwane przez międzynarodowych gigantów technologicznych. Początkująca firma może wybrać dopasowany pakiet usług i opłacać go w formie miesięcznej subskrypcji bez żadnych wstępnych inwestycji, które mogłyby nadwyrężyć budżet. Gdy zyski i potrzeby rosną, to przedsiębiorcy decydują się na upgrade usługi, by mieć jeszcze więcej przestrzeni oraz kontroli. 

Koszty i wpływ na środowisko

Na koszt obsługi biura, które wykorzystuje głównie papierową dokumentację składa się nie tylko cena drukarek, tuszu, niszczarek, szafek, ryz papieru, akcesoriów i opłat pocztowych. Jest też mnóstwo ukrytych kosztów, takich jak: 

  • Zmarnowany czas pracowników, którzy muszą drukować, katalogować i przeszukiwać dokumentację manualnie;
  • Utrudnienia w organizacji pracy zdalnej;
  • Mniejsza dynamika procesów sprzedażowych przez korespondencyjny kontakt z klientami.
  • Niszczenie nieaktualnych dokumentów i utylizacja odpadów.

Elektroniczny obieg dokumentów w chmurze rozwiązuje wszystkie powyższe problemy, a także znacznie redukuje negatywny wpływ operacji firmy na środowisko. Google Cloud to producent chmury publicznej dla biznesu, który systematycznie inwestuje w odnawialne źródła energii. Dzięki temu Google ograniczyło generowanie odpadów o 92% i zmniejszyło swoje wydatki energetyczne o połowę. 

Google Cloud odnawialne źródła energii

Narzędzia organizacji elektronicznego obiegu dokumentów

Jeśli digitalizacja w Twojej firmie jest już na wysokim poziomie, to jedyne czego potrzebujesz, to zestaw narzędzi, które pozwolą wygodnie tworzyć i przechowywać dokumenty w chmurze.

Google Cloud nie tylko jest dostawcą taniej i ekologicznej chmury, ale też ma jedną z najbardziej rozbudowanych ofert pakietu programów biurowych, z których korzystają tysiące polskich przedsiębiorców. W skład każdego wariantu usługi Google Workspace (znanej wcześniej jako G Suite) wchodzą aplikacje, takie jak:

  • Zintegrowany Gmail – każdy pracownik może korzystać z własnego konta Gmail w domenie firmy. Niedawna transformacja biznesowego Gmaila sprawiła, że w jednym oknie przeglądarki można obsługiwać korespondencję, czat, listy zadań oraz wideokonferencje, a nawet otwierać i edytować pliki z aplikacji Google.
  • Dokumenty Google – edytor tekstu, który minimalizuje rozproszenia, napędza produktywność, a do tego ma wiele zaawansowanych funkcji, o których więcej przeczytasz w artykule Google Docs dla Power Userów.
  • Arkusze Google – potężna webowa aplikacja do przeprowadzania skomplikowanych obliczeń na bazach danych, przeprowadzania analiz oraz generowania raportów i wykresów. Aby poznać wszystkie najważniejsze funkcje arkuszy kalkulacyjnych, pobierz nasz bezpłatny ebook 101 tricków w Google Sheets.
  • Prezentacje Google – pozwala zespołowo tworzyć materiały sprzedażowe i szkoleniowe w formie pokazu slajdów.
  • Formularze Google – najczęściej wykorzystywana aplikacja do przeprowadzania badań satysfakcji, ankiet i zbierania opinii online.
  • Witryny Google – prosty i intuicyjny kreator stron internetowych i landingów do kampanii marketingowych.
  • Dysk Google – pliki ze wszystkich aplikacji wymienionych powyżej są zapisywane na chmurowym dysku. Łatwo je uporządkować dzięki strukturze katalogów, które można wygodnie przeszukiwać. Dysk Google obsługuje ponad 100 różnych formatów plików. 
  • Google Meet – niezawodne narzędzie do wideokonferencji, które usprawnia komunikację wewnętrzną w zespołach w czasie pracy zdalnej. 
  • Google Chat – wewnętrzny komunikator dla firm, który działa bezpośrednio w Gmailu. Pozwala tworzyć konwersacje prywatne i pokoje czatu z listami zadań i repozytoriami plików. 
  • Google Currents – platforma społecznościowa do użytku wewnętrznego dla firma, które chcą usprawnić komunikację wertykalną.
  • Konsola administracyjna – to miejsce, w którym administratorzy systemu mogą monitorować wykorzystanie wszystkich powyższych aplikacji oraz ustawiać zaawansowane reguły bezpieczeństwa. 

google workspace

Wdrożeniami Google Workspace w Polsce zajmuje się oficjalny partner Google Cloud – Fly On The Cloud. Skontaktuj się z nami, aby dowiedzieć się więcej o aplikacjach, przebiegu wdrożenia, szkoleniach i ofercie polskojęzycznego wsparcia technicznego. 

