G Suite vs. Microsoft 365 – którą usługę wybrać?

17/07/2020

G Suite vs. Microsoft 365

Przedsiębiorcy na wczesnym etapie rozwoju własnego biznesu stają przed wyborem narzędzi do współpracy, komunikacji i przechowywania danych. Choć rozwiązań jest wiele, to bój o klientów poszukujących chmurowej usługi all-in-one opartej na subskrypcji rozgrywa się w głównej mierze między Microsoftem a Google. 

Dlaczego to porównanie jest ważne?

Zazwyczaj unikamy porównywania biurowych pakietów Google i Microsoftu, ze względu na (uzasadnione) zarzuty, że firma, która ma tytuł Google Premier Partnera, nie może być obiektywna. Tym razem również długo się przed tym wzbranialiśmy. 

Jednak zdecydowaliśmy się podjąć ten temat ze względu na feedback od naszych klientów. Okazuje się bowiem, że choć osoby decyzyjne w firmach nie mają problemów z samodzielną oceną funkcjonalności obu usług i zakresu aplikacji wchodzących w ich skład, to trudno im wyciągnąć globalne wnioski. 

Dlatego postanowiliśmy przedstawić uogólniony profil organizacji, które tę decyzję mają już za sobą, a także wypisać podstawowe podobieństwa i różnice między usługami. Mamy nadzieję, że dzięki temu osoby, które nadal wahają się między G Suite a Microsoft 365, podejmą decyzję najlepiej dopasowaną do swoich potrzeb. 

G Suite vs. Microsoft 365 – podobieństwa

Subskrypcja – oba pakiety są usługami, które wykupujemy na określony czas i dla określonej liczby użytkowników. Dzięki temu nie musimy decydować się na dużą inwestycję z góry, a skalowanie biznesu to tylko kwestia dokupienia licencji lub upgrade’u pakietu. 

Narzędzia do komunikacji – zarówno Microsoft 365 jak i G Suite zapewniają skrzynkę pocztową, przestrzeń do wideokonferencji, platformę wymiany informacji i czat grupowy. Outlook z usługą Teams i Gmail zintegrowany z czatem oraz Google Meet dają w tym zakresie podobne możliwości. 

Oprogramowanie biurowe –  Funkcje aplikacji G Suite i Microsoft 365 w dużej mierze się pokrywają, jednak Google zostało stworzone jako cloud-native, podczas gdy Microsoft nadal oferuje znane i lubiane klasyczne programy. W obu usługach możemy współpracować na plikach przez internet oraz udostępniać je osobom spoza naszej organizacji. 

Bezpieczeństwo – obie usługi chmurowe pozostawiają administratorom maksymalną kontrolę nad danymi firmy i zabezpieczeniami. Korzystając z G Suite możemy też zarządzać tożsamością w chmurze i logowaniami SSO przy pomocy Google Cloud Identity. Odpowiednikiem tej usługi w Microsoft 365 jest Azure AD.

G Suite vs. Microsoft 365 – różnice 

Gmail i Outlook – Największa różnica między usługami Microsoftu i Google to poczta. Google planuje zintegrować skrzynkę Gmail ze wszystkimi aplikacjami G Suite, aby w jednym oknie przeglądarki użytkownicy mieli równocześnie maile, czat, dokumenty i wideokonferencje. Dzięki temu komunikacja zewnętrzna i wewnętrzna będzie zawsze pod kontrolą. Gmail jest też znany z zaawansowanych opcji wyszukiwania w poczcie. Microsoft Outlook jest natomiast najchętniej wybierany przez zwolenników lokalnych programów pocztowych.

Funkcjonalność programów biurowych – Choć G Suite wygrywa w obszarze komunikacji i optymalizacji do pracy online, to programy Microsoftu nadal oferują najwięcej możliwości edycji plików i przeprowadzania skomplikowanych operacji w arkuszach Excel. 

excel vs google sheets

Przestrzeń w chmurze – Microsoft 365 w każdym pakiecie daje użytkownikom 1TB na dysku OneDrive, podczas gdy w G Suite pojemność uzależniona jest od dwóch czynników – wariantu usługi i liczby użytkowników. W pakiecie Basic każde konto ma 30 GB przestrzeni, w pakiecie Business to 1 TB, ale gdy licencji jest więcej niż 5, to organizacja zyskuje nielimitowaną przestrzeń na Dysku Google. 

G Suite vs. Microsoft 365 – która usługa jest tańsza? 

