G Suite vs. darmowy Gmail – co się sprawdzi w firmie?

Poczta Gmail znana jest niemalże na całym świecie. Użytkownicy chętnie korzystają z niej zarówno w celach prywatnych, jak i biznesowych. Chociaż domena gmail.com cieszy się tak dużą popularnością, wysłanie z niej wiadomości e-mail do kontrahentów zazwyczaj nie jest kojarzone z profesjonalizmem. Budowanie pozytywnego wizerunku marki we współczesnych czasach konkurencji jest bardzo ważne. Aby sprostać wymaganiom klientów biznesowych, Google stworzyło pakiet G Suite. Czy faktycznie jest to lepsze rozwiązanie dla przedsiębiorstwa?

Gmail vs G Suite

Własna domena w adresie e-mail

Pomocne w budowaniu pozytywnego wizerunku marki jest używanie adresu e-mail, który jest nie tylko łatwy do zapamiętania, ale przede wszystkim świadczy o profesjonalizmie. Podstawą jest więc korzystanie ze skrzynki pocztowej, której adres kojarzy się bezpośrednio z branżą oraz firmą.

Na rynku wciąż można spotkać wiele adresów firmowych zakończonych domeną gmail.com. Niestety, wadą darmowej wersji poczty jest brak unikalności i rozpoznawalności. Na szczęście wprowadzenie pakietu G Suite pozwoliło rozwiązać ten problem. Umożliwia on podpięcie domeny pod własny adres email. Nie wymaga to tworzenia nowego konta pocztowego, wystarczy dodać domenę w panelu administratora i można korzystać z profesjonalnie prezentującego się adresu e-mail.

Firmowy Gmail umożliwia również dodawanie aliasów, będących adresami alternatywnymi przypisanymi do innych skrzynek pocztowych. Pozwala to na stworzenie wspólnego adresu mailowego, na przykład sklep@domena.com. Jeżeli jeden z naszych klientów napisze maila na ten adres, trafi on również bezpośrednio do przypisanych osób, na przykład sprzedawców.

Dużo więcej przestrzeni na dane

Każdy użytkownik darmowego Gmaila ma dostęp do 15 GB przestrzeni na dane za darmo. Może wydać się to wystarczające, jednak przestrzeń ta współdzielona jest pomiędzy pocztą (wraz z załącznikami), dysk Google Drive, Zdjęcia oraz ewentualne kopie zapasowe (np. ze smartfona).

Pakiet G Suite pozwala w szybki sposób zwiększyć przestrzeń na pliki i zdjęcia. Podstawowy pakiet Basic oferuje 30 GB. Business (1 TB w przypadku mniej niż 5 użytkowników) oraz Enterprise oferują natomiast nieograniczoną przestrzeń na dysku. Więcej pamięci to więcej miejsca na przechowywanie dokumentów, projektów, kopii zapasowych oraz innych plików.

Bezpieczeństwo z pakietem G Suite

Pakiet G Suite oferuje użytkownikowi intuicyjną i funkcjonalną konsolę administracyjną. Dzięki niej możliwe jest proste zarządzanie bezpieczeństwem danych firmy. Praktycznym rozwiązaniem jest m.in. zastosowanie blokady dostępu do plików, zabezpieczając je przed osobami niepowołanymi, a tym samym chroniąc przed wyciekiem. Administrator G Suite ma dużą kontrolę nad bezpieczeństwem danych w firmie.

Dla przykładu może sprawdzić, czy poszczególni użytkownicy używają mocnych haseł, logując się do swoich skrzynek pocztowych. Dodatkowo dla większego bezpieczeństwa może wymusić zmianę hasła co 30 dni. Wersja Enterprise daje także możliwość logowania tylko w ramach jednego adresu IP. Oznacza to, że pracownicy będą mogli zalogować się do poczty firmowej jedynie w biurze. Bezpłatna wersja Gmaila nie daje takich możliwości.

Warto także wspomnieć o tym, że w przypadku korzystania z poczty Gmail konta użytkowników należą do pracowników. W G Suite to administrator zarządza kontami wszystkich zatrudnionych. Dzięki temu, gdy któryś z nich odejdzie z pracy, korespondencja nadal będzie trafiała do firmy, a nie na jego prywatny adres e-mailowy. Dodatkowo administrator ma możliwość zablokowania dostępu do plików osobom już nienależącym do struktur organizacji.

Filtry antyspamowe dla zwiększenia komfortu i bezpieczeństwa pracy

Gmail oferuje podstawowe filtry antyspamowe. Zdarza się jednak, że ważna korespondencja, w której znajdują się wrażliwe załączniki lub treści, może zostać potraktowana jako spam. Pakiet G Suite umożliwia proste skonfigurowanie filtrów antyspamowych. Możliwe jest m.in. dodanie adresu IP naszego kontrahenta do białej listy, co daje gwarancję dostarczenia wiadomości.

