10 trikov v Google Sheets – využite Tabuľky Google na maximum

23/10/2018

Na dosiahnutie úspechu na trhu v 21. storočí je nevyhnutné nájsť digitálne nástroje, ktoré uľahčia vykonávanie každodenných povinností. Podnikatelia čoraz častejšie hľadajú kreatívne riešenia na zlepšenie produktivity a efektívnosti zamestnancov. Tabuľky Google (Google Sheets) sú ideálnym riešením pre organizácie, ktoré vykonávajú databázovú analýzu, výpočty a grafy.

Jednou z kľúčových výhod služby je schopnosť ľahko a rýchlo zdieľať dokumenty s ostatnými spolupracovníkmi. Šikovné využitie tohto typu aplikácii umožňuje lepšiu komunikáciu v tíme. Okrem toho poskytuje možnosť úplného prístupu k nami vytvoreným údajom, kedykoľvek počas dňa a odkiaľkoľvek, bez ohľadu na to, či k sieti momentálne máme prístup.

Predstavujeme 10 najlepších trikov, vďaka ktorým bude vaše používanie Google Sheets ešte nápaditejšie a originálnejšie. 

1. Filtre v Google Sheets – najrýchlejší spôsob vyhľadávania údajov

Ovládanie množstva informácií v tabuľke je dosť náročná výzva. Vďaka mimoriadne užitočným filtrom, ktoré nám ponúka program Google Sheets môžeme ľahko zobrazovať a analyzovať údaje v každom stĺpci hárkov. Pomocou filtrovania môžeme skryť nepotrebné informácie a zobraziť iba tie, ktoré zodpovedajú kritériám, ktoré sme nastavili. Ak ich chceme filtrovať, treba si z Menu vybrať nasledujúce možnosti: Údaje Vytvoriť filter.

2. Analyzujte výsledky formulárov v Google Sheets

Informácie zozbierané prostredníctvom ankety v Google Forms je možné preniesť priamo do Tabuliek Google. Vďaka týmto nástrojom sme schopní rýchlo pripraviť test, plánovať udalosti alebo získavať názory. Odpovede na dotazníky sú starostlivo zhromaždené vo Formulároch. Najdôležitejšie je, že spätná väzba a grafy sa neustále aktualizujú. Všetky nami zhromaždené údaje je možné zobraziť v prehľadných stĺpcoch. Ak chcete dokumenty posielať priamo do Google Sheets, treba si vybrať možnosť Odpovede vo Formulári a potom kliknúť na ikonu Tabuliek Google.

3. Spolupráca v Google Sheets

współpraca w google sheets

Výhodou Tabuliek Google je možnosť spolupráce viacerých ľudí na jednom projekte v reálnom čase. Vlastník dokumentu si ho môže prezerať a vykonávať a navrhovať v ňom všetky druhy zmien. Okrem toho môže ľahko zdieľať svoje hárky s ostatnými členmi tímu a určovať úroveň ich oprávnení – záleží od toho, či ich budú môcť upravovať, komentovať alebo prezerať.

Neprináša vzájomná spolupráca na hárku riziko, že niekto omylom zmení alebo vymaže dôležité údaje? Našťastie Google tento scenár predvídal a do každej svojej aplikácie na úpravu súborov zahrnul možnosť ukážky histórie zmien. Nájdete ju hore, na pravej strane od názvu dokumentu. Vďaka tomu vieme presne, kto, kedy a čo v hárku zmenil, a v prípade výskytu chyby môžeme obnoviť staršiu verziu súboru.

4. Analýza dát na hárkoch

Tabuľky sa spájajú hlavne s číslami, hodnotami a výkazmi. Niekedy však potrebujeme o čosi viac, aby náš dokument vyzeral príťažlivejšie. S cieľom naplniť naše očakávania ponúka Google Sheets prístup k farebným diagramom a grafom. Vďaka nim môžeme všetky údaje prezentovať prehľadnejším spôsobom. Pomocou tohto nástroja máme tiež možnosť používať vzorce kontingenčných tabuliek a možnosti podmieneného formátovania. Ak chceme vytvoriť graf, treba otvoriť súbor v Tabuľkách Google a potom označiť bunky, ktoré v ňom majú byť zahrnuté. Potom treba kliknúť na možnosť Vložiť a Graf.