Istnieje ogromna szansa, że zarówno Ty jak i Twoi pracownicy korzystaliście już z aplikacji Google i Office. Obie te usługi oferują bezpłatne warianty dla użytkowników indywidualnych, którzy założą konto Gmail lub Microsoft. 

Warianty prywatne oferują te same aplikacje i funkcje, ale nie dają kilku możliwości kluczowych dla biznesu: 

  • Własnej domeny w mailu, 
  • Dużej przestrzeni na dysku w chmurze, 
  • Opcji zarządzania kontami i urządzeniami, 
  • Integracji z innymi biznesowymi narzędziami.

Jeśli prowadzisz organizację, która chce wyraźnie zaznaczyć swoją obecność w internecie, wyglądać profesjonalnie w oczach klientów, a przy tym swobodnie pracować online, to potrzebujesz pakietu G Suite lub Microsoft 365 w jednym z biznesowych wariantów. Koszty obu usług niewiele się od siebie różnią. 

Microsoft 365 – opłaty miesięczne za użytkownika (podane ceny są cenami netto):

  • Microsoft 365 Business Basic – €4.20 ze zobowiązaniem rocznym
  • Microsoft 365 Business Standard – €10.50 ze zobowiązaniem rocznym / €12.60 ze zobowiązaniem miesięcznym
  • Microsoft 365 Business Premium – € 16.90 ze zobowiązaniem rocznym

G Suite – opłaty miesięczne za użytkownika (podane ceny są cenami netto): 

  • G Suite Basic – €5.20 ze zobowiązaniem miesięcznym 
  • G Suite Business – €10.40 ze zobowiązaniem miesięcznym
  • G Suite Enterprise – €23 ze zobowiązaniem miesięcznym
    • Przy spełnieniu określonych warunków można uzyskać 10% zniżki przy zobowiązaniu rocznym. Wówczas obowiązują ceny €4.68 za G Suite Basic i €9.36 za G Suite Business dla nowych klientów na pierwsze 20 kont.

Jak podjąć decyzję?

Koszt usługi nie powinien być jedynym czynnikiem, który wpływa na decyzje odpowiedzialnych managerów zespołów. Co jeszcze należy wziąć pod uwagę?

Styl pracy w organizacji – stawiacie na mobilność i uniwersalność narzędzi, czy bardziej na zaawansowaną funkcjonalność związaną z rozwiązaniami lokalnymi? W przypadku bardziej statycznego i tradycyjnego trybu pracy biurowej lepiej sprawdzi się Microsoft 365, natomiast elastyczne zespoły powinny wybrać G Suite. 

Preferencje i przyzwyczajenia zespołu – część pracowników z pokolenia X ma za sobą wiele lat nauki i pracy w lokalnych programach Microsoft Office. Natomiast Millenialsi oraz ich następcy są przyzwyczajeni do Gmaila i współpracy online w aplikacjach webowych. Jeśli zespół w Twojej firmie jest duży i zróżnicowany, to najlepiej rozstrzygnąć kluczowe zmiany narzędzi podczas wspólnej dyskusji zakończonej głosowaniem. 

Sugestie przyszłych administratorów systemu – wygoda pracowników to nie tylko funkcje samych aplikacji, ale też opcje zarządzania bezpieczeństwem, kontami, integracjami i archiwizacją danych. Do tych opcji będą mieli dostęp tylko administratorzy, dlatego tak ważne jest, żeby skonsultować z nimi tę decyzję i wspólnie omówić każdą rozpatrywaną opcję. 

Kiedy warto wybrać kompromis?

Jeśli każdy departament w Twojej firmie ma inny styl pracy i specyficzne potrzeby, to możesz rozważyć jeszcze jedno rozwiązanie – zapewnij pracownikom G Suite i Microsoft 365 równocześnie

Wbrew pozorom, nie jest to rzadko wybierana ścieżka, choć bez wątpienia zunifikowany system poczty, programów biurowych i narzędzi komunikacyjnych to najlepsze możliwe wyjście.

Zarówno usługi Microsoft 365, jak i G Suite są oparte na subskrypcji w formie miesięcznej opłaty za każde konto użytkownika. Dzięki temu wdrożenie obu usług w jednej organizacji nie stanowi problemu. Niektóre firmy oferują wybór narzędzi całym działom, a inne poszczególnym pracownikom. 

