Jak provádět videokonference na Google Meet?

14/04/2020

Jak provádět videokonference na Google Meet?

Správné provádění videokonferencí je jedním z klíčových aspektů moderního přístupu k řízení jakékoliv větší firmy – bez ohledu na to, zda hovoříme o interní komunikaci (mezi zaměstnanci) nebo externí komunikaci (s klienty, partnery a v případě školy – se studenty). Videokonference jsou základním kamenem práce na dálku nebo výuky.

V současnosti je jednou z nejpopulárnějších bezplatných aplikací pro videohovory aplikace Google Meet, dříve známá jako Google Hangouts Meet. Jedná se o základní prvek balíčku Google Workspace (dříveG Suite) pro firmy nebo školy a také bezplatného účtu Google pro jednotlivce.

Proč stojí za to používat právě Google Meet?

Google Meet totiž vyniká nad konkurencí a to v mnoha ohledech. Mezi výhody této aplikace patří:

  • Plná integrace s Gmailem a Kalendářem – každá schůzka naplánovaná v Google Calendar obsahuje odkaz pro automatické vytvoření konferenční místnosti.  Všichni účastníci obdrží také e-mailové oznámení.
  • Bezplatný přístup pro každého, i když je offline – k videokonferencím se může připojit každá pozvaná osoba, a to bez ohledu na to, jestli používá Google Workspace nebo bezplatný Gmail. Pro každou konferenci se generuje také telefonní číslo, pomocí něhož je možné zůstat v kontaktu i bez připojení k internetu.
  • Funkce Enterprise pro každého po dobu trvání epidemie – Google prodlužuje přístup k nejpoužívanějším funkcím Meet pro všechny uživatele a to až do 30. září 2020.
  • Až 250 účastníků konference naráz – hovoru se může aktivně účastnit až 250 lidí. Žádné časové limity.
  • Živé streamování až pro 100 000 osob – streaming je způsob, jak sdílet své znalosti s širokým publikem bez toho, aby docházelo k vzájemné interakci. Pokud chce sledující kontaktovat jinou osobu nebo samotného moderátora, může použít integrovaný chat.
  • Možnost nahrávat schůzky a streamy – každá konference Meet může být nahrávána a automaticky uložena na Disk Google ve formě videa.
  • Sdílení obrazovky – ne všechno lze vyjádřit mimikou, takže v Meet ji může například nahradit pohled kamery na to co máte aktuálně na ploše tak, aby bylo možné krok po kroku ukázat účastníkům, o čem se právě mluví.
  • Sdílení prezentace a zvuku – Meet je rovněž skvělým nástrojem pro výuku na dálku ve školách. Během videokonferencí mohou učitelé promítat studentům prezentace, vzdělávací filmy nebo přehrávat nahrávky jazykových lektorů.

 

Jak spustit videohovor na Google Meet?

Existují dva způsoby, jak vytvořit videokonferenci a následně na ní pozvat další účastníky.

1. Vytvořit schůzku přímo v aplikaci Google Meet

Pokud nemáte zájem si schůzku naplánovat, ale chcete ji hned, tak nejjednodušším způsobem je přejít přímo do aplikace Google Meet. K tomu je nutné se nejprve přihlásit k účtu Google v rámci služby Google Workspace. Aplikaci naleznete v seznamu vedle Vašeho avatara v pravém horním rohu vyhledávače Google nebo jednoduše zadáte adresu meet.google.com.

Po vstupu do aplikace Vás uvítá úvodní obrazovka. 

aplikace Google meet

Klikněte na + Zahájit schůzku nebo se připojte k videokonferenci.

Ve vyskakovacím okně zadáte nové schůzce libovolný název, následně budete přeneseni do chatovací místnosti, ve které budete prvním a jediným účastníkem. V tomto okamžiku je nutné aplikaci povolit používat kameru a mikrofon, pokud jste to už dříve neudělali.

Přidání účastníků do Google Meet

Kliknutím na Připojit vyberete možnost přidání dalších lidí do videokonference. Pokud jsou přidáváni účastníci z naší domény Google Workspace, tak jim stačí jednoduše poslat název schůzky. Pokud chcete pozvat někoho mimo Vaši organizaci, pošlete mu odkaz nebo telefonní číslo spolu s PIN kódem. Pozvánky je možné také zaslat vybraným kontaktům e-mailem.

