Verseo

Jak i dlaczego agencja marketingowa Verseo przeszła do chmury?


case study

nazwa:

Verseo

branża:

Marketing

wdrożona usługa:

G Suite Basic

liczba licencji:

103

ulubione narzędzia:

Gmail, Dokumenty, Arkusze, Prezentacje, Meet

O kliencie

Verseo to jedna z największych agencji SEM w Polsce, która należy do wąskiego grona wyróżnionych tytułem Google Partner Premier. Firma obsługuje tysiące klientów i prowadzi dla nich kampanie marketingowe w wyszukiwarkach Google, Bing, Yandex oraz w mediach społecznościowych takich jak YouTube czy Facebook. Celują do wielojęzycznych publiczności na wszystkich kontynentach. Oferuje też swoją autorską usługę – platformę do automatyzacji i optymalizacji kampanii reklamowych Verseo Campaign Manager.

Verseo w liczbach

6 milionów

zarządzanego budżetu miesięcznie

70

specjalistów

2850

klientów

50

algorytmów

Główne wyzwanie

W przełomowym punkcie rozwoju firmy założyciele Verseo poszukiwali rozwiązania, które pozwoli im bez przeszkód skalować. Szybko rosnąca agencja marketingowa miała jednak specyficzne potrzeby – przez lata wypracowała system pracy oparty na zestawie zewnętrznych narzędzi i dodatków. Nowy dostawca usług pocztowych musiał zapewnić integrację ze wszystkimi programami oraz pełną migrację danych.

Gdy Verseo przekształciło się z małej firmy w średnią, zwykłe skrzynki przestały nam wystarczać. Wybraliśmy G Suite, bo potrzebowaliśmy więcej miejsca na dane. Teraz z perspektywy czasu wiemy, że nieograniczona przestrzeń to tylko ułamek możliwości tej usługi.

Zobacz artykuł:

20 powodów, dla których warto założyć pocztę firmową w Google

Rozwiązanie problemu

Gdy Verseo przekształciło się z małej firmy w średnią, zwykłe skrzynki przestały nam wystarczać. Wybraliśmy G Suite, bo potrzebowaliśmy więcej miejsca na dane. Teraz z perspektywy czasu wiemy, że nieograniczona przestrzeń to tylko ułamek możliwości tej usługi.

Szybka migracja
Podczas migracji do chmury, wszystkie maile ze starego serwera zostały przeniesione na firmowe konta Gmail – pracownicy nie musieli przerywać codziennej pracy. Dla Verseo wgląd w archiwum poczty jest szczególnie istotny, ponieważ firma ma duże grono wiernych klientów. Często muszą sięgać w historię korespondencji nawet 5 lat wstecz, by znaleźć wytyczne określone na pierwszych etapach współpracy.

Sprawne przeniesienie integracji
Proces migracji dodatkowych usług (Analytics, Ads, Webmaster tool) przebiegł sprawnie i nie spowodował przerw w funkcjonowaniu agencji. Wszystkie narzędzia, których agencja używa na co dzień działają tak samo dobrze (a często nawet lepiej) z kontami Google.

Gdyby nie G Suite, nasza agencja nie mogłaby się tak szybko rozwijać. 2019 rok zakończyliśmy dużym wzrostem – ponad 28 mln obrotu. W tym czasie dołączyło do nas aż 459 firm. G Suite wspiera nas na co dzień w skalowaniu firmy i przyspiesza naszą pracę, koordynację zadań oraz wymianę informacji.

Rezultaty

G Suite zawsze działa
Verseo szczególnie docenia fakt, że Google to stabilna marka, która zapewnia usługi wysokiej jakości i priorytetowo traktuje potrzeby klientów biznesowych.

Gdy firma miała tylko kilku pracowników, to większość usług działała dobrze. Niestety, nie wszystkie radzą sobie z obciążeniem, które może nałożyć na nie 100-osobowy zespół. Na pewnym etapie rozwoju Verseo miało już kilkaset dokumentów i dziesiątki podpiętych dodatków – okazało się wtedy, że 70% aplikacji na rynku nie nadaje się do użytku.

Za każdym razem, gdy rozważam korzystanie z jakiejś nowej aplikacji, zadaję pytanie: a co się stanie jak wgramy tam 100 000 raportów? i wtedy zazwyczaj rozmówca się wycofuje, bo okazuje się, że coś takiego nie wchodzi w grę.

Tutaj aplikacje G Suite są chlubnym wyjątkiem – gwarantują niezawodność, a dzięki zróżnicowanym cenowo pakietom mogą rosnąć wraz z firmą.