Przykładowo, jeśli firma składa się z działu IT, HR, Rachunkowości, Marketingu, Zakupów, Sprzedaży i Obsługi klienta, to podział mógłby wyglądać następująco: 

Marketing, Sprzedaż, Obsługa Klienta i IT to departamenty, które pracują bardzo dynamicznie i korzystają z dużej liczby zewnętrznych narzędzi do rozwiązywania zgłoszeń, analityki, komunikacji i działań promocyjnych. Dlatego w ich przypadku lepiej sprawdziłoby się oprogramowanie biurowe G Suite – ze względu na dużą liczbę integracji, szybkie wyszukiwanie w skrzynce i proste aplikacje webowe.

Z drugiej strony pracownicy Rachunkowości, Zakupów i Działu kadr operują na dużych bazach danych i mają bardziej indywidualny styl pracy. Dzięki temu najlepiej potrafią wykorzystać rozbudowaną funkcjonalność aplikacji z pakietu Microsoft 365. 

Zalety rozwiązania mieszanego: 

  • Możliwość przetestowania obu rozwiązań i zebranie feedbacku przed podjęciem ostatecznej decyzji. 
  • Każdy pracownik ma dostęp do narzędzi, które zna, lubi i preferuje.
  • Dokumenty z aplikacji Google i Microsoft 365 są kompatybilne, więc mnogość formatów plików nie spowoduje zakłóceń w przepływie informacji.  

Wady rozwiązanie mieszanego: 

  • Dwie konsole do zarządzania kontami i bezpieczeństwem to podwójny wysiłek dla administratora.
  • Brak ujednoliconego kanału kontaktu w całej firmie. 
  • Trudniejsza optymalizacja kosztów.

W podobny sposób funkcjonowało Miinto zanim podjęto decyzję o przeniesieniu wszystkich kont pracowników do G Suite, o czym możesz przeczytać w case study

Szukaj

Kategorie

Newsletter

DOŁĄCZ DO NEWSLETTERA, BY OTRZYMAĆ EBOOK

Zapisując się na nasz newsletter, otrzymasz nie tylko comiesięczne porcje praktycznej wiedzy o chmurowych rozwiązaniach, ale także bezpłatną publikację: Sekrety Aplikacji Google

Przedstawiamy w niej najciekawsze tricki i nieznane funkcje aplikacji Google Docs, Forms, Slides, Sites, Dysku Google oraz konsoli administracyjnej.

G Suite vs. Microsoft 365 – którą usługę wybrać?

17/07/2020

G Suite vs. Microsoft 365

Przedsiębiorcy na wczesnym etapie rozwoju własnego biznesu stają przed wyborem narzędzi do współpracy, komunikacji i przechowywania danych. Choć rozwiązań jest wiele, to bój o klientów poszukujących chmurowej usługi all-in-one opartej na subskrypcji rozgrywa się w głównej mierze między Microsoftem a Google. 

Dlaczego to porównanie jest ważne?

Zazwyczaj unikamy porównywania biurowych pakietów Google i Microsoftu, ze względu na (uzasadnione) zarzuty, że firma, która ma tytuł Google Premier Partnera, nie może być obiektywna. Tym razem również długo się przed tym wzbranialiśmy. 

Jednak zdecydowaliśmy się podjąć ten temat ze względu na feedback od naszych klientów. Okazuje się bowiem, że choć osoby decyzyjne w firmach nie mają problemów z samodzielną oceną funkcjonalności obu usług i zakresu aplikacji wchodzących w ich skład, to trudno im wyciągnąć globalne wnioski. 

Dlatego postanowiliśmy przedstawić uogólniony profil organizacji, które tę decyzję mają już za sobą, a także wypisać podstawowe podobieństwa i różnice między usługami. Mamy nadzieję, że dzięki temu osoby, które nadal wahają się między G Suite a Microsoft 365, podejmą decyzję najlepiej dopasowaną do swoich potrzeb. 

G Suite vs. Microsoft 365 – podobieństwa

Subskrypcja – oba pakiety są usługami, które wykupujemy na określony czas i dla określonej liczby użytkowników. Dzięki temu nie musimy decydować się na dużą inwestycję z góry, a skalowanie biznesu to tylko kwestia dokupienia licencji lub upgrade’u pakietu. 

Narzędzia do komunikacji – zarówno Microsoft 365 jak i G Suite zapewniają skrzynkę pocztową, przestrzeń do wideokonferencji, platformę wymiany informacji i czat grupowy. Outlook z usługą Teams i Gmail zintegrowany z czatem oraz Google Meet dają w tym zakresie podobne możliwości. 

