5 wyzwań, przed którymi stają firmy w dobie COVID-19 i jak Google Workspace pomaga je pokonać

24/08/2020

5 wyzwań w dobie covid-19 i jak g suite pomaga je przezwyciężyć

W 2020 roku społeczna izolacja bezpowrotnie zmieniła oblicze rynku pracy i przyzwyczajenia pracowników biurowych. Codzienna obecność w biurze oraz biznesowe spotkania twarzą  w twarz przestały być standardem – obecnie znakomita większość procesów komunikacyjnych odbywa się online. 

W pandemicznej sytuacji, której końca nikt jeszcze nie jest w stanie przewidzieć, wszyscy funkcjonujemy w stanie podwyższonej gotowości. Choć większość przedsiębiorstw ma za sobą pierwszą rewolucję, która pozwoliła im przystosować się do najnowszych zaleceń sanitarnych, to optymalizacja nowego modus operandi wciąż stanowi ogromne wyzwanie. Nie wszyscy mu podołali. 

Wiele marek, które są głęboko zakorzenione w świadomości konsumentów, przyznaje się w ostatnich tygodniach do poważnych problemów finansowych. Victoria’s Secret jest na skraju bankructwa, Zara zamyka 1200 sklepów stacjonarnych, a Rolex i Chanel wstrzymują produkcję swoich kultowych produktów. Te wieści świadczą o tym, że nie ma marek niezniszczalnych. Zarówno duże, jak i małe firmy muszą stale monitorować sytuację oraz szybko reagować na zmiany, aby utrzymać się na powierzchni. 

Dlatego przedstawiamy 5 wyzwań, z którymi w ostatnich miesiącach mierzą się firmy z szerokiego grona naszych klientów, a także metody ich przezwyciężania z wykorzystaniem narzędzi z chmurowego pakietu Google Workspace

1. Zachowanie płynnej komunikacji na odległość

Nowa normalność dla większości firm wiąże się z wypuszczeniem pracowników z biur. Praca zdalna zagnieździła się w kulturze korporacyjnej na dobre. Dla osób, które korzystają z tego modelu pracy, oznacza to koniec spotkań indywidualnych, wesołych pogawędek z osobami z sąsiednich biurek oraz zespołowych burz mózgów. Czym zastąpić wszystkie te aktywności? 

Odpowiedzią Google Workspace na brak kontaktu twarzą w twarz są wideokonferencje i błyskawiczne wiadomości tekstowe

Wideokonferencje z Google Meet

Google Meet to aplikacja do rozmów wideo, która stała się podstawowym kanałem kontaktu w wielu firmach i szkołach. Wideokonferencje możemy prowadzić w grupach od dwóch do nawet 250 osób, a dzięki doskonałej jakości obrazu i dźwięku nie umknie nam żadna informacja werbalna czy niewerbalna. 

google meet kontrola bezpieczeństwa

Szybka korespondencja w Google Chat 

Kolejnym narzędziem komunikacyjnym, które znajdziemy w Google Workspace, jest Google Chat. Ta aplikacja przeznaczona jest do szybkiej wymiany wiadomości tekstowych, plików i multimediów między użytkownikami z jednej instancji Google Workspace. Jeśli chcesz rozmawiać przez także z innymi użytkownikami, to istnieje też możliwość dodania do czatu osób z zewnątrz. W Google Chat możemy prowadzić rozmowy 1:1 oraz tworzyć pokoje do wieloosobowych dyskusji. Minimalistyczny design, mnogość dostępnych emotikon i GIF-ów, a także pełna integracja ze wszystkimi innymi aplikacjami Google sprawiają, że Chat to doskonały komunikator dla biznesu. 

Tak wyglądają okna rozmów Google Chat w aplikacji Gmail w przeglądarce:

google chat w gmailu

Centrum komunikacji w Gmailu

Gmail jest dobrze znany każdemu – to biznesowa skrzynka pocztowa, która bije rekordy popularności dzięki niezawodnym filtrom antyspamowym i możliwościom precyzyjnego przeszukiwania archiwum korespondencji. 

Podczas konferencji Google Cloud Next 20’ ogłoszono jednak zamiar wprowadzenia nowości, które na zawsze zmienią nasz sposób patrzenia na skrzynkę pocztową. Już wkrótce Gmail stanie się służbowym centrum dowodzenia komunikacją wewnętrzną i zewnętrzną. Niezależnie od tego, czy wolisz używać go w przeglądarce, czy w formie aplikacji mobilnej, od teraz Gmail to jedyne okno, które musisz otworzyć, by pozostać w kontakcie ze światem. 

Nowy Gmail połączy w sobie możliwości: 

  • skrzynki nadawczo-odbiorczej, której funkcjonalność będzie równie dobra, jak wcześniej,
  • czatu do komunikacji wewnętrznej – Google Chat,
  • wideokonferencji z Google Meet,
  • list zadań,
  • a co najciekawsze – plików z aplikacji Google, które będziemy mogli komentować i edytować bez przełączania zakładek.

Zmiany zostały już częściowo wprowadzone w życie. W skrzynkach pracowników Fly On The Cloud jest już zakładka z aplikacją Meet i boczne okno Google Chat – z niecierpliwością czekamy na listy zadań oraz możliwość otwierania plików. 

Wizualizację nowego layoutu Gmaila z integracjami zobaczysz tutaj: 

Platforma społecznościowa dla firm – Google Currents

Kolejną nowością w Google Workspace, która pojawiła się już podczas trwania pandemii COVID-19, jest platforma Google Currents. 