Zobacz też: 

Wskazówki, które usprawnią elektroniczny obieg dokumentów z Google Workspace

Na koniec przedstawiamy funkcjonalności narzędzi Google Workspace i G Suite, które sprawią, że wdrożenie elektronicznego obiegiu dokumentów w firmie będzie jeszcze prostsze. 

Skanowanie dokumentów na Dysk Google

W warunkach pracy zdalnej skaner nie zawsze jest pod ręką, ale to nie oznacza, że nie możemy dzielić się fizycznymi dokumentami z klientami i współpracownikami. Aplikacja mobilna Dysku Google na Android i iOS ma wbudowany skaner, który uruchomisz wybierając [+] > Scan.

skanowanie pdf dysk google

Parametry aparatów fotograficznych we współczesnych smartfonach pozwalają na zrobienie zdjęcia wysokiej jakości – wystarczy, że znajdziesz dobrze oświetlone miejsce. Jeśli jednak dokument zawiera pismo odręczne i chcesz poprawić jakość skanu, aby był wyraźniejszy, to zrobisz to bezpośrednio po wykonaniu zdjęcia. Dysk Google pomoże Ci przyciąć zdjęcie, obrócić, poprawić kontrast czy zmienić schemat kolorów na czarno-białe. Gdy jesteś już zadowolony z efektu, to kliknij Save i nazwij nowy dokument – skan w formacie PDF pojawi się w wybranej lokalizacji na Twoim Dysku Google. 

skanowanie dokumentów dysk google

OCR na Dysku Google

W parze z funkcją mobilnego skanowania dokumentów warto wykorzystywać jeszcze jedną, mało znaną możliwość Dysku Google – OCR (ang. optical character recognition), czyli narzędzie to sczytywania tekstu z obrazów i PDF-ów. Działanie tej funkcji tłumaczy Kacper na kanale YouTube Fly On The Cloud:

 

Dyski współdzielone

Przechowywanie plików na swoim indywidualnym Dysku Google zapewnia, że ma do nich dostęp tylko właściciel. Może zdecydować, komu je udostępni i na jakich warunkach, jednak oryginalny plik zawsze jest powiązany z jednym kontem. Jeśli jednak chcesz zbudować bazę plików dla swojego zespołu, to lepiej sprawdzi się Dysk Współdzielony. Czym różni się od zwykłego? 

  • Pliki na Dysku Współdzielonym nie mają jednego właściciela – dzięki temu usunięcie użytkownika nie usuwa dokumentów, które tam zapisał. 
  • Dyski Współdzielone w G Suite mają nieograniczoną pojemność. 
  • Nie trzeba udostępniać plików innym członkom zespołu, bo mają do nich wgląd od momentu, gdy dokument pojawi się na wspólnym dysku. Można jednak udostępniać pojedyncze pliki osobom spoza zespołu projektowego i firmy. 

Dyski współdzielone i indywidualne porównanie tabela

Szablony dokumentów

Tworzenie dokumentów staje się znacznie prostsze, gdy mamy do dyspozycji gotowy szablon do wypełnienia. Administrator i użytkownicy Google Docs, Sheets, Slides i Forms mogą ustawiać wzory szablonów, z których będą mogły korzystać inne osoby w domenie. 

Cloud Search

Dysk Google i Dyski współdzielone można z łatwością przeszukać przy użyciu paska wyszukiwania u góry okna przeglądarki. A co jeśli nie pamiętasz lokalizacji pliku, który chcesz odnaleźć? Z pomocą przychodzi Cloud Search, czyli zaawansowana wyszukiwarka danych w całej domenie. Dzięki niej przeszukasz wszystkie pliki, kontakty, załączniki i rozmowy na czacie, by szybko znaleźć dokładnie to, czego potrzebujesz. 

google sloud search icon

Archiwizacja z Google Vault

W wielu firmach istnieje potrzeba długoterminowego przechowywania dokumentów – Google wychodzi im naprzeciw dzięki usłudze Google Vault. Ta aplikacja pozwala zatrzymać dokumenty, historię czatu i korespondencję ze służbowych kont, nawet jeśli użytkownik przypadkowo coś skasuje. 

Google Vault - zmiana okresu przechowywania

Zobacz artykuł G Suite – bezpieczeństwo i zgodność z prawem, aby poznać wszystkie możliwości konsoli administracyjnej pakietów Google Workspace i G Suite.

Flyonthecloud Blog Banner