Kalendář Google – vše co o něm musíte vědět

09/07/2020

Produktivita, plánování a plynulá interní komunikace jsou velmi aktuální témata. Každá společnost pracující na dálku má své osvědčené způsoby. I když je dostatek systémů pro řízení projektů nebo plánování schůzek, je třeba si uvědomit, že nejjednodušší řešení často fungují nejlépe. 

Nejjednodušší způsob, jak udržet kontrolu nad svým pracovním harmonogramem, je mít svůj kalendář. Nedoporučujeme však nic plánovat na papíře. I když tradiční fyzické kalendáře mají své kouzlo, tak nejsou schopny držet krok s životním tempem průměrného kancelářského pracovníka a to minimálně na takové úrovni jako jejich digitální verze.

Google Calendar – kalendář pro firmy  

Calendar Google je součástí balíčku aplikací, které jsou propojeny s účtem Gmailu každého soukromého uživatele. Díky tomu můžeme plánovat naše úkoly, kontrolovat nadcházející svátky nebo třeba ukládat návštěvy u lékaře. Stačí jen jedno kliknutí a přeneseme tyto události z elektronické schránky Gmail. Plnou funkčnost této aplikace však lze vidět i v akci, stačí používat Kalendář v týmu.

Gmail pro firmy s personalizovanou doménou a plnou administrační kontrolou nad uživatelskými účty se nazývá Google Workspace (G Suite). Mezi aplikacemi dostupnými v Google Workspace jsou i ty, které dobře známe ze soukromého Gmailu (např. Kalendář, Tabulky nebo Dokumenty Google), ale nejen tyto. Existují také aplikace, které se nacházejí mimo placený sektor jako např. sociální platforma Google Currents, služba archivace dat Google Vault, Google Meet (s plnou funkčností) nebo administrační panel.

Jak rozšiřuje G Suite funkce Google Calendar?

  • V administračním panelu G Suite přidáváme firemní zdroje, jako např. konferenční místnosti, auta, 3d tiskárny, zařízení pro videohovory atd. – všechny tyto zdroje se dají najít v rozevíracím seznamu při vytváření události v kalendáři, kde se rezervují na konkrétní čas. 
  • Pokud mají všichni ve firmě účty v jedné instanci G Suite (nemusí to být nutně v jedné doméně), tak stačí jen pár kliknutí a je možné sledovat jednotlivé kalendáře i ostatních zaměstnanců, společně s celými odděleními nebo zdroji. 
  • G Suite obsahuje aplikaci pro videokonference Google Meet. Uživatelé soukromého Gmailu se mohou připojit pouze k meetingům, na které byli pozváni. Ve firemním kalendáři Google můžete společně s meetingem vygenerovat jedinečný odkaz na videokonferenční místnost, který  uvidí všichni pozvaní hosté. 
  • Administrátoři mohou do aplikací Google (včetně kalendáře) přidávat nové funkce pomocí rozsáhlého adresáře pluginů z G Suite Marketplace, které nejsou dostupné pro soukromé uživatele.  

Pokud se chcete dozvědět něco více o businnessových balíčcích aplikací Google, tak nás kontaktujte

Tvorba schůzek v Google Calendar

Základní tvorba schůzek a meetingů je velice jednoduchá. Otevřete Google Calendar, přejděte na příslušné datum a klikněte na libovolné místo v tabulce vyznačující hodiny. Zobrazí se okno s nastavením události. Můžeme zde: 

  • Změnit typ události,
  • Napsat název, 
  • Nastavit datum a časový rámec,
  • Přidat členy (z naší firmy nebo mimo ní),
  • Vytvořit místnosti pro videokonferenční Google Meet,
  • Zarezervovat konferenční sál pro danou schůzku,
  • Přidat místo schůzky,
  • Napsat do textového pole program schůzky nebo meetingu .

kalendarz google tworzenie spotkania

Po kliknutí na tlačítko „Další možnosti“ v dolní části budeme moci událost pokročilým způsobem nastavit, to znamená: 

  • Nastavit celodenní nebo opakovanou událost, 
  • Přidat oznámení, které nám připomene, že se blíží schůzka nebo meeting,
  • Spravovat viditelnost podrobností týkajících se dané události, 
  • Kontrolovat kalendáře všech hostů, tak aby by bylo možné najít termín, který nekoliduje s jejich plány.
  • Spravovat práva hostů pro pozvání jiných osob, provádění změn nebo náhledu do seznamu pozvaných osob. 

Skrytí podrobností o schůzkách

Někdy se na schůzkách, které sjednáváme prostřednictvím kalendáře, projednávají citlivá témata. V jiných případech by zase samotný fakt, že dojde ke schůzce neměl být vůbec zveřejněn. To, že se spolupracovníky používáme Google Calendar, neznamená, že se musíme hned vzdát ochrany osobních údajů. 

