5 innowacyjnych sposobów na poprawienie komunikacji wewnętrznej w firmie

2019-08-29T13:35:04+00:0029/08/2019|

Komunikacja wewnętrzna przekłada się na sukces całego przedsiębiorstwa. Badania opublikowane przez Willis Towers Watson udowodniły, że firmy, które przykładają dużą wagę do zarządzania komunikacją, mają ponad trzykrotnie większe szanse na prześcignięcie konkurentów z branży, niż firmy, które nie dbają o ten obszar życia zawodowego. Ponadto okazało się, że istnieje silna zależność pomiędzy skuteczną komunikacją, a finansowym sukcesem organizacji.

Pomimo olbrzymiej wagi komunikacji w życiu przedsiębiorstwa, wiele firm odkłada tę kwestię na boczny tor. Sukces komunikacyjny trudno przedstawić na wykresie podczas podsumowania kwartału, więc nie wszyscy dostrzegają, w jaki sposób przekłada się na zyski. Takie krótkowzroczne podejście stało się przyczyną upadku wielu obiecujących biznesów. Największe i najlepiej prosperujące firmy stawiają na myślenie strategiczne i przyszłościowe – czyli na wdrażanie systemów, które można łatwo skalować wraz z rozwojem organizacji.

Innym powodem, dla którego komunikacja w firmach często rozwija się samoistnie (co prowadzi do nieporozumień) jest brak znajomości skutecznych narzędzi do prowadzenia wewnętrznych dyskusji i rozmów prywatnych. Jednym z najlepszych narzędzi tego typu jest Workplace, czyli platforma komunikacyjna oparta na znanym i prostym interfejsie Facebooka.

Workplace by Facebook – co to jest?

W skrócie – Workplace to platforma komunikacyjna dla firm. Powstała w odpowiedzi na potrzeby organizacji, które dotychczas używały grup na Facebooku do rozmów służbowych. Łączenie spraw zawodowych i osobistych na jednym profilu w mediach społecznościowych nigdy nie jest dobrym pomysłem. Prywatne posty i feed z polubionych stron mieszają się na tablicy z ważnymi informacjami – w takiej sytuacji nietrudno o dekoncentrację.

Workplace to platforma, która zachowała znajomy wygląd i funkcjonalność najbardziej popularnego medium społecznościowego świata, ale jest przystosowana do potrzeb firm. Promuje otwartą komunikację, informacje zwrotne i różnorodność opinii, by zaangażować pracowników w życie organizacji.

Wadą grupowych komunikatorów jest często to, że tracą na efektywności wraz ze wzrostem liczby użytkowników. Służbowy dialog zaczyna wówczas przypominać przekrzykiwanie się na zatłoczonej ulicy. Przewagą Workplace’a jest to, że podobnie jak Facebook, nie łamie się pod naporem globalnych oczekiwań. Platforma wyposażona jest w inteligentny algorytm, który uczy się potrzeb Twojej firmy i z czasem coraz lepiej się do nich przystosowuje.

man smiling in a videocall on smartphone - workplace by facebook

1. Buduj kulturę organizacji filmami wideo

Kontakt za pośrednictwem filmów jest dużo bardziej personalny i autentyczny niż zwykłe przesłanie wiadomości tekstowej. Coraz więcej właścicieli firm i managerów zespołów wykorzystuje ogólnofirmowe komunikatory, aby pozostać w bliskim kontakcie ze swoim zespołem nawet podczas pracy zdalnej, czy wyjazdu służbowego.

Na Workplace’ie można udostępniać filmy, live streamy i wideokonferencje, podobnie jak na Facebooku. Warto wykorzystać tę możliwość, aby spersonalizować kontakt ze swoimi pracownikami. Wideo to świetny sposób na spontaniczne podzielenie się wrażeniami ze szkolenia, czy firmowej integracji.

Tutoriale ułatwią onboarding

Nowi pracownicy mogą być wdrażani do firmy w sposób ustandaryzowany – poprzez serię instrukcji wideo, które wykluczają ryzyko wystąpienia pomyłek lub niedomówień. Jednorazowy wysiłek, związany z nagraniem tutoriali, szybko zwróci się z nawiązką. Takie rozwiązanie oszczędza czas i energię pracowników działu kadr, a także przyspiesza naukę nowych członków drużyny.

Wideo można wykorzystać w onboardingu na wiele sposobów. Nowy pracownik może obejrzeć w pierwszym dniu:

  • Prezentację ogólnych spraw organizacyjnych
  • Instrukcję obsługi służbowego sprzętu
  • Wprowadzenie do obowiązków na swoim stanowisku
  • Wycieczkę po biurze i krótkie przedstawienie pracowników
  • Powitanie od właściciela firmy – nawet, gdy chwilowo nie ma go w biurze

 

2. Zintegruj zespoły w grupach na Workplace

W grupie raźniej

Aby utrzymać lojalność pracowników, komunikacja wewnętrzna w firmie powinna wzbudzać w nich poczucie sprawczości i wspólnotowości. Świadomość realnego wpływu na biznesowe decyzje firmy i przynależność do grupy osób, które mają wspólny cel, to najlepszy środek zapobiegający wypaleniu zawodowemu.

