Plán implementace
Workplace from Facebook

Potřebovali jsme komunikační kanál, který by byl tzv. game-changer - rozhodli jsme se implementovat Workplace. Brzy se z něj stal centrální komunikační uzel ve firmě. Každý měsíc máme více než 80% našich zaměstnanců přihlášených v systému a 50 aktivních skupin.

Magdalena Brzezińska

První reakce na Workplace byly různé - euforie smíchána se skepsí. Někteří lidé se obávali informačního chaosu, ale algoritmus Workplace rychle přizpůsobil platformu našemu komunikačnímu stylu. Nyní doručujeme zprávy cílovému publiku ve skupinách, takže komunikace je lehčí než kdykoliv předtím.

Agnieszka Haładus
workplace from facebook logo

Příkladový plán implementace Workplace

Neexistují dvě stejné implementace. Při určování strategie, která přinese nejlepší výsledky, zohledníme individuální potřeby Vaší společnosti.

Jak dlouho trvá proces implementace?
Standardní proces spuštění platformy ve firmách od 500 do 3 000 zaměstnanců trvá asi 4-5 týdnů. Tento čas lze zkrátit nebo prodloužit v závislosti na faktorech, jako je velikost pilotního týmu, délka propagační kampaně atd.

1 týden


Uvítací setkání

První konzultace se zástupcem oficiálního partnera Workplace by Facebook je zaměřena na objasnění potřeb, obchodních cílů a problémů, které vaše společnost vyřeší zavedením sociální platformy.

Setkání pilotního týmu

Některé společnosti se rozhodnou zapojit všechny zaměstnance od úplného začátku, ale většina se rozhodne vyzkoušet službu v pilotním týmu. Je to asi 15 – 20% organizací z různých oddělení – obvykle jsou vybraní zástupci lidských zdrojů, IT, PR, marketingu a administrativy. Členové pilotního týmu se stanou budoucími šampiony společnosti.

Technické nastavení

Je čas zřídit instanci vaší organizace. Můžete to udělat na oficiální stránce Workplace from Facebook. Od registrace začíná 90-denní zkušební doba a proces konfigurace platformy můžete začít pomocí našich odborníků.

2 týden


Zapojení vedení firmy

V této fázi je dobrým zvykem zorganizovat setkání zástupců Workplace s osobami, které mají pravomoci ve společnosti. Určíme do jaké míry se vedení bude podílet na propagaci nového řešení. Čím víc se budou důležití lidé ve firmě podílet na kampani, tím větší dopad to bude mít na zaměstnance.

Určení komunikační strategie

Aby se zvyk používat platformu zakořenil ve firmě, je třeba stanovit individuální komunikační strategii. Jaká pravidla by se měly zavést? V jakém jazyce by měly být příspěvky? Na základě našich zkušeností Vám řekneme o nejlepších komunikačních postupech, aby se odpovědi na výše uvedené otázky našli samy.

Integrace služeb a přenos dat

Každá společnost před implementací Workplace používá nějaké řešení pro interní komunikaci, přenos souborů nebo online spolupráci – ujišťujeme Vás, že po zavedení platformy se jich nemusíte vzdát. Většina webových stránek může být snadno integrována do Workplace a zbylé údaje budou přeneseny na platformu.

3 týden


Určení struktury skupin

Práce na platformě Workplace by Facebook je založena na následujících diskusních skupinách:
• otevřené a zavřené,
• oficiální a neoficiální,
• interní a vícfiremné.
Je nutno předem naplánovat strukturu hlavních skupin, aby se platforma mohla naplnit hodnotným obsahem před dnem 0.

Školení administrátorů

Nejdůležitější roli na platformě budou hrát administrátoři, moderátoři a šampióni firmy. Jsou to především ti, kteří inspirují zaměstnance k účasti na diskusích a zajišťují dodržování pravidel. Zaškolíme Vás tak, aby správa skupin, povolení, nastavení a dat nepředstavovala žádný problém.

Rozsah propagační kampaně

Cílem propagační kampaně je informovat všechny zaměstnance, že brzy získají nový firemní nástroj pro komunikaci. Aby proběhla úspěšně, musíte ji naplánovat. Společně určíme, jaké informace a prostřednictvím jakého kanálu by se měli k zaměstnancům dostat, tak, aby byli všichni připraveni a nadšení novými možnostmi.

4 týden


Informační mailing

Nejdůležitějším bodem kampaně bude mailing obsahující komplexní informace o platformě. Posílají ho důležití a rozpoznatelní lidé ve firmě, obvykle 7 dnů před plánovaným dnem 0. Každý bude mít čas přečíst si zprávu a diskutovat v týmech o perspektivách, které jim nabízí platforma.

Kontrola před implementací

Je čas zkontrolovat, zda je vaše platforma připravena na hromadný příliv uživatelů. Pomocí rozsáhlého Checklistu zkontrolujeme, zda byla konfigurace úspěšná, zda byly všechny skupiny obsazeny uvítacími posty a administrativní úkoly byly správně přiděleny.

5 týden - implementace

Den 0

Den 0 je okamžik, kdy všichni zaměstnanci dostanou své přihlašovací údaje a jsou pozváni do příslušných skupin. Na platformě by jich mělo přivítat video od CEO nebo vedení společnosti, jakož i soutěže a posty, které jim pomohou zvyknout si na pravidelné používání Workplace. Odteď budeme sledovat rostoucí zapojení komunity.