Pełna kontrola
G Suite jest bardzo bezpiecznym narzędziem, bo przechowywane w nim dane są chronione przez zaawansowane systemy, których Google używa także na własnych serwerach. Administratorzy G Suite mogą ustawić bardzo surowe standardy zabezpieczeń. W Verseo wrażliwe biznesowe dane klientów są otoczone szczególną opieką, więc każdy użytkownik poza silnym hasłem korzysta też z weryfikacji dwuetapowej. Dzięki SSO (ang. single sign-on) do każdej aplikacji można logować się kontem Google – i tym samym nie zdradzać hasła innym serwisom. Każde nietypowe zachowanie użytkownika jest rejestrowane i Google natychmiast blokuje logowanie – ta funkcja wielokrotnie pomogła Verseo uniknąć wycieku danych.

Panel administracyjny pozwala zarządzać całą instancją z tylnego siedzenia, niezależnie od tego gdzie przebywają użytkownicy. Gdy mieliśmy hosting na 100 skrzynek pocztowych, to po samym zalogowaniu mijało 5 minut, żeby wyświetlić listę kont. Bo tradycyjne serwery często nie są przygotowane na taką skalę.

Tysiące gotowych integracji
Z G Suite możemy być spokojni, gdy firma rośnie, bo usługa jest już zintegrowana z milionami innych usług – może się okazać, że potrzebujemy jakiejś drobnej funkcji, która przyspieszy pracę. Zamiast pisać własną aplikację od nowa, warto sprawdzić, czy nie ma jej na G Suite Marketplace– i najczęściej jest.

Istnieje mnóstwo CRMów, takich jak Hubspot, z którego korzysta Verseo, wokół których jest wiele mini-aplikacji, które się łączą. G Suite zapewnia kompatybilność z nimi wszystkimi. Można zaimportować pocztę do CRMu, połączyć go z Google Drive, ustawić powiadomienia w Google Calendar – a co za tym idzie, ze spotkaniami video w Meet.

Na stronie wybranej wtyczki w G Suite Marketplace można też sprawdzić ilu ma użytkowników, jakie są opinie. Koszty takich aplikacji to zazwyczaj kilka dolarów za użytkownika czy 50$ za całą firmę i tyle – nie trzeba przeznaczać czasu i środków na kodowanie własnych rozwiązań.

Firmy mogą też przetestować jakieś oprogramowanie, by sprawdzić, czy się sprawdza – i później stworzyć samodzielnie wersję tych funkcjonalności idealnie dopasowaną do potrzeb firmy. G Suite nie stawia ograniczeń. Jeśli uznamy, że potrzebujemy spersonalizowanego oprogramowania, to zawsze możemy je dopisać.

Wygoda, która sprzyja koncentracji
Po połączeniu wszystkich programów i wtyczek współpracujących z G Suite, interfejsy się na siebie nakładają. Dzięki temu zamiast pracować w dziesięciu różnych oknach mamy widok wszystkich aplikacji w jednym miejscu.

G Suite oszczędza czas pracowników Verseo, bo mogą pisać szczegółowe maile bez opuszczania skrzynki. W panelu bocznym wyświetlają się wszystkie najważniejsze dane klienta z CRM-u Hubspot – czas współpracy, informacje kontaktowe czy historia kontaktu z firmą. Z poziomu Gmaila można też wprowadzać zmiany w CRM-ie, jeśli jakieś dane przestaną być aktualne (np. gdy zmieni się numer telefonu klienta).

Im większa organizacja, tym większa oszczędność czasu i okazuje się, że te parę dolarów, które płacimy za G Suite, to tak naprawdę żaden koszt w porównaniu do odnoszonych korzyści.

Współpraca w każdych warunkach
Wszystkie aplikacje Google mają wersje mobilne, które są idealnie przystosowane do Androida i iOSa. Gdziekolwiek jesteśmy, to możemy zrobić wszystko z poziomu smartfona.

Mamy cały zestaw edytorów plików i możemy je udostępniać, komentować czy dyskutować o nich w czasie rzeczywistym. Nie musimy pisać tony maili, ani nawet rozmawiać na czacie – w Arkuszu wystarczy zaznaczyć konkretne komórki i napisać „hej, zerknij, czy tu na pewno wszystko jest ok.”

Korzystając z aplikacji G Suite, można zacząć tworzyć dokument na komórce i skończyć na laptopie, lub na odwrót. W międzyczasie ktoś może się przyłączyć – mamy stałą kontynuację pracy, co oszczędza czas, a w efekcie też pieniądze. Czasami wystarczy 5 minut, żeby coś zapisać w podróży, żeby inne osoby w biurze mogły dalej nad tym pracować.”