Automatyczne tworzenie kopii zapasowych

Użytkownicy darmowego konta Gmail nie mogą skorzystać z funkcji automatycznego tworzenia kopii zapasowych danych. Inaczej sytuacja wygląda w przypadku pakietu G Suite. Administrator może zlecić automatyczne wykonywanie kopii zapasowych w Google Drive. Dzięki temu ograniczone zostaną szkody na wypadek przypadkowego usunięcia plików, czy też awarii któregoś z urządzeń.

G Suite – lepsza współpraca pomiędzy pracownikami

Pakiet G Suite pozwala na jeszcze sprawniejszą współpracę między naszymi pracownikami. Umożliwiają to między innymi Dyski Współdzielone (wcześniej Dyski Zespołu) dostępne w wersji Business oraz Enterprise. Dyski Współdzielone to przestrzeń, w której zespoły pracowników mogą przechowywać, uzyskiwać dostęp oraz wyszukiwać swoje pliki. Posiadają one jednak wiele udogodnień, które ułatwią nam codzienną pracę.

Należą do nich:

  • dostęp do plików nawet po odejściu pracownika: zazwyczaj, gdy jeden z pracowników odejdzie z firmy, jego konta są usuwane. Często łączy się to ze stratą jego plików. Dyski Zespołu pozwalają na zatrzymanie ich, nawet po zakończeniu współpracy z daną osobą.
  • ulepszone reguły udostępniania: każdy z członków zespołu widzi tę samą treść
    łatwiejszy dostęp do treści: po dodaniu danej osoby do Grupy Dyskusyjnej, jest ona automatycznie dodawana do wszystkich dysków obejmujących tę grupę.
  • udostępnianie dysku osobom zewnętrznym: istnieje możliwość udostępnienia dysku osobom spoza firmy, w takim wypadku wszystkie zmiany wprowadzone przez użytkowników zewnętrznych, stają się własnością domeny. Jeśli nie chcesz, aby Twoje dane były
  • udostępniane poza organizację – możesz tego zabronić

Wsparcie pomocy technicznej

W przeciwieństwie do poczty Gmail pakiet G Suite oferuje wsparcie pomocy technicznej – zarówno konsultantów Google, jak i Fly On The Cloud. Jednakże w przypadku Google jest to opcja anglojęzyczna, natomiast jeśli chodzi o Fly On The Cloud to pracownicy działu pomocy technicznej obsługują klientów zarówno w języku polskim jak i angielskim.

Gmail dla firm za darmo

G Suite dla Organizacji Non Profit

Z darmowej wersji pakietu G Suite mogą korzystać organizacje pozarządowe. Pozwala on na usprawnienie pracy całej jednostki, tworzenie zbiórek online oraz angażowanie nowych osób.

Aby skorzystać z darmowej wersji G suite organizacja musi :

  • mieć status jednostki charytatywnej,
  • być zweryfikowana jako organizacja non-profit przez TechSoup lub regionalnego partnera TechSoup,
  • być organizacją pożytku publicznego, fundacją lub też stowarzyszeniem zarejestrowanym w KRS.

G Suite dla Szkół i Uczelni

Dedykowane rozwiązanie Google przygotował także dla Szkół oraz Uczelni Wyższych. Aby zostać odbiorcą G Suite Enterprise dla Edukacji, konieczne jest spełnienie kilku warunków:

  • instytucja musi mieć zweryfikowany status organizacji non-profit
  • instytucja musi być jednostką edukacyjną, akredytowaną, uznawaną przez organy państwa.
  • instytucja musi przyznawać uznawane w kraju lub na świecie świadectwa uzyskania wykształcenia.

Darmowej wersji G Suite for Education oraz dla Organizacji Non-Profit poświęciliśmy osobny wpis na naszym blogu.

Darmowy okres próbny

Bez względu na to, czy prowadzisz firmę, czy jesteś członkiem organizacji non-profit, masz możliwość darmowego przetestowania pakietu G Suite przez 30 dni. Aby rozpocząć bezpłatny okres próbny należy zarejestrować się na naszej stronie.

G Suite Legacy

G Suite Legacy jako okrojona wersja pakietu biznesowego G Suite oferowana była użytkownikom do grudnia 2012 roku. Google postanowiło jednak wycofać ten produkt ze swojej oferty. Nadal korzystają z niego osoby, które zarejestrowały się w G Suite Legacy przed upływem tego terminu. Jednak ta wersja nie posiada wszystkich funkcji i możliwości jakie daje płatny pakiet G Suite. Przykładowo nie możemy zmienić domeny głównej w adresie email, lub też w przypadku wideokonferencji przeprowadzanych za pomocą Hangouts Meet ograniczenie liczby uczestników wynosi 10 osób. Podczas, gdy w przypadku wersji Basic – 25 osób, Business – 50 osób, Enterprise – 100 osób.


g suite polska

2019-06-19T15:39:20+00:00

Zostaw komentarz

OK
Polityka Prywatności

Strona wykorzystuje ciasteczka w celu doskonalenia naszego serwisu.
Warunki przechowywania i dostępu do ciasteczek możesz w każdej chwili zmienić w ustawieniach przeglądarki.