Fala popularności biznesowych mediów społecznościowych wciąż wzbiera, a Google nie chciało pozostać w tyle. Po co masz szukać usługi zewnętrznych producentów, jeśli te same funkcje możesz mieć w ramach jednej subskrypcji za konta mailowe, których i tak potrzebujesz? 

currents widok computer

Aby bliżej poznać możliwości Google Currents, przejdź do tego artykułu: 

2. Współpraca na odległość

Kolejnym wyzwaniem, z którym zmagają się pracodawcy w realiach społecznej izolacji, jest zapewnienie pracownikom dobrych warunków do kooperacji przez internet. Gdy większość podwładnych pracuje z zacisza własnego salonu, a inni kontrolują służbowe sprawy mobilnie podczas podróży, to konieczne jest wyposażenie całego zespołu w niezawodne narzędzia pracy. 

Jakimi cechami powinien się charakteryzować zestaw aplikacji biurowych dla biznesu? 

  • Aktualizacją zawartości w czasie rzeczywistym;
  • Możliwością kontroli dostępu do plików;
  • Dostępnością historii edycji pliku, aby żadna pomyłka nie zaprzepaściła wyników pracy;
  • Wygodnym systemem komentowania oraz sugerowania zmian;
  • Integracją wewnętrzną (z innymi elementami pakietu) oraz zewnętrzną (z programami innych producentów;
  • Dostępnością mobilnych wariantów aplikacji.

Wszystkie powyższe warunki spełnia Google Workspace i zawarte w tej usłudze edytory plików, czyli: 

  • Dokumenty Google,
  • Arkusze Google, 
  • Prezentacje Google,
  • Witryny Google,
  • Formularze Google.

 

3. Maksymalizacja produktywności

Praca zdalna ma tyle samo zalet, co wad, a jedną z tych ostatnich jest ograniczona kontrola przełożonych nad produktywnością podwładnych. Z tym wyzwaniem można poradzić sobie dzięki narzędziom takim jak Kalendarz Google, Listy Zadań i edytory plików. 

Edytory plików, o których była mowa w poprzednim podpunkcie, to aplikacje webowe do wspólnego bądź indywidualnego tworzenia treści. Nawet jeśli nad jednym dokumentem tekstowym lub arkuszem kalkulacyjnym pracuje wiele osób, to żadna zmiana nie umknie uwadze osób nadzorujących przebieg prac – w historii zmian sprawdzisz dokładnie kto, co i kiedy zrobił na rzecz projektu. Koniec z rozproszoną odpowiedzialnością. 

Listy zadań to proste narzędzie do trzymania natłoku obowiązków pod kontrolą. Znajdziemy je w większości aplikacji Google na bocznym pasku po prawej stronie.

lista zadań g suite

Kolejną metodą zachowania kontroli nad koordynacją pracy zespołu, jest zachęcenie pracowników do regularnego korzystania z Kalendarza Google. To narzędzie pomaga nie tylko umówić się na wideokonferencje przez Google Meet, ale także może stać się przejrzystą tabelą ewidencji czasu pracy zdalnej. 

Zobacz też: 

4. Bezpieczeństwo pracy zdalnej

Praca zdalna i system “hot desk”, ku któremu skłania się coraz więcej przedsiębiorstw, to także szereg nowych zagrożeń bezpieczeństwa danych firmy. Aby zawsze pozostać na bieżąco z tym, co dzieje się z informacjami, które pracownicy przetwarzają w trakcie pracy na swoich kontach Google, zadbaj o regularne kontrole ustawień konsoli administracyjnej Google Workspace. 

Więcej na ten temat znajdziesz w tych wpisach na naszym blogu: 

bezpieczeństwo danych

5. Skalowanie biznesu

Ostatnią kwestią, o której nie wolno zapominać właścicielom firm (nawet w czasach pandemii) jest stałe poruszanie się do przodu w dobrym kierunku. A jeśli parcie przed siebie jest niemożliwe, to przynajmniej postaraj się nie cofać.

Nie każda firma może pozwolić sobie na zatrudnianie wielu nowych osób i podejmowanie ryzyka rozbudowy infrastruktury w sytuacji, gdy zyski maleją ze względu na stagnację gospodarczą. Jeśli jednak odczuwasz w swojej firmie brak świeżej krwi i innowacji, to nie pozwól, by społeczna izolacja przeszkodziła Ci w rekrutowaniu nowych talentów. 

Rozmowę rekrutacyjną na odległość najlepiej jest przeprowadzić z Google Meet. Ta aplikacja pozwala kandydatowi i rekruterowi porozmawiać ze sobą twarzą w twarz bez masek i ryzyka zarażenia wirusem. 

Inną cechą Google Workspace, która pomaga skalować firmę niezależnie od zewnętrznych okoliczności, jest elastyczny plan subskrypcji. Jeśli zdecydujesz się na wdrożenie Google Workspace z Fly On The Cloud, to możesz:

  • Testować Google Workspace aż przez 30 dni bez opłat (Google oferuje dwukrotnie krótszy okres próbny),
  • Uzyskać pomoc z konfiguracją usługi i migracją danych,
  • Zrezygnować z usługi w dowolnym momencie, jeśli nie spełnia Twoich oczekiwań,
  • Skorzystać z oferty supportu i szkoleń dla użytkowników lub administratorów, 

A to wszystko z zachowaniem standardowej ceny licencji – takiej samej, jaką oferuje Google. 

Skontaktuj się z nami już dziś!