Sprawny onboarding i offboarding
Kolejną zaletą SSO w G Suite jest uproszczenie procesów onboardingowych i offboardingowych. Pracownicy wszędzie logują się za pośrednictwem firmowego konta Gmail. Gdy nowa osoba przychodzi do pracy łatwo pokazać mu drogę – gdzie powinien się zalogować, jakie dokumenty pobrać i przeczytać, gdzie szukać informacji. Podobnie ułatwia to sytuację pożegnania z pracownikiem – gdy ktoś z firmy odchodzi, to blokując jego konto Gmail, blokujemy mu dostęp do wszystkich aplikacji za jednym zamachem.

Pliki zgromadzone na dysku odchodzącego użytkownika też nie przepadają, bo można przenieść własność tych danych na kogoś innego, lub przerzucić je na Dysk Zespołu. Można też stworzyć alias z adresu byłego pracownika. Jeśli firma o to nie zadba, to wysyłając maila do kogoś, kto już w niej nie pracuje, nie otrzymujemy żadnej informacji zwrotnej i nasz mail ginie. Tworząc aliasy byłych pracowników Verseo przekierujemy służbową korespondencję do skrzynki osoby na podobnym stanowisku.

Oszczędność
Ostatecznie, przekładając to na koszty w dużej firmie, jest to ogromna skala oszczędności. Na hostingu mieliśmy serwer za 3-4 tysiące na rok, bo potrzebowaliśmy dużej pojemności dyskowej. Przeszliśmy na G Suite Basic – tam jest 30 GB na użytkownika i to naprawdę dużo. Zaoszczędziliśmy na serwerze, a w tej cenie mieliśmy cały pakiet biurowych aplikacji. Zwykłe hostingi nie oferują też kompleksowych pakietów ochrony – za bezpieczeństwo płaci się osobno.

Mamy firmowy chat, w którym można też przesyłać pliki i hangouts Meet do wideokonferencji – wszystko to w pakiecie. To kolejna oszczędność, bo konkurencyjne rozwiązania to dodatkowy koszt nawet kilkudziesięciu dolarów za użytkownika.

case study

nazwa:

Verseo

branża:

Marketing

wdrożona usługa:

G Suite Basic

liczba licencji:

103

ulubione narzędzia:

Gmail, Dokumenty, Arkusze, Prezentacje, Meet

Jak i dlaczego agencja marketingowa Verseo przeszła do chmury?

O kliencie

Verseo to jedna z największych agencji SEM w Polsce, która należy do wąskiego grona wyróżnionych tytułem Google Partner Premier. Firma obsługuje tysiące klientów i prowadzi dla nich kampanie marketingowe w wyszukiwarkach Google, Bing, Yandex oraz w mediach społecznościowych takich jak YouTube czy Facebook. Celują do wielojęzycznych publiczności na wszystkich kontynentach. Oferuje też swoją autorską usługę – platformę do automatyzacji i optymalizacji kampanii reklamowych Verseo Campaign Manager.

Verseo w liczbach

6 milionów

zarządzanego budżetu miesięcznie

70

specjalistów

2850

klientów

50

algorytmów

Główne wyzwanie

W przełomowym punkcie rozwoju firmy założyciele Verseo poszukiwali rozwiązania, które pozwoli im bez przeszkód skalować. Szybko rosnąca agencja marketingowa miała jednak specyficzne potrzeby – przez lata wypracowała system pracy oparty na zestawie zewnętrznych narzędzi i dodatków. Nowy dostawca usług pocztowych musiał zapewnić integrację ze wszystkimi programami oraz pełną migrację danych.


Gdy Verseo przekształciło się z małej firmy w średnią, zwykłe skrzynki przestały nam wystarczać. Wybraliśmy G Suite, bo potrzebowaliśmy więcej miejsca na dane. Teraz z perspektywy czasu wiemy, że nieograniczona przestrzeń to tylko ułamek możliwości tej usługi.

Krzysztof Masłowski, Co-Founder & CEO Verseo


Rozwiązanie problemu

Gdy Verseo przekształciło się z małej firmy w średnią, zwykłe skrzynki przestały nam wystarczać. Wybraliśmy G Suite, bo potrzebowaliśmy więcej miejsca na dane. Teraz z perspektywy czasu wiemy, że nieograniczona przestrzeń to tylko ułamek możliwości tej usługi.

