5 zasad dbania o bezpieczeństwo danych w firmie

28/10/2019

bezpieczeństwo danych w firmie

Małe i średnie firmy są głównym celem przestępstw internetowych i ofiarami wycieku danych.  Na przedsiębiorcach spoczywa odpowiedzialność nie tylko za informacje kluczowe dla funkcjonowania firmy, ale także za dane osobowe wszystkich klientów, partnerów biznesowych i pracowników. Dowiedz się jakie są największe zagrożenia dla informacji w Twojej firmie i jak skutecznie im przeciwdziałać. 

1. Lepiej zapobiegać niż leczyć 

Aby ochrona danych stała się drużynowym wysiłkiem, wszyscy muszą poznać zasady gry. Wypracuj standardy i dołóż starań, by ich przestrzeganie weszło ludziom w krew. Podstawą bezpieczeństwa informacji są działania prewencyjne stosowane przez wszystkie osoby w firmie. Polityka ochrony danych nie powinna być niezrozumiałym prawniczym dokumentem, którego nawet autor nigdy nie przeczytał w całości. 

Zadbaj o szkolenia 

Przedstawienie podstawowych informacji o bezpieczeństwie powinno być jednym z pierwszych kroków w onboardingu nowych osób. Nie ograniczaj się do podesłania im w mailu linku do listy dokumentów. Obrzucanie ludzi dużą porcją informacji na raz rzadko odnosi zamierzony skutek. Zadbaj o dwa elementy kluczowe dla procesu zapamiętywania:

  • Przystępna forma materiałów – wiedza w postaci prezentacji, konkursów, infografik i filmów zawsze jest lepiej przyswajana niż ściany tekstu.
  • Repetycje – aby wskazówki bezpieczeństwa zostały zapamiętane na dobre, trzeba je często powtarzać. Dobrą praktyką jest wprowadzenie cyklicznych konkursów z wiedzy o ochronie danych, albo rozwieszenie przypomnień w widocznych miejscach – np. nad lustrami, w stołówce, czy na wewnętrznej stronie drzwi kabin toaletowych. 

2. Zarządzaj urządzeniami

Słabym punktem firm zazwyczaj nie okazuje się oprogramowanie (jeśli jest legalne, aktualne i pochodzi od zaufanych dostawców), tylko hardware, którego pracownicy używają na co dzień. 

Strzeż się BYOD

W niektórych przedsiębiorstwach popularne jest umożliwianie pracownikom korzystania z własnego sprzętu w zamian za ekwiwalent otrzymywany razem z wypłatą. System BYOD (ang. bring your own device) jest korzystny dla początkujących start-upów i małych firm, bo przenosi odpowiedzialność za wybór, serwisowanie, konserwowanie i przechowywanie sprzętu na pracowników. Niestety, równocześnie niesie za sobą szereg poważnych luk dla bezpieczeństwa danych. Przede wszystkim dlatego, że administrator nie ma żadnej kontroli nad zainstalowanym oprogramowaniem i siłą zabezpieczeń. Pirackie programy, słabe hasła i darmowe antywirusy na urządzeniu, którego lokalizacji nie jesteśmy w stanie określić, to nie jest bezpieczne miejsce dla danych firmy. Urządzenia pracowników mogą być używane przez niepowołane osoby, zagubione, bądź odsprzedane, a przedsiębiorca nic nie może na to poradzić. 

Aby uniknąć ryzyka związanego z BYOD możesz wyposażyć swój zespół w urządzenia, które zostały stworzone specjalnie z myślą o pracy biurowej, wyposażone we wszystkie niezbędne aplikacje i idealnie zintegrowane z instancją G Suite firmy, czyli Chromebooki. Dowiedz się więcej o tym czym są Chromebooki i dlaczego warto zbudować flotę firmy z urządzeń tego typu. 

chromebook bezpieczeństwo danych

Czyszczenie starych urządzeń 

Jeśli wymieniasz flotę laptopów, lub pozbywasz się innych nośników informacji, pamiętaj o dokładnym wyczyszczeniu i nadpisaniu zawartości dysków. 