Funkcia Explore (tlačidlo v pravom dolnom rohu hárka) automaticky navrhne a vytvorí graf, ktorý pomôže s interpretáciou údajov z vybraného rozsahu buniek.

5. Chráňte údaje v bunkách, aby ste zabránili nežiaducim zmenám

Google Sheets majú funkciu ochrany hárkov. Ak chceme svoje údaje chrániť pred stratou alebo nechceným prístupom, stojí za to využiť túto možnosť. Ak chceme zabrániť kopírovaniu svojich dokumentov, máme dve možnosti: uzamknutie jednotlivých buniek alebo celého hárka. Vďaka tomuto riešeniu budeme môcť zdieľať tabuľku s ostatnými členmi tímu bez obáv z toho, že v nej vykonajú akékoľvek zmeny. Stačí si zvoliť možnosť Ochrana, následne Blokovať a kliknúť na OK.

6. Pridávajte obrázky do tabuliek

Dostupné v balíku Google Workspace (predtým G Suite) Tabuľky nemusia byť spájané iba s riadkami alebo stĺpcami údajov. Je zaujímavé, že k nim môžeme pridať rôzne druhy obrázkov, aby sme získali trošku originality a štýlu. Funkcia IMAGE umožňuje zadať adresu URL obrázka a potom ju vložiť priamo do bunky riadku. Môžeme tiež zadať parametre, ktoré umožnia regulovať vlastnosti obrázkov (prispôsobenie veľkosti alebo roztiahnutie).

7. Vytvárajte makrá v Google Sheets, aby ste sa vyhli opakujúcim sa krokom

Často sa stáva, že v práci vykonávame stovky opakujúcich sa činností, vďaka čomu sa cítime mimoriadne znudení. Makrá sú ideálne na predchádzanie týmto typom problémov. Pomáhajú nám ušetriť drahocenný čas a znížiť počet opakovaných úloh. Ak chceme nástroj začať používať, treba vybrať položku Nástroje a potom Makrá Nahrať makro.

8. Celé množstvo klávesových skratiek pre skúsených používateľov

Toto je jeden z najužitočnejších tipov Tabuliek Google. Ak chceme vylepšiť proces používania tejto aplikácie, je potrebné oboznámiť sa s klávesovými skratkami. Ak chceme zistiť, ktoré klávesové skratky sa nám môžu zísť, treba prejsť na záložku Pomoc Klávesové skratky.

9. Rýchlo zosumarizujte údaje

Ak chceme dáta zosumarizovať veľmi rýchlo, môžeme použiť funkcie ako napr. SUMA, PRIEMER, POČET ČÍSEL. Nástroje nám umožňujú definovať viac kritérií. Vďaka nim môžeme ľahko spočítať všetky hodnoty nad určitou hodnotou alebo spočítať počet riadkov, ktoré obsahujú konkrétny reťazec. Ak sa chceme dozvedieť viac o všetkých dostupných funkciách Tabuliek Google, treba prejsť na záložku Vložiť Funkcia.

10. Rozšírte možnosti Google Sheets vďaka doplnkom

Veľmi dobrým riešením je aj použitie doplnkov ponúkaných aplikáciou. Jedným z nich sú Bubbles, ktoré sa používajú na originálnu vizualizáciu údajov, a WorkLoadTimer, ktorý je vynikajúci na kontrolu efektívnosti práce. Stačí v záložke Doplnky kliknúť na Stiahnuť doplnky, vybrať si doplnok, ktorý nás zaujíma, a potom kliknúť na Pridať.

Mnoho podnikateľov stále hľadá kreatívne riešenia na zlepšenie kvality práce. Používanie vhodných nástrojov pomáha uľahčiť organizáciu práce počas dňa a významne prispieva k zvýšeniu obchodnej aktivity spoločnosti. Vyššie uvedené triky rozhodne umožnia efektívnejšie a kreatívnejšie využívanie nástrojov Google Sheets.

 

 

Powiązane posty

Google Workspace

Ako zdieľať súbory Google?

8 apríla 2019