2. Vytvořit schůzku v Google Kalendáři.

Pokud se má videokonference konat v konkrétní hodinu v daném dni, tak místo aplikace Meet otevřete Kalendář. Zde si zvolíte datum a jedním kliknutím vytvoříte novou událost.

google meet v kalendáři google

Ve vyskakovacím okně vyberete Přidat konferenční místnost, místo nebo videohovor – zobrazí se informace o možnostech připojení ke schůzce, které můžete libovolným způsobem předat dalším účastníkům.  Mnohem jednodušší bude je vypsat do pole Přidat hosty. Po uložení schůzky se můžete rozhodnout, zda chcete, aby ostatní účastníci dostávali e-mailové oznámení o schůzce.

Používání chatu v Google Meet

Během videokonference můžete nejen mluvit, sledovat a poslouchat, ale také si vyměňovat textové zprávy s účastníky interního chatu. Chat se vyplatí používat, například v situaci, kdy chcete lidem poslat odkaz na zdroj dat, který jste zmínil.

google meet chat live

V pravém horním rohu jsou ikony účastníků a chatu. První umožní zjistit, kdo se ještě kromě Vás účastní schůzky. Druhá zobrazuje záložku s historií zpráv, které byly napsány od chvíle, kdy jste se připojili ke konferenci. Chcete-li se připojit k písemné komunikaci, napište svou zprávu do postranního panelu umístěného v dolní části.

Sdílení obrazovky v Google Meet

Videokonferenci lze používat nejen pro osobní hovor, ale také pro zobrazení jakéhokoliv obsahu účastníkům a to přímo z obrazovky svého počítače. Kliknutím na tlačítko Sdílet obrazovku se můžete rozhodnout, zda chcete ostatním zobrazit celou Vaší obrazovku nebo jen jedno vybrané okno.

  • Celá obrazovka – ostatní účastníci schůzky uvidí místo Vaší tváře přesně to samé, co v daném okamžiku vidíte na monitoru Vy. 
  • Okno – tuto možnost vyberte v případě, že chcete zobrazit pouze obsah z jedné karty, aplikace nebo prohlížeče, např. s multimediální prezentací nebo programem spuštěným na pozadí. 

Google Meet – sdílení zvuku

Dobrým doplňkem skupinových videokonferencí je také zobrazování videí a sdílení zvuku se všemi uživateli. Tuto možnost využívají velice často učitelé během online výuky. I když Meet nemá funkci výhradně pro přímé sdílení zvuku ze zařízení, lze toho dosáhnout pomocí funkce „Sdílet kartu z Chromu“.

Je důležité vědět, že zvuk bude sdílený pouze pokud ukážeme naším účastníkům jednu kartu prohlížeče Chrome a nikoliv celé okno nebo obrazovku. Vybraná karta je vždy zvýrazněna, takže je možné mezi nimi snadno přepínat. Neexistuje však riziko náhodného zobrazení nesprávné karty, protože přednášející musí potvrdit změnu karty ve vyskakovacím pop-up oknu.

Možnosti a nastavení v Google Meet

Hned vedle tlačítka Sdílet obratovku se nacházejí tři tečky, které rozšiřují seznam základních možností. Jako zakladatel schůzky můžete: 

  • začít nahrávat videokonference,
  • změnit systém zobrazení účastníků,
  • zapnout automatické generovaní titulků,
  • přejít na pokročilá nastavení
  • přesměrovat zvuk na mobilní zařízení. 

Kliknutím na ikonu ozubeného kola v Nastavení dojde k otevření okna pro nastavení zvuku, tj. mikrofonu, reproduktorů, videokamery, kvalitu přehrávání a také obrazu.  

Ovládání kamery, mikrofonu nebo opuštění schůzky

Pokud nechcete, aby Vás někdo viděl nebo slyšel, můžete svou roli vždy omezit na pasivní sledování rozhovoru. Uprostřed spodní lišty jsou tři tlačítka. Levé slouží ke ztlumení mikrofonu – to se hodí především v případě, že je v místnosti hluk, který může narušit to, co ostatní říkají. Pokud chcete po vypnutí mikrofonu znovu mluvit, stačí znovu kliknout na stejnou ikonu. Na stejném principu funguje i pravé tlačítko, kterým můžete ovládat sdílený pohled z kamery notebooku.

Prostřední tlačítko s ikonou sluchátek zase slouží k ukončení hovoru. Co se stane pokud na něj omylem kliknete? Aplikace se neuzavře, pouze se po každém zastavení přenese do “čekacího módu”, z kterého je možné celkově odejít nebo se znovu připojit k videohovoru.