Opcje administracyjne

Najlepiej wprowadzić do firmy spójny, wewnętrzny system, który pozwoli zaufanym administratorom na kontrolowanie i zarządzanie wszystkimi urządzeniami, na których znajdują się dane firmy. Jednym z najlepszych systemów do kontroli urządzeń zapewnia konsola administracyjna G Suite. Możesz w niej sprawdzić m.in. jakie urządzenia mają dostęp do firmowej korespondencji i zawartości Dysków Google czy jak silne są hasła. Z poziomu konsoli masz możliwość wyczyszczenia firmowych urządzeń, zresetowania hasła, bądź wymuszenia weryfikacji dwuetapowej. 

3. Przygotuj plan awaryjny

Kopie zapasowe i odzyskiwanie danych

Niektóre przypadki utraty danych nie stanowią dla nikogo poważnego zagrożenia, tylko utrudniają bądź uniemożliwiają efektywną pracę Twojej organizacji. Dzieje się tak na przykład w sytuacji przypadkowego usunięcia istotnych danych czy awarii sprzętu. Aby zabezpieczyć się przed skutkami takich nieprzewidzianych zdarzeń wystarczy zadbać o regularne tworzenie kopii zapasowych i przechowywanie ich w bezpiecznym miejscu. 

Jednym ze sposobów na zapobieganie losowej utracie danych, jest korzystanie z chmury zamiast (lub obok) tradycyjnych, hardware’owych rozwiązań.

Chmurowe usługi od Google zapewnią bezpieczną i nielimitowaną przestrzeń do przechowywania plików, wiadomości i archiwów. Jako administrator G Suite możesz przywrócić dane trwale usunięte w ciągu ostatnich 25 dni z Dysku Google konkretnego użytkownika, z dysku współdzielonego, czy ze skrzynki pocztowej Gmail (przy użyciu Google Vault). 

Jakie kroki podjąć w przypadku wycieku danych? 

Nie każda firma zatrudnia osobę, która jest bezpośrednio odpowiedzialna za bezpieczeństwo danych. Jeśli stanowisko Inspektora Ochrony Danych w Twojej firmie nie istnieje, to warto samodzielnie przygotować protokół postępowania w przypadku zagrożenia wyciekiem. Oto punkty, których nie powinno w nim zabraknąć:

  • Pierwsze 24 godziny od incydentu są kluczowe dla ustalenia tego, co się wydarzyło. Należy stwierdzić, czy dane wyciekły w wyniku błędu, ataku hakera, wewnętrznego sabotażu, czy może przypadkowego zaginięcia sprzętu.
  • Analiza informacji. Potrzebna jest pełna motywacja działu prawnego, IT i osób odpowiedzialnych za PR firmy. Powinni wspólnie zebrać i zabezpieczyć dowody, ocenić ryzyko oraz wypracować strategię dalszego postępowania. 
  • Jeśli wyciekły dane osobowe, trzeba zdecydować, czy konieczne jest zawiadomienie Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Nie zawsze jest to wymagane, ale jeśli incydent jest poważny i zagraża bezpieczeństwu właścicieli danych, to zaniechanie tego kroku pociągnie za sobą poważne finansowe konsekwencje. 
  • Ewaluacja i dokumentacja. Konieczne jest sprawdzenie, czy w wewnętrznym postępowaniu nie wystąpiły jakieś luki i sporządzić raporty, które ułatwią przedstawicielom Urzędu Ochrony Danych Osobowych przeprowadzenie audytu. 

4. Hasło nie wystarczy

Wydaje nam się, że nasze hasło zapewnia nam bezpieczeństwo danych, bo nikt nie zna nas na tyle dobrze, żeby przewidzieć nasz sposób myślenia podczas zakładania konta. Równocześnie zawsze staramy się jako hasła używać ciągu znaków, który będzie łatwy do zapamiętania i możliwy do wpisania w parę sekund, bez zastanowienia. 

