Poczta firmowa G Suite – dlaczego warto współpracować z Google?

Prowadzenie firmy wiąże się z codziennym podejmowaniem istotnych decyzji. Jedną z pierwszych jest wybór sposobu komunikacji. Możliwości jest wiele, dlatego warto zapoznać się, ze wszystkimi wadami i zaletami danego rozwiązania oraz rozważyć, czy da nam komfort oraz swobodę pracy. Warto pamiętać, że na poczcie firmowej przechowywanych jest wiele informacji i danych dotyczących klientów oraz samego przedsiębiorstwa. Dlatego też najlepiej wybrać bezpieczne oraz bezawaryjne rozwiązanie.

Co powinna zawierać poczta firmowa?

Poczta firmowa oprócz podstawowej funkcjonalności powinna dodatkowo spełniać kilka wymogów:

  • filtry antyspamowe i brak reklam – oczywiste jest, że na naszą skrzynkę przychodzi wiele wiadomości, które można potraktować jako spam. Ze względu na natłok wiadomości, nasi pracownicy mogą ominąć tę naprawdę istotną. Dlatego też nasza poczta firmowa powinna być zaopatrzona w filtry antyspamowe, które po odpowiednim ustawieniu blokują niechciane treści w naszej skrzynce odbiorczej. Warto również pamiętać o tym, by po wybraniu poczty firmowej nie wyświetlały nam się reklamy, które mogą rozpraszać naszych pracowników i obniżać ich efektywność.
  • adres mailowy we własnej domenie – adres na firmowej domenie wygląda profesjonalnie oraz jest łatwiejszy do zapamiętania dla pracowników i klientów. Nie ulega wątpliwości, że nasi kontrahenci potraktują firmę poważniej jeśli otrzymają wiadomość z adresu pawel.markowski@uslugistolarskie.pl zamiast pawelmarkowski22010@gmail.com
  • dodatkowe narzędzia – praca w firmie nie kończy się jedynie na korespondencji poprzez wiadomości e-mail. Ważne jest także zadbanie o sprawną współpracę oraz komunikację wewnątrz firmową.
  • gwarancję dostępności – nie możemy pozwolić na to, aby praca naszej firmy została wstrzymana, z powodu niedziałającej poczty email. Dlatego też przed wyborem danej usługi warto sprawdzić, czy możemy liczyć na jej bezawaryjność. Gwarancję dostępności określa się mianem SLA (Service Level Agreement) który powinien wynosić co najmniej 99,9%.
  • integracje – firmy korzystają z różnych narzędzi, zarówno do komunikacji jak i tworzenia plików. Dlatego ważne, by poczta firmowa integrowała się z obecnymi rozwiązaniami i nie kolidowała w trakcie codziennej pracy.
  • możliwość łatwego administrowania – zdarza się, że administrowanie pocztą e-mail jest trudnym i czasochłonnym zadaniem. Nie zawsze firma od początku istnienia posiada osoby o kompetencjach stricte technicznych. Dlatego też warto zadbać o to, aby wybrana przez nas poczta była łatwa do administrowania, a dodanie nowego użytkownika trwało zaledwie chwilę.

G Suite czyli poczta dla firm od Google

Co to jest G Suite?

 

G Suite dla firm - aplikacje

G Suite to pakiet usług działających w chmurze zaprojektowany z myślą o zespołach. Oferowane narzędzia pozwalają na efektywną komunikację, organizowanie pracy oraz współpracę.

G Suite to przede wszystkim:

Komunikacja – pakiet G Suite pozwala na sprawną współpracę między pracownikami naszej firmy, bez względu na to gdzie się znajdują. Ułatwia między innymi komunikację wewnątrz firmy oraz przeprowadzanie rozmów video z klientami z całego świata. Dodatkowo nasi pracownicy będą mogli bez problemu umawiać się na spotkania w dogodnych dla siebie godzinach.

Jest to możliwe dzięki aplikacjom takim jak:

  • Gmail
  • Kalendarz
  • Hangouts Chat
  • Hangouts Meet

Tworzenie – użytkownicy mają możliwość realizowania projektów bez konieczności pobierania plików w celu wprowadzenia zmian. Wszyscy współpracownicy edytują dokument w czasie rzeczywistym, ze względu na to nie ma potrzeby tworzenia oraz pobierania coraz to nowych wersji.