Oprogramowanie biurowe –  Funkcje aplikacji G Suite i Microsoft 365 w dużej mierze się pokrywają, jednak Google zostało stworzone jako cloud-native, podczas gdy Microsoft nadal oferuje znane i lubiane klasyczne programy. W obu usługach możemy współpracować na plikach przez internet oraz udostępniać je osobom spoza naszej organizacji. 

Bezpieczeństwo – obie usługi chmurowe pozostawiają administratorom maksymalną kontrolę nad danymi firmy i zabezpieczeniami. Korzystając z G Suite możemy też zarządzać tożsamością w chmurze i logowaniami SSO przy pomocy Google Cloud Identity. Odpowiednikiem tej usługi w Microsoft 365 jest Azure AD.

G Suite vs. Microsoft 365 – różnice 

Gmail i Outlook – Największa różnica między usługami Microsoftu i Google to poczta. Google planuje zintegrować skrzynkę Gmail ze wszystkimi aplikacjami G Suite, aby w jednym oknie przeglądarki użytkownicy mieli równocześnie maile, czat, dokumenty i wideokonferencje. Dzięki temu komunikacja zewnętrzna i wewnętrzna będzie zawsze pod kontrolą. Gmail jest też znany z zaawansowanych opcji wyszukiwania w poczcie. Microsoft Outlook jest natomiast najchętniej wybierany przez zwolenników lokalnych programów pocztowych.

Funkcjonalność programów biurowych – Choć G Suite wygrywa w obszarze komunikacji i optymalizacji do pracy online, to programy Microsoftu nadal oferują najwięcej możliwości edycji plików i przeprowadzania skomplikowanych operacji w arkuszach Excel. 

excel vs google sheets

Przestrzeń w chmurze – Microsoft 365 w każdym pakiecie daje użytkownikom 1TB na dysku OneDrive, podczas gdy w G Suite pojemność uzależniona jest od dwóch czynników – wariantu usługi i liczby użytkowników. W pakiecie Basic każde konto ma 30 GB przestrzeni, w pakiecie Business to 1 TB, ale gdy licencji jest więcej niż 5, to organizacja zyskuje nielimitowaną przestrzeń na Dysku Google. 

G Suite vs. Microsoft 365 – która usługa jest tańsza? 

Istnieje ogromna szansa, że zarówno Ty jak i Twoi pracownicy korzystaliście już z aplikacji Google i Office. Obie te usługi oferują bezpłatne warianty dla użytkowników indywidualnych, którzy założą konto Gmail lub Microsoft. 

Warianty prywatne oferują te same aplikacje i funkcje, ale nie dają kilku możliwości kluczowych dla biznesu: 

  • Własnej domeny w mailu, 
  • Dużej przestrzeni na dysku w chmurze, 
  • Opcji zarządzania kontami i urządzeniami, 
  • Integracji z innymi biznesowymi narzędziami.

Jeśli prowadzisz organizację, która chce wyraźnie zaznaczyć swoją obecność w internecie, wyglądać profesjonalnie w oczach klientów, a przy tym swobodnie pracować online, to potrzebujesz pakietu G Suite lub Microsoft 365 w jednym z biznesowych wariantów. Koszty obu usług niewiele się od siebie różnią. 

Microsoft 365 – opłaty miesięczne za użytkownika (podane ceny są cenami netto):

  • Microsoft 365 Business Basic – €4.20 ze zobowiązaniem rocznym
  • Microsoft 365 Business Standard – €10.50 ze zobowiązaniem rocznym / €12.60 ze zobowiązaniem miesięcznym
  • Microsoft 365 Business Premium – € 16.90 ze zobowiązaniem rocznym

G Suite – opłaty miesięczne za użytkownika (podane ceny są cenami netto): 

  • G Suite Basic – €5.20 ze zobowiązaniem miesięcznym 
  • G Suite Business – €10.40 ze zobowiązaniem miesięcznym
  • G Suite Enterprise – €23 ze zobowiązaniem miesięcznym
    • Przy spełnieniu określonych warunków można uzyskać 10% zniżki przy zobowiązaniu rocznym. Wówczas obowiązują ceny €4.68 za G Suite Basic i €9.36 za G Suite Business dla nowych klientów na pierwsze 20 kont.

Jak podjąć decyzję?

Koszt usługi nie powinien być jedynym czynnikiem, który wpływa na decyzje odpowiedzialnych managerów zespołów. Co jeszcze należy wziąć pod uwagę?