Pokud popis schůzky nebo seznam hostů odhalí více, než bychom chtěli, tak je možné si připravit soukromou schůzku. Podrobnosti pak uvidí pouze všichni účastníci schůzky, takže je třeba neuvidí ani osoby, které sledují náš kalendář. Čas soukromých schůzek nebo meetingů bude v našem harmonogramu zarezervovaný a výchozím zobrazovaným názvem takové události bude   „Obsazeno“. 

kalendarz google prywatne spotkania

Informování o nedostupnosti

Google Calendar nám poskytuje pohodlný způsob, jak informovat zaměstnance o dočasné nepřítomnosti na pracovišti. Pokud vytvoříme událost a změníme její typ na „Mimo kancelář“, v našem harmonogramu se vytvoří časový úsek, během kterého nebudeme moci být pozváni na další schůzky nebo meetingy. Ve výchozím nastavení je zaškrtnuta možnost „Automaticky odmítat nové a aktuální schůzky“ a níže můžeme upravit zprávu, která bude informovat ostatní o důvodech odmítnutí.

 kalendarz google status poza biurem

Přidávání a tvorba kalendářů  

Přidat ke sledujícím

Další výhodou služby Google Calendar, na kterou narazíme, až když ji začneme používat v týmu, je sledování kalendářů ostatních uživatelů. Přidáme je kliknutím na + v levém sloupci vedle sekce „Jiné kalendáře“ a kliknutím na „Přihlásit se k odběru kalendáře“. 

Je vhodné také přidat ke sledujícím harmonogramy Vašich nejbližších spolupracovníků a nadřízených, tak abyste si vždy mohli ověřit jejich dostupnost. 

Jakmile přidáme několik sledujících, tak už náš vlastní kalendář začne připomínat tento: 

kalendarz google

To není zcela srozumitelný týdenní přehled. Můžeme si s tím poradit dvěma způsoby: 

  • Odškrtnutím kalendáře spolupracovníků ze seznamu na levé straně. Označíme je pouze v momentu, kdy chceme něco zkontrolovat;
  • Změníme viditelnost kalendáře z měsíčního nebo týdenního na denní a to v pravém horním rohu prohlížeče. Kalendáře spolupracovníků budou rozděleny do samostatných sloupců. V takové tabulce je velmi snadné porovnat denní plán několika osob najednou. 

Vytvořit nový kalendář

Google Calendar nám také umožňuje vytvořit samostatný časový harmonogram pro každou oblast naší činnosti.

stwórz nowy kalendarz google

Když rozbalíme seznam vedle části „Jiné kalendáře“ a klikneme na „Vytvořit nový kalendář“, zobrazí se pole pro název, popis a nastavení časového pásma. Po vyplnění těchto základních údajů přejdeme k pokročilému nastavení nového kalendáře. 

Sdílení Google Calendar

V pokročilém nastavení Google kalendáře jej můžeme přizpůsobit přesně našim potřebám a stylu práce. Nejdůležitějšími možnostmi v tomto menu jsou ty, které rozhodují o sdílení a viditelnosti údajů našeho kalendáře. 

  • Přístupová práva – zde nastavujeme globální viditelnost kalendáře – můžeme jej zpřístupnit pro veřejnost nebo pouze v rámci naší společnosti.
  • Sdílet s vybranými lidmi – zde přidáváme uživatele, kteří si mohou prohlížet náš kalendář a spravujeme jejich práva pro editaci (podobně jako v Dokumentech nebo Tabulkách Google)
  • Integrace kalendáře – pokud chceme do sítě vložit odkaz, kód nebo identifikátor kalendáře, stačí přejít do této sekce.

ustawienia kalendarza google

Přidání integrací

Kliknutím na ikonu ozubeného kola v pravém horním rohu najdete možnost „Stáhnout doplňky“, která otevře okno G Suite Marketplace s doplňky, které zvýší produktivitu práce s kalendářem. Zahrnují nepřeberné množství integrací s externími nástroji pro videokonference a dalšími specializovanými aplikacemi. Po kliknutí na vybraný plugin získáme více informací na dané téma. 

Tři nejzajímavější doplňky pro Google Calendar:

  • TimeNavi – je nástroj, který analyzuje náš plán a dává nám tipy, jak každý den lépe spravovat svůj čas.
  • Multiplii – tato aplikace zasílá praktické rady, jak se dobře uvést na schůzkách nebo meetinzích, které jsme si v kalendáři naplánovali.
  • Zoom for G Suite – Pokud je Zoom ve Vaší společnosti velice důležitou aplikací pro videokonference, pak tento doplněk usnadní jeho používání a to společně s Kalendářem a Gmailem.

Flyonthecloud Blog Banner

By continuing to use the site, you agree to the use of cookies. more information

The cookie settings on this website are set to "allow cookies" to give you the best browsing experience possible. If you continue to use this website without changing your cookie settings or you click "Accept" below then you are consenting to this.

Close