Szybka migracja
Podczas migracji do chmury, wszystkie maile ze starego serwera zostały przeniesione na firmowe konta Gmail – pracownicy nie musieli przerywać codziennej pracy. Dla Verseo wgląd w archiwum poczty jest szczególnie istotny, ponieważ firma ma duże grono wiernych klientów. Często muszą sięgać w historię korespondencji nawet 5 lat wstecz, by znaleźć wytyczne określone na pierwszych etapach współpracy.

Sprawne przeniesienie integracji
Proces migracji dodatkowych usług (Analytics, Ads, Webmaster tool) przebiegł sprawnie i nie spowodował przerw w funkcjonowaniu agencji. Wszystkie narzędzia, których agencja używa na co dzień działają tak samo dobrze (a często nawet lepiej) z kontami Google.

Gdyby nie G Suite, nasza agencja nie mogłaby się tak szybko rozwijać. 2019 rok zakończyliśmy dużym wzrostem – ponad 28 mln obrotu. W tym czasie dołączyło do nas aż 459 firm. G Suite wspiera nas na co dzień w skalowaniu firmy i przyspiesza naszą pracę, koordynację zadań oraz wymianę informacji.

Rezultaty

G Suite zawsze działa
Verseo szczególnie docenia fakt, że Google to stabilna marka, która zapewnia usługi wysokiej jakości i priorytetowo traktuje potrzeby klientów biznesowych.

Gdy firma miała tylko kilku pracowników, to większość usług działała dobrze. Niestety, nie wszystkie radzą sobie z obciążeniem, które może nałożyć na nie 100-osobowy zespół. Na pewnym etapie rozwoju Verseo miało już kilkaset dokumentów i dziesiątki podpiętych dodatków – okazało się wtedy, że 70% aplikacji na rynku nie nadaje się do użytku.

Za każdym razem, gdy rozważam korzystanie z jakiejś nowej aplikacji, zadaję pytanie: a co się stanie jak wgramy tam 100 000 raportów? i wtedy zazwyczaj rozmówca się wycofuje, bo okazuje się, że coś takiego nie wchodzi w grę.

Tutaj aplikacje G Suite są chlubnym wyjątkiem – gwarantują niezawodność, a dzięki zróżnicowanym cenowo pakietom mogą rosnąć wraz z firmą.

Pełna kontrola
G Suite jest bardzo bezpiecznym narzędziem, bo przechowywane w nim dane są chronione przez zaawansowane systemy, których Google używa także na własnych serwerach. Administratorzy G Suite mogą ustawić bardzo surowe standardy zabezpieczeń. W Verseo wrażliwe biznesowe dane klientów są otoczone szczególną opieką, więc każdy użytkownik poza silnym hasłem korzysta też z weryfikacji dwuetapowej. Dzięki SSO (ang. single sign-on) do każdej aplikacji można logować się kontem Google – i tym samym nie zdradzać hasła innym serwisom. Każde nietypowe zachowanie użytkownika jest rejestrowane i Google natychmiast blokuje logowanie – ta funkcja wielokrotnie pomogła Verseo uniknąć wycieku danych.

Panel administracyjny pozwala zarządzać całą instancją z tylnego siedzenia, niezależnie od tego gdzie przebywają użytkownicy. Gdy mieliśmy hosting na 100 skrzynek pocztowych, to po samym zalogowaniu mijało 5 minut, żeby wyświetlić listę kont. Bo tradycyjne serwery często nie są przygotowane na taką skalę.

Tysiące gotowych integracji
Z G Suite możemy być spokojni, gdy firma rośnie, bo usługa jest już zintegrowana z milionami innych usług – może się okazać, że potrzebujemy jakiejś drobnej funkcji, która przyspieszy pracę. Zamiast pisać własną aplikację od nowa, warto sprawdzić, czy nie ma jej na G Suite Marketplace– i najczęściej jest.

Istnieje mnóstwo CRMów, takich jak Hubspot, z którego korzysta Verseo, wokół których jest wiele mini-aplikacji, które się łączą. G Suite zapewnia kompatybilność z nimi wszystkimi. Można zaimportować pocztę do CRMu, połączyć go z Google Drive, ustawić powiadomienia w Google Calendar – a co za tym idzie, ze spotkaniami video w Meet.

Na stronie wybranej wtyczki w G Suite Marketplace można też sprawdzić ilu ma użytkowników, jakie są opinie. Koszty takich aplikacji to zazwyczaj kilka dolarów za użytkownika czy 50$ za całą firmę i tyle – nie trzeba przeznaczać czasu i środków na kodowanie własnych rozwiązań.