Styl pracy w organizacji – stawiacie na mobilność i uniwersalność narzędzi, czy bardziej na zaawansowaną funkcjonalność związaną z rozwiązaniami lokalnymi? W przypadku bardziej statycznego i tradycyjnego trybu pracy biurowej lepiej sprawdzi się Microsoft 365, natomiast elastyczne zespoły powinny wybrać G Suite. 

Preferencje i przyzwyczajenia zespołu – część pracowników z pokolenia X ma za sobą wiele lat nauki i pracy w lokalnych programach Microsoft Office. Natomiast Millenialsi oraz ich następcy są przyzwyczajeni do Gmaila i współpracy online w aplikacjach webowych. Jeśli zespół w Twojej firmie jest duży i zróżnicowany, to najlepiej rozstrzygnąć kluczowe zmiany narzędzi podczas wspólnej dyskusji zakończonej głosowaniem. 

Sugestie przyszłych administratorów systemu – wygoda pracowników to nie tylko funkcje samych aplikacji, ale też opcje zarządzania bezpieczeństwem, kontami, integracjami i archiwizacją danych. Do tych opcji będą mieli dostęp tylko administratorzy, dlatego tak ważne jest, żeby skonsultować z nimi tę decyzję i wspólnie omówić każdą rozpatrywaną opcję. 

Kiedy warto wybrać kompromis?

Jeśli każdy departament w Twojej firmie ma inny styl pracy i specyficzne potrzeby, to możesz rozważyć jeszcze jedno rozwiązanie – zapewnij pracownikom G Suite i Microsoft 365 równocześnie

Wbrew pozorom, nie jest to rzadko wybierana ścieżka, choć bez wątpienia zunifikowany system poczty, programów biurowych i narzędzi komunikacyjnych to najlepsze możliwe wyjście.

Zarówno usługi Microsoft 365, jak i G Suite są oparte na subskrypcji w formie miesięcznej opłaty za każde konto użytkownika. Dzięki temu wdrożenie obu usług w jednej organizacji nie stanowi problemu. Niektóre firmy oferują wybór narzędzi całym działom, a inne poszczególnym pracownikom. 

Przykładowo, jeśli firma składa się z działu IT, HR, Rachunkowości, Marketingu, Zakupów, Sprzedaży i Obsługi klienta, to podział mógłby wyglądać następująco: 

Marketing, Sprzedaż, Obsługa Klienta i IT to departamenty, które pracują bardzo dynamicznie i korzystają z dużej liczby zewnętrznych narzędzi do rozwiązywania zgłoszeń, analityki, komunikacji i działań promocyjnych. Dlatego w ich przypadku lepiej sprawdziłoby się oprogramowanie biurowe G Suite – ze względu na dużą liczbę integracji, szybkie wyszukiwanie w skrzynce i proste aplikacje webowe.

Z drugiej strony pracownicy Rachunkowości, Zakupów i Działu kadr operują na dużych bazach danych i mają bardziej indywidualny styl pracy. Dzięki temu najlepiej potrafią wykorzystać rozbudowaną funkcjonalność aplikacji z pakietu Microsoft 365. 

Zalety rozwiązania mieszanego: 

  • Możliwość przetestowania obu rozwiązań i zebranie feedbacku przed podjęciem ostatecznej decyzji. 
  • Każdy pracownik ma dostęp do narzędzi, które zna, lubi i preferuje.
  • Dokumenty z aplikacji Google i Microsoft 365 są kompatybilne, więc mnogość formatów plików nie spowoduje zakłóceń w przepływie informacji.  

Wady rozwiązanie mieszanego: 

  • Dwie konsole do zarządzania kontami i bezpieczeństwem to podwójny wysiłek dla administratora.
  • Brak ujednoliconego kanału kontaktu w całej firmie. 
  • Trudniejsza optymalizacja kosztów.

W podobny sposób funkcjonowało Miinto zanim podjęto decyzję o przeniesieniu wszystkich kont pracowników do G Suite, o czym możesz przeczytać w case study

Szukaj

Kategorie

Newsletter

DOŁĄCZ DO NEWSLETTERA, BY OTRZYMAĆ EBOOK

Zapisując się na nasz newsletter, otrzymasz nie tylko comiesięczne porcje praktycznej wiedzy o chmurowych rozwiązaniach, ale także bezpłatną publikację: Sekrety Aplikacji Google

Przedstawiamy w niej najciekawsze tricki i nieznane funkcje aplikacji Google Docs, Forms, Slides, Sites, Dysku Google oraz konsoli administracyjnej.