Popularne hasła

Wycieki danych logowania do kont użytkowników różnych serwisów zdarzają się na okrągło. Wykradzione informacje są kompilowane w potężne bazy danych, które można łatwo przeanalizować, by wyciągnąć wnioski. 

W bazie liczącej w sumie niemal 1,4 miliarda rekordów, która stała się ogólnodostępna dla internautów w grudniu 2017, znalazło się ponad 10 milionów polskich haseł. Oto lista dziesięciu najpopularniejszych:

  1. 123456
  2. qwerty 
  3. 123456789
  4. 12345
  5. zaq12wsx
  6.  polska
  7.  111111
  8.  1234
  9.  misiek
  10.  monika

Statystyki pokazują jednak, że gdy chcemy szybko wybrać hasło, to wszyscy myślimy podobnie. Najczęściej używane hasła to sekwencje znaków na klawiaturze, imiona (czasem z cyfrą), nazwa portalu, bądź nazwa producenta laptopa czy monitora, którą widzimy zawsze przed sobą. W Polsce szczególnie popularne są też hasła patriotyczne, słowo “matrix” i kombinacje wulgaryzmów. To niestety stanowi zagrożenie dla danych przedsiębiorstwa. Założenie, że każdy z pracowników Twojej firmy używa długich i trudnych haseł byłoby nieracjonalnym optymizmem. 

Manager haseł

Nieważne jednak jak silne hasło wymyślimy, jeśli stosujemy je wielokrotnie w różnych serwisach. Wyciek danych z któregokolwiek z nich da przestępcom dostęp do wszystkich naszych kont. 

Najbezpieczniejsze hasła to takie, których sami nie jesteśmy w stanie zapamiętać. Najlepiej, gdy są długie, pozbawione sensu i generowane przez algorytmy z funkcją randomizującą dla każdego portalu osobno. Tak właśnie działa większość managerów haseł dostępnych online. Warto zachęcić pracowników do korzystania z takiej aplikacji na wszystkich kontach powiązanych z firmą. Muszą wtedy zapamiętać tylko dwa hasła – hasło do laptopa i główne hasło do managera haseł. 

Social media i resetowanie haseł

Większość serwisów proponuje nam ustawienie dodatkowych opcji odzyskiwania hasła, na przykład poprzez zastosowanie pytań zabezpieczających. Wiąże się to z tym, że nawet jeśli manager haseł wygenerował dla nas 28-znakową sekwencję, to i tak klucz dostępu może zostać zresetowany przez każdą osobę, która zna nazwisko panieńskie naszej babci bądź imię naszego zwierzaka. I wcale nie musi to być bliska osoba, która zna nas od zawsze. Często nawet nie zdajemy sobie sprawy z tego, jak wiele mówią o nas nasze profile w social mediach. Dla przestępców jest to bogate źródło informacji. 

Podczas szkolenia z ochrony danych warto zwrócić uwagę na to, co współpracownicy udostępniają w sieci i poinstruować ich, aby zamiast (lub obok) pytań zabezpieczających wszędzie, gdzie to możliwe korzystali z weryfikacji dwuetapowej. 

Weryfikacja dwuetapowa

Skoro nawet najsilniejsze hasło nie gwarantuje nam bezpieczeństwa, to warto zwiększyć swoje szanse na prywatność, dodając jeszcze jeden krok w procesie uwierzytelnienia. Weryfikacja dwuetapowa to dodatkowa warstwa zabezpieczeń, która za każdym razem angażuje w przebieg logowania fizyczne urządzenie, które mamy zawsze ze sobą. Najczęściej jest to telefon lub specjalny fizyczny klucz bezpieczeństwa w formie niewielkiego urządzenia USB. Jeśli nie chcemy, by nasi pracownicy wykorzystywali do logowania swoje osobiste telefony, to warto wyposażyć ich w klucze Yubikey lub KeyDo. Działają one na tej samej zasadzie, co klucze do drzwi – jeśli chcemy uzyskać dostęp do konta, to musimy włożyć je do zamka (czy w przypadku laptopa, gniazda USB). Dowiedz się, gdzie możesz hurtowo kupić klucze U2F. 