Mogą robić to na aplikacjach takich jak:

  • Google Docs
  • Google Sheets
  • Google Slides
  • Google Keep
  • Google Forms

Dostęp – pakiet G Suite pozwala na szybkie uzyskanie dostępu i przeszukanie wszystkich naszych plików z każdego urządzenia mobilnego.

Umożliwiają to aplikacje takie jak:

  • Dysk Google
  • Google Cloud Search

Kontrola – korzystając z narzędzi Google możemy mieć pewność, że wszystkie nasze pliki są bezpieczne. Aplikacje takie jak Vault umożliwiają archiwizację danych oraz zabezpieczenie ich na przykład na potrzeby postępowań sądowych.

Jak Google wychodzi naprzeciw klientom?

Google dba o to, aby praca naszej firmy przebiegała sprawnie i bezproblemowo, dlatego też na bieżąco oferuje swoim klientom coraz ciekawsze funkcje, dostosowując się do ich potrzeb.

Oferuje nam między innymi:

  • tryb ciemny w Kalendarzu i Keep – idąc za nowym trendem 20 maja Google ogłosił, że tryb ciemny będzie obsługiwany przez aplikacje Google Calendar i Keep na Androidzie.
  • telefon jako klucz bezpieczeństwa do weryfikacji dwuetapowej – nowa funkcja, którą wprowadził Google pozwala na użycie telefonu jako alternatywnej metody weryfikacji. Wszystkie telefony z Androidem 7.0 lub nowszym mają wbudowany klucz bezpieczeństwa, umożliwiający zalogowanie się na komputerze w pobliżu.
  • planowanie wysyłki wiadomości – funkcja ta daje nam swobodę pracy, ze względu na to, że nie trzeba pisać maila oraz wysyłać go w czasie rzeczywistym. Dzięki możliwości ustawienia daty i godziny wysyłki możemy być spokojni, że nawet podczas nieobecności nasi klienci otrzymają maile w umówionym terminie.
  • usuwanie duplikatów – dzięki tej funkcji możecie mieć pewność, że wiersze w danym arkuszu nie będą się dublować. Pozwala nam to między innymi na uporządkowanie listy klientów.
  • tryb poufny – pozwala na przesyłanie zaszyfrowanych wiadomości email. Dostęp do nich może być jedynie czasowy, a odbiorca przed otworzeniem wiadomości będzie musiał wpisać kod SMS, który zostanie przesłany na jego telefon.
  • Dyski Zespołu – aby ułatwić współpracę zespołów oraz nie stracić dostępu do plików danego pracownika, nawet zakończeniu współpracy, Google stworzył Dyski Zespołu. Jest to przestrzeń, w której zespoły pracowników mogą przechowywać, uzyskiwać dostęp oraz wyszukiwać swoje pliki.

Dlaczego warto wybrać G Suite?

G Suite dla firm

W przeciwieństwie do innych poczt firmowych, G Suite pozwala na korzystanie ze wszystkich swoich narzędzi z poziomu przeglądarki, bez konieczności pobierania jakichkolwiek aplikacji.

Poczta firmowa w G Suite to przede wszystkim:

  • własny adres w domenie
  • nielimitowana przestrzeń dyskowa na pliki i dokumenty w chmurze Google
  • możliwość przeprowadzania wideorozmów z nawet 100 użytkowników
  • niestandardowe reguły pozwalające chronić firmowe dane
  • centrum alertów o podejrzanych działaniach jak np. kilkukrotne błędne logowanie do konta Google, logowanie z nieporządanej lokalizacji,
  • udostępnianie plików na zewnątrz z poufnymi informacjami
  • archiwizacja danych np. na potrzeby postępowań sądowych
  • możliwość pracy nad plikami offline

Najlepszym sposobem na dokonanie odpowiedniego wyboru poczty firmowej jest przetestowanie dostępnych rozwiązań. Tylko u Partnera Google możesz rozpocząć 30-dniowy okres próbny, bez konieczności podpinania karty kredytowej. Przetestuj już dziś wszystkie funkcje (Dysk, Dokumenty, Formularze, reguły bezpieczeństwa).

2019-05-29T10:52:16+00:00

Zostaw komentarz

OK
Polityka Prywatności

Strona wykorzystuje ciasteczka w celu doskonalenia naszego serwisu.
Warunki przechowywania i dostępu do ciasteczek możesz w każdej chwili zmienić w ustawieniach przeglądarki.