Wszystko w jednym miejscu

Wiadomości tekstowe stają się podstawą komunikacji w firmach. Gdy organizacja używa wielu wewnętrznych kanałów kontaktu na raz, to odnajdywanie potrzebnych wiadomości i plików staje się uciążliwe.

“Nie pamiętam, kiedy ostatnio musiałam wysyłać maila do wszystkich w firmie” – powiedziała Kasia z działu HR po jednym ze szkoleń na temat Workplace’a, które przeprowadziliśmy w jej firmie. W takich chwilach czujemy, że nasze wysiłki w celu popularyzacji efektywnych komunikatorów przynoszą rezultaty i realnie ułatwiają ludziom pracę. Mail, Podio, Trello, Jira i wszystkie inne firmowe aplikacje wykorzystujmy zgodnie z przeznaczeniem – komunikację pozostawmy komunikatorom.

workplace groups on mobile phones

3. Postaw na swobodę dzielenia się opiniami i pomysłami

Crowdsourcing pomysłów

Burza mózgów to znana metoda pobudzania kreatywności – uwzględnienie wielu różnych punktów widzenia problemu pozwala dojść do optymalnego rozwiązania. Zbieranie zespołu w salce konferencyjnej i spisywanie uwag na tablicy zadziała tylko w małych firmach. Duże przedsiębiorstwa stawiają na cyfrowe platformy, dzięki którym stały napływ uwag, pomysłów i opinii nie jest zależny od lokalizacji. Workplace umożliwia wszystkim pracownikom przyłączenie się do dyskusji i wspólne wypracowanie najlepszych strategii.

Feedback w czasie rzeczywistym

Samo delegowanie zadań i odgórne informowanie aktualnościach, to jeszcze nie jest dialog. Zarząd musi pamiętać o tym, że komunikacja wewnętrzna w firmie to proces dwukierunkowy. Pracownicy cenią sobie swobodę wyrażania opinii i zgłaszania pomysłów lub problemów. Wdrożenie firmowych mediów społecznościowych to najlepszy sposób, żeby dać wszystkim prawo głosu w ważnych kwestiach. Pracownicy mogą wyrażać swoje zdanie poprzez posty, komentarze, reakcje, czy GIFy.

 

4. Zadbaj o przepływ najważniejszych informacji

Otwarta komunikacja i transparentność to dwie spośród najbardziej pożądanych cech firmy. Pracownicy są znacznie mocniej zaangażowani w funkcjonowanie organizacji, jeśli są dobrze poinformowani czego się od nich oczekuje, do kogo mogę sią zgłosić po pomoc i jaki jest cel ich pracy.
Workplace został stworzony, by wspomóc nagłaśnianie zarówno odgórnych, jak i oddolnych inicjatyw. Dzięki niemu wszystko, co najważniejsze jest zebrane w jednym miejscu i łatwe do odnalezienia!

Automatyczne tłumaczenia

Workplace to nieoceniona pomoc w przedsiębiorstwach o globalnym zasięgu. Komunikacja to klucz do sukcesu, dlatego korporacje nie mogą sobie pozwolić na opóźnienia spowodowane przez barierę językową.

Workplace pozwala wynieść wiadomości na poziom międzynarodowy dzięki automatycznym tłumaczeniom. Każdy użytkownik może w ustawieniach zaznaczyć język (lub kilka języków), które zna – posty we wszystkich innych językach będą miały odtąd opcję tłumaczenia.

 

5. Zautomatyzuj powtarzalne dialogi dzięki chatbotom

Chatbot to program, który pełni rolę wirtualnego asystenta bądź doradcy. Odpowiada na najczęściej zadawane pytania i tym samym oszczędza czas i energię pracowników. Automatyzacja sprawdza się szczególnie dobrze w sprawach kadrowych – na przykład w kwestiach benefitów, czy urlopów. Ale nie tylko. Obecnie istnieje aż 1140 integracji na Workplace – jest z czego wybierać.

Dodatkowe aplikacje, które pomagają poprawić komunikację wewnętrzną za pośrednictwem platformy Workplace, są tworzone przez zewnętrznych dostawców Facebooka. Dostępne są zarówno darmowe jak i płatne dodatki.

workplace by facebook plugin dropbox trello zoom google drive office

Jak przetestować Workplace w Twojej firmie?

Jeśli zależy Ci na wprowadzeniu wszystkich pięciu sposobów na poprawienie komunikacji wewnętrznej w firmie na raz, to postaw na Workplace. Możesz przetestować to rozwiązanie za darmo przez 90 dni – wystarczy, że skontaktujesz się z przedstawicielem Fly On The Cloud.

Kliknij tu, by sprawdzić, jakie korzyści odniesiesz wprowadzając Workplace z pomocą Fly On The Cloud.

Wiele firm zauważyło pozytywne zmiany po wprowadzeniu platformy Workplace. Aby dowiedzieć się więcej o tym, jak przebiega wdrożenie, przeczytaj case study oparte na doświadczeniu firmy Trans.eu.

Zostaw komentarz

OK
Polityka Prywatności

Strona wykorzystuje ciasteczka w celu doskonalenia naszego serwisu.
Warunki przechowywania i dostępu do ciasteczek możesz w każdej chwili zmienić w ustawieniach przeglądarki.