klucze bezpieczeństwa yubico modele

 

5. Zachowaj kontrolę

Ufaj, ale z umiarem

Dobrze jest założyć, że wszyscy pracownicy traktują bezpieczeństwo poważnie i chcą dla przedsiębiorstwa jak najlepiej. Jeśli zostali skutecznie przeszkoleni i mają narzędzia do ochrony danych zawsze pod ręką, to czemu mieliby z tego nie korzystać? Zaufanie jest bardzo ważne dla wykształcenia zdrowej, przyjaznej kultury organizacji, ale powinno mieć swoje granice. Jeśli Twoja firma korzysta z G Suite, to w konsoli administracyjnej pojawią się alerty za każdym razem, gdy zachowanie któregoś z użytkowników wzbudzi podejrzenia niezawodnego algorytmu Google. 

Wprowadź regularne audyty bezpieczeństwa

Nawet jeśli Twoja firma jest za mała, by zatrudniać wyspecjalizowanego Inspektora Ochrony Danych, to nadal możesz wypracować krótką procedurę audytu, który może być cyklicznie przeprowadzany przez administratora domeny i kierowników działu. Każda firma powinna dobrać weryfikowane elementy do swoich potrzeb. Niektóre usługi bardzo to ułatwiają. Administrator instancji G Suite może sprawować ciągłą kontrolę nad siłą haseł – może wymusić stosowanie haseł, które zawierają wiele elementów i resetować hasła co jakiś czas, aby użytkownicy ustawili nowe. W połączeniu z opcją awaryjnego czyszczenia danych ze wszystkich firmowych urządzeń oraz weryfikacją dwuetapową, masz możliwość stworzenia niemal doskonałego systemu bezpieczeństwa. 

Ogranicz dostępy (także fizyczne)

Zasada ograniczonego zaufania powinna być stosowana także podczas przyznawania dostępów. Nie dawaj pracownikom haseł do danych i portali, jeśli nie jest to niezbędne w ich pracy. Warto jest ustalić orientacyjne stopnie wtajemniczenia, które będą powiązane z zakresem obowiązków, stażem pracy i pozycją w hierarchii firmy – stażysta nie musi widzieć tak wielu informacji o klientach, co np. CTO firmy. 

Wiele osób zapomina też o innej istotnej kwestii – wycieki danych to nie tylko włamania na konta online. Urządzenie mobilne, które zostanie nieopatrznie wyniesione z firmy też może stać się punktem zapalnym dla kryzysu wiarygodności Twojej firmy. Dbaj o to, by pracownicy wylogowywali się ze stanowisk pracy, gdy idą na przerwę i zamykali urządzenia na klucz w wyznaczonym miejscu na koniec zmiany. Każde dodatkowe zabezpieczenie to krok w dobrym kierunku. 

Nie oszczędzaj na bezpieczeństwie

Małe i średnie przedsiębiorstwa poświęcają niewielki ułamek budżetu na ochronę przed wyciekami, kradzieżami, czy utratą danych. Właściciele startupów zakładają, że jeszcze przyjdzie czas na działania prewencyjne, a póki co wszystkie zasoby i wysiłki należy przeznaczyć na pozyskiwanie klientów. Nierzadko zdarza się, że pracownicy małych firm korzystają z pirackiego lub przestarzałego oprogramowaniu z darmową ochroną antywirusową, albo i bez. To właśnie takie firmy są głównym celem przestępstw internetowych i najczęstszymi ofiarami wycieku danych.

Nie trzeba ponosić wielkich kosztów, aby procesy ochrony danych zlecić firmom, które oferują najwyższy standard zabezpieczeń – takim jak Google. Dowiedz się więcej o wszystkich wariantach pakietu G Suite, który wprowadzi nowy poziom bezpieczeństwa plików i korespondencji  w Twojej firmie. 

bezpieczeństwo danych

 

 

Flyonthecloud Blog Banner