G Suite vs. darmowy Gmail – co się sprawdzi w firmie?

19/06/2019

g sute vs darmowy gmail grafika

Gmail to jedna z najpopularniejszych skrzynek pocztowych świata. Użytkownicy chętnie korzystają z niej zarówno w celach prywatnych, jak i biznesowych. Domena gmail.com przez swoją popularność szybko nam spowszedniała – dzięki temu dobrze sprawdza się w prywatnej korespondencji. Jednak wysłanie wiadomości e-mail do kontrahentów z adresu typu marek102@gmail.com nie jest kojarzone z profesjonalizmem.

Budowanie siły marki oraz pozytywnego wizerunku firmy w internecie jest szczególnie ważne odkąd powszechna cyfryzacja umożliwiła klientom odnalezienie setek tysięcy podobnych ofert jednym kliknięciem. Aby sprostać wymaganiom klientów biznesowych, Google stworzyło pakiet G Suite. Co G Suite oferuje przedsiębiorcom?

ebook gmail

Gmail vs G Suite

Własna domena w adresie e-mail

W budowaniu pozytywnego wizerunku marki pomocne jest używanie adresów e-mail, które nie tylko są łatwe do zapamiętania, ale przede wszystkim świadczą o profesjonalizmie. Warto korzystać ze skrzynki pocztowej, której adres kojarzy się bezpośrednio z branżą oraz firmą. G Suite umożliwia zastąpienie generycznej domeny @gmail.com Twoim unikalnym adresem strony. Nie wymaga to tworzenia nowego konta pocztowego, wystarczy dodać domenę w panelu administratora i można korzystać z profesjonalnie prezentującego się adresu e-mail.

Biznesowy Gmail umożliwia również tworzenie aliasów, czyli alternatywnych adresów przypisanych do jednej lub wielu skrzynek pocztowych. Możesz dzięki temu ustawić wspólnego adres mailowy dla kilku osób, taki jak support@domena.com. Jeżeli jeden z naszych klientów napisze maila na ten adres, trafi on również bezpośrednio do skrzynek przypisanych osób, na przykład pracowników działu obsługi klienta.

Zobacz też:

Więcej przestrzeni na dane

Każdy użytkownik darmowego Gmaila ma dostęp do 15 GB przestrzeni na dane. Ta pojemność jest wystarczająca dla wielu prywatnych użytkowników, jednak ci, którzy zapisują na Dysku zdjęcia, wiele plików i załączników z poczty, czy kopię zapasową danych z telefonu muszą się liczyć z tym, że po od czasu do czasu konieczne będą czystki.

gmail pojemność dysku google

Wdrożenie pakietu G Suite natychmiast zwiększa przestrzeń na pliki i zdjęcia.

  • Podstawowy pakiet Basic oferuje 30 GB.
  • W pakiecie Business możemy już mieć nielimitowaną przestrzeń (lub 1 TB na użytkownika, gdy jest mniej niż 5 kont)
  • Użytkownicy G Suite Enterprise mają nieograniczoną przestrzeń na dysku, niezależnie od liczby kont.

Więcej pamięci to komfort dostępu do wszystkich dokumentów, projektów, kopii zapasowych oraz innych plików z dowolnego urządzenie połączonego z internetem.

G suite pojemność dysku google

Zobacz też: 

Dyski współdzielone dla lepszej współpracy

Większa przestrzeń to nie jedyna zaleta biznesowej odsłony Google Drive. G Suite to usługa, która maksymalizuje zbiorową produktywność i ułatwia współpracę, dlatego firmowy Drive daje zespołom wyjątkowe narzędzie – Dyski Współdzielone. Zaletą takich dysków jest to, że nie mają jednego właściciela. Jak to pomaga w praktyce? Pliki przechowywane na Dysku Współdzielonym są własnością każdej osoby, która ma dostęp do dysku. Wystarczy jednorazowo udostępnić dysk wszystkim współpracownikom ze swojego działu, by swobodnie pracować na plikach, które zawiera i gromadzić archiwum wyników wspólnej pracy. Zalety tego rozwiązania, to między innymi:

  • dostęp do plików nawet po odejściu pracownika: zazwyczaj, gdy jeden z pracowników odejdzie z firmy, jego konta są usuwane. Jeśli zapomnimy o wcześniejszej zmianie właściciela plików, to bezpowrotnie je utracimy. Dyski Zespołu pozwalają na zatrzymanie plików, nawet po zakończeniu współpracy z daną osobą.
  • ulepszone reguły udostępniania: każdy z członków zespołu widzi tę samą treść.
  • łatwiejszy dostęp do treści: po dodaniu danej osoby do Grupy Dyskusyjnej, jest ona automatycznie dodawana do wszystkich dysków obejmujących tę grupę.
  • udostępnianie dysku osobom zewnętrznym: istnieje możliwość udostępnienia dysku osobom spoza firmy, w takim wypadku wszystkie zmiany wprowadzone przez użytkowników zewnętrznych, stają się własnością domeny. Jeśli nie chcesz, aby Twoje dane były udostępniane poza organizację – możesz tego zabronić.

Zobacz też:

Bezpieczeństwo z pakietem G Suite

Administratorzy G Suite mają wszystko pod kontrolą dzięki intuicyjnej i funkcjonalnej konsoli ustawień. Panel admina umożliwia zdalne zarządzanie bezpieczeństwem danych firmy. Praktycznym rozwiązaniem jest m.in. zastosowanie blokady dostępu do ważnych plików dla użytkowników spoza domeny – zabezpiecza to wrażliwe dane przed osobami niepowołanymi, a tym samym chroni firmę przed wyciekiem.