Firmy mogą też przetestować jakieś oprogramowanie, by sprawdzić, czy się sprawdza – i później stworzyć samodzielnie wersję tych funkcjonalności idealnie dopasowaną do potrzeb firmy. G Suite nie stawia ograniczeń. Jeśli uznamy, że potrzebujemy spersonalizowanego oprogramowania, to zawsze możemy je dopisać.

Wygoda, która sprzyja koncentracji
Po połączeniu wszystkich programów i wtyczek współpracujących z G Suite, interfejsy się na siebie nakładają. Dzięki temu zamiast pracować w dziesięciu różnych oknach mamy widok wszystkich aplikacji w jednym miejscu.

G Suite oszczędza czas pracowników Verseo, bo mogą pisać szczegółowe maile bez opuszczania skrzynki. W panelu bocznym wyświetlają się wszystkie najważniejsze dane klienta z CRM-u Hubspot – czas współpracy, informacje kontaktowe czy historia kontaktu z firmą. Z poziomu Gmaila można też wprowadzać zmiany w CRM-ie, jeśli jakieś dane przestaną być aktualne (np. gdy zmieni się numer telefonu klienta).

Im większa organizacja, tym większa oszczędność czasu i okazuje się, że te parę dolarów, które płacimy za G Suite, to tak naprawdę żaden koszt w porównaniu do odnoszonych korzyści.

Współpraca w każdych warunkach
Wszystkie aplikacje Google mają wersje mobilne, które są idealnie przystosowane do Androida i iOSa. Gdziekolwiek jesteśmy, to możemy zrobić wszystko z poziomu smartfona.

Mamy cały zestaw edytorów plików i możemy je udostępniać, komentować czy dyskutować o nich w czasie rzeczywistym. Nie musimy pisać tony maili, ani nawet rozmawiać na czacie – w Arkuszu wystarczy zaznaczyć konkretne komórki i napisać „hej, zerknij, czy tu na pewno wszystko jest ok.”

Korzystając z aplikacji G Suite, można zacząć tworzyć dokument na komórce i skończyć na laptopie, lub na odwrót. W międzyczasie ktoś może się przyłączyć – mamy stałą kontynuację pracy, co oszczędza czas, a w efekcie też pieniądze. Czasami wystarczy 5 minut, żeby coś zapisać w podróży, żeby inne osoby w biurze mogły dalej nad tym pracować.”

Sprawny onboarding i offboarding
Kolejną zaletą SSO w G Suite jest uproszczenie procesów onboardingowych i offboardingowych. Pracownicy wszędzie logują się za pośrednictwem firmowego konta Gmail. Gdy nowa osoba przychodzi do pracy łatwo pokazać mu drogę – gdzie powinien się zalogować, jakie dokumenty pobrać i przeczytać, gdzie szukać informacji. Podobnie ułatwia to sytuację pożegnania z pracownikiem – gdy ktoś z firmy odchodzi, to blokując jego konto Gmail, blokujemy mu dostęp do wszystkich aplikacji za jednym zamachem.

Pliki zgromadzone na dysku odchodzącego użytkownika też nie przepadają, bo można przenieść własność tych danych na kogoś innego, lub przerzucić je na Dysk Zespołu. Można też stworzyć alias z adresu byłego pracownika. Jeśli firma o to nie zadba, to wysyłając maila do kogoś, kto już w niej nie pracuje, nie otrzymujemy żadnej informacji zwrotnej i nasz mail ginie. Tworząc aliasy byłych pracowników Verseo przekierujemy służbową korespondencję do skrzynki osoby na podobnym stanowisku.

Oszczędność
Ostatecznie, przekładając to na koszty w dużej firmie, jest to ogromna skala oszczędności. Na hostingu mieliśmy serwer za 3-4 tysiące na rok, bo potrzebowaliśmy dużej pojemności dyskowej. Przeszliśmy na G Suite Basic – tam jest 30 GB na użytkownika i to naprawdę dużo. Zaoszczędziliśmy na serwerze, a w tej cenie mieliśmy cały pakiet biurowych aplikacji. Zwykłe hostingi nie oferują też kompleksowych pakietów ochrony – za bezpieczeństwo płaci się osobno.

Mamy firmowy chat, w którym można też przesyłać pliki i hangouts Meet do wideokonferencji – wszystko to w pakiecie. To kolejna oszczędność, bo konkurencyjne rozwiązania to dodatkowy koszt nawet kilkudziesięciu dolarów za użytkownika.