FAQ





Plán implementace

Workplace from Facebook

Potřebovali jsme komunikační kanál, který by byl tzv. game-changer - rozhodli jsme se implementovat Workplace. Brzy se z něj stal centrální komunikační uzel ve firmě. Každý měsíc máme více než 80% našich zaměstnanců přihlášených v systému a 50 aktivních skupin.

Magdalena Brzezińska

První reakce na Workplace byly různé - euforie smíchána se skepsí. Někteří lidé se obávali informačního chaosu, ale algoritmus Workplace rychle přizpůsobil platformu našemu komunikačnímu stylu. Nyní doručujeme zprávy cílovému publiku ve skupinách, takže komunikace je lehčí než kdykoliv předtím.

Agnieszka Haładus
workplace from facebook logo

Příkladový plán implementace Workplace

Neexistují dvě stejné implementace. Při určování strategie, která přinese nejlepší výsledky, zohledníme individuální potřeby Vaší společnosti.

Jak dlouho trvá proces implementace?
Standardní proces spuštění platformy ve firmách od 500 do 3 000 zaměstnanců trvá asi 4-5 týdnů. Tento čas lze zkrátit nebo prodloužit v závislosti na faktorech, jako je velikost pilotního týmu, délka propagační kampaně atd.

1 týden

Uvítací setkání

První konzultace se zástupcem oficiálního partnera Workplace by Facebook je zaměřena na objasnění potřeb, obchodních cílů a problémů, které vaše společnost vyřeší zavedením sociální platformy.

Setkání pilotního týmu

Některé společnosti se rozhodnou zapojit všechny zaměstnance od úplného začátku, ale většina se rozhodne vyzkoušet službu v pilotním týmu. Je to asi 15 – 20% organizací z různých oddělení – obvykle jsou vybraní zástupci lidských zdrojů, IT, PR, marketingu a administrativy. Členové pilotního týmu se stanou budoucími šampiony společnosti.

Technické nastavení

Je čas zřídit instanci vaší organizace. Můžete to udělat na oficiální stránce Workplace from Facebook. Od registrace začíná 90-denní zkušební doba a proces konfigurace platformy můžete začít pomocí našich odborníků.

2 týden

Zapojení vedení firmy

V této fázi je dobrým zvykem zorganizovat setkání zástupců Workplace s osobami, které mají pravomoci ve společnosti. Určíme do jaké míry se vedení bude podílet na propagaci nového řešení. Čím víc se budou důležití lidé ve firmě podílet na kampani, tím větší dopad to bude mít na zaměstnance.

Určení komunikační strategie

Aby se zvyk používat platformu zakořenil ve firmě, je třeba stanovit individuální komunikační strategii. Jaká pravidla by se měly zavést? V jakém jazyce by měly být příspěvky? Na základě našich zkušeností Vám řekneme o nejlepších komunikačních postupech, aby se odpovědi na výše uvedené otázky našli samy.

Integrace služeb a přenos dat

Každá společnost před implementací Workplace používá nějaké řešení pro interní komunikaci, přenos souborů nebo online spolupráci – ujišťujeme Vás, že po zavedení platformy se jich nemusíte vzdát. Většina webových stránek může být snadno integrována do Workplace a zbylé údaje budou přeneseny na platformu.

3 týden

Určení struktury skupin

Práce na platformě Workplace by Facebook je založena na následujících diskusních skupinách:
• otevřené a zavřené,
• oficiální a neoficiální,
• interní a vícfiremné.
Je nutno předem naplánovat strukturu hlavních skupin, aby se platforma mohla naplnit hodnotným obsahem před dnem 0.

Školení administrátorů

Nejdůležitější roli na platformě budou hrát administrátoři, moderátoři a šampióni firmy. Jsou to především ti, kteří inspirují zaměstnance k účasti na diskusích a zajišťují dodržování pravidel. Zaškolíme Vás tak, aby správa skupin, povolení, nastavení a dat nepředstavovala žádný problém.

Rozsah propagační kampaně

Cílem propagační kampaně je informovat všechny zaměstnance, že brzy získají nový firemní nástroj pro komunikaci. Aby proběhla úspěšně, musíte ji naplánovat. Společně určíme, jaké informace a prostřednictvím jakého kanálu by se měli k zaměstnancům dostat, tak, aby byli všichni připraveni a nadšení novými možnostmi.

4 týden

Informační mailing

Nejdůležitějším bodem kampaně bude mailing obsahující komplexní informace o platformě. Posílají ho důležití a rozpoznatelní lidé ve firmě, obvykle 7 dnů před plánovaným dnem 0. Každý bude mít čas přečíst si zprávu a diskutovat v týmech o perspektivách, které jim nabízí platforma.

Kontrola před implementací

Je čas zkontrolovat, zda je vaše platforma připravena na hromadný příliv uživatelů. Pomocí rozsáhlého Checklistu zkontrolujeme, zda byla konfigurace úspěšná, zda byly všechny skupiny obsazeny uvítacími posty a administrativní úkoly byly správně přiděleny.

5 týden - implementace

Den 0

Den 0 je okamžik, kdy všichni zaměstnanci dostanou své přihlašovací údaje a jsou pozváni do příslušných skupin. Na platformě by jich mělo přivítat video od CEO nebo vedení společnosti, jakož i soutěže a posty, které jim pomohou zvyknout si na pravidelné používání Workplace. Odteď budeme sledovat rostoucí zapojení komunity.

FAQ