Administrator może też sprawdzić, czy użytkownicy używają wystarczająco silnych haseł podczas logowania do skrzynek pocztowych. Dodatkowo dla większego bezpieczeństwa może wymusić zmianę hasła co 30 dni. Wersja Enterprise daje także możliwość ustawienia logowania tylko z jednego adresu IP. Oznacza to, że niektórzy pracownicy będą mogli zalogować się do poczty firmowej jedynie w biurze. Bezpłatna wersja Gmaila nie daje takich możliwości.

Warto także wspomnieć o tym, że w przypadku korzystania z poczty Gmail konta użytkowników należą do pracowników. W G Suite to administrator zarządza kontami wszystkich zatrudnionych. Dzięki temu, gdy któryś z nich odejdzie z pracy, korespondencja nadal będzie trafiała do firmy, a nie na jego prywatny adres e-mailowy. Dodatkowo administrator ma możliwość zablokowania dostępu do plików osobom już nienależącym do struktur organizacji.

Zobacz też:

Filtry antyspamowe dla zwiększenia komfortu i bezpieczeństwa pracy

Gmail oferuje podstawowe filtry antyspamowe. Zdarza się jednak, że ważna korespondencja, w której znajdują się wrażliwe załączniki lub treści, może zostać potraktowana jako spam. Pakiet G Suite umożliwia proste skonfigurowanie filtrów antyspamowych. Możliwe jest m.in. dodanie adresu IP naszego kontrahenta do białej listy, co daje gwarancję dostarczenia wiadomości.

Automatyczne tworzenie kopii zapasowych

Użytkownicy darmowego konta Gmail nie mogą skorzystać z funkcji automatycznego tworzenia kopii zapasowych danych. Inaczej sytuacja wygląda w przypadku G Suite. Administrator może zlecić automatyczne wykonywanie kopii zapasowych w Google Drive. Dzięki temu w razie przypadkowego usunięcia plików, czy też awarii któregoś z urządzeń szkody zostaną zminimalizowane.

Wsparcie pomocy technicznej

W przeciwieństwie do poczty Gmail, pakiet G Suite daje klientom dostęp do stałej pomocy technicznej – zarówno ze strony konsultantów Google, jak i zespołu Fly On The Cloud. Google dostarcza wsparcie tylko w języku polskim, natomiast lokalny partner Google – Fly On The Cloud – obsługuje klientów zarówno w języku polskim jak i angielskim. Inną zaletą współpracy z firmą partnerską jest to, że istnieje możliwość organizacji szkolenia dla administratorów lub użytkowników G Suite.

Gmail dla firm za darmo

W określonych przypadkach firmy i placówki naukowe mogą skorzystać z pełnej funkcjonalności biznesowych pakietów G Suite zupełnie bez opłat.

G Suite dla Organizacji Non Profit

Z darmowej wersji pakietu G Suite mogą korzystać organizacje pozarządowe. Pozwala on na usprawnienie pracy całej jednostki, tworzenie zbiórek online oraz angażowanie nowych osób.

Aby skorzystać z darmowej wersji G suite organizacja musi :

  • mieć status jednostki charytatywnej,
  • być zweryfikowana jako organizacja non-profit przez TechSoup lub regionalnego partnera TechSoup,
  • być organizacją pożytku publicznego, fundacją lub też stowarzyszeniem zarejestrowanym w KRS.

G Suite dla Szkół i Uczelni

Dedykowane rozwiązanie Google przygotował także dla Szkół oraz Uczelni Wyższych. Aby zostać odbiorcą G Suite Enterprise dla Edukacji, konieczne jest spełnienie kilku warunków:

  • instytucja musi mieć zweryfikowany status organizacji non-profit
  • instytucja musi być jednostką edukacyjną, akredytowaną, uznawaną przez organy państwa.
  • instytucja musi przyznawać uznawane w kraju lub na świecie świadectwa uzyskania wykształcenia.

Darmowej wersji G Suite for Education oraz dla Organizacji Non-Profit poświęciliśmy osobny wpis na naszym blogu.

Darmowy okres próbny

Bez względu na to, czy prowadzisz firmę, czy jesteś członkiem organizacji non-profit, masz możliwość darmowego przetestowania pakietu G Suite przez 30 dni. Aby rozpocząć bezpłatny okres próbny należy zarejestrować się na naszej stronie.

G Suite Legacy

G Suite Legacy jako okrojona wersja pakietu biznesowego G Suite oferowana była użytkownikom do grudnia 2012 roku. Google postanowiło jednak wycofać ten produkt ze swojej oferty. Nadal korzystają z niego osoby, które zarejestrowały się w G Suite Legacy przed upływem tego terminu. Jednak ta wersja nie posiada wszystkich funkcji i możliwości jakie daje płatny pakiet G Suite. Przykładowo nie możemy zmienić domeny głównej w adresie email, lub też w przypadku wideokonferencji przeprowadzanych za pomocą Google Meet ograniczenie liczby uczestników wynosi 10 osób. Podczas, gdy w przypadku wersji Basic – 100 osób, Business – 150 osób, Enterprise – 250 osób.