Integrace zaměstnanců – 10 způsobů na vytvoření sehraných týmů pracujících na dálku

26/01/2021

V kanceláři probíhá integrace zaměstnanců přirozeným způsobem a nápady na společné schůzky po práci se objevují spontánně. Epidemie v roce 2020 uzavřela kancelářské pracovníky v jejich domovech, takže počet příležitostí na různé neformální rozhovory například u šálku dobré kávy spadl na nulu. Jak mohou zaměstnavatelé a specialisté v oblasti správy lidských zdrojů ve společnostech zajistit integraci vzdálených zaměstnanců?  

Proč je nutná integrace zaměstnance pracujícího na dálku? 

Firmy, pro které se přechod na práci na dálku stal výhodný, tempo náboru nových zaměstnanců vůbec nezpomalují. To znamená, že v mnoha firmách, kromě lidí, kteří už dříve měli možnost se v kanceláři osobně setkat, roste také skupina zaměstnanců, jejichž působení ve firmě probíhá od začátku pouze v rámci videokonferencí. Jaká rizika pro firmy tedy plynou z nedostatku pocitu sounáležitosti a vzájemné důvěry mezi zaměstnanci?  

Neefektivní komunikace 

Stává se, že vzdálení pracovníci nemají příležitost dozvědět se nejen něco o vlastnostech nebo zájmem svých kolegů, ale také o specifikách týkajících se dané pracovní pozice.  Díky tomu může být komunikace mezi lidmi, jejichž specializace se nepřekrývají, trochu složitější. Tato situace nastává v rámci jednoho oddělení zřídka kdy. Specialista na sociální sítě by neměl mít problém s vytvořením kompletního briefu pro grafika, s kterým se ještě osobně nepoznal. Stejný úkol však může být pro osobu v účetnictví docela problém. Celofiremní integrace by měla také formovat citlivost na komunikační potřeby kolegů, se kterými spolupracujeme jen příležitostně.

Nekonzistentní organizační kultura

Integrace podporuje budování společných hodnot a tradic, které jsou pro každou organizaci klíčové. Když se zaměstnanci chovají navzájem instrumentálně a nejsou zapojeni do společnosti, kterou vytvářejí, organizační kultura se začne postupně stírat. Po nějaké době se může ukázat, že představy HR zaměstnanců o tom, jak společnost funguje a jak by se měla prezentovat vnějšímu publiku, se vůbec neshodují s představou vytvořenou marketingovými specialisty a prodejci.

Nezdravé soupeření

Soupeření v práci je přirozený jev, který by měl motivovat, jak vítěze, tak i poražené, už jen proto, aby se stali ve svém oboru opravdovými odborníky. Když se kolegové z práce znají jenom prostřednictvím avatarů z chatu, mohou snadno zapomenout, že mají společné pracovní cíle. 

Ambice začnou bránit v rozvoji, zvlášť když zaměstnancům záleží více na povrchním úspěchu než na poctivém plnění svých povinností. Každý rozhovor se pak stává bojem o všechno a intelektuální diskusi nahradí nic neřešící hádky. Pokud dokonce rivalita překročí svůj rámec a promění se v aktivní neochotu mezi kolegy, nastanou osobní konflikty, které negativně ovlivní spokojenost všech členů pracovního týmu.

Dobře integrovaný tým si do jisté míry reguluje takové chování a předchází přetrvávajícím sporům. Pracovníci dobře vědí, že za každým avatarem stojí živý člověk s dobrými nebo špatnými dny. V takové situaci poskytnutí podpory a prosba o ní, není důvodem ke stresu a negativním emocím. Tato atmosféra naopak celkově zvyšuje produktivitu.

Přebujelá byrokracie

Nedůvěra mezi zaměstnanci ve společnosti často vede k tomu, že všechny pracovní kontakty jsou příliš formalizovány. Ve chvíli, kdy chce každý udržovat pracovní dokumentaci v co nejlepším pořádku a zároveň chce mít „podklad“ pro případ vnitřní kontroly, zjistí, že se mu začnou hromadit zbytečné e-maily, aplikace, formuláře a zprávy, které by mohly být v dobře sehraném týmu nahrazeny jednoduchým a třeba i krátkým rozhovorem na chodbě nebo prostřednictvím chatu. 

Vysoká rotace pracovních míst

Udržení vyškoleného pracovníka je vždy ekonomicky výhodnější než začleňování nového. Pokud se však pracovníci necítí být součástí firemního života a nemají rádi své kolegy, nic jim nebrání ve změně zaměstnání, jakmile se k tomu naskytne příležitost. Důvodů slabého udržení specializovaných pracovníků může být mnoho. Ne všechny je lze vyřešit firemními akcemi, ale jedna věc je jistá – budování sehraných pracovních týmů přináší více výhod než rizik. 

integracja pracowników

Druhy integračních aktivit 

Pro mnoho lidí výhody vzdálené práce daleko převažují nad nevýhodami. Při práci na dálku jsme mnohem aktivnější a obecně udržujeme zdravější rovnováhu mezi pracovním a soukromým životem. Hlavním důvodem nespokojenosti se vzdálenou prací je často nedostatečná integrace s kolegy.  Pokud je tomu tak i ve vaší firmě, tak musíte hned od začátku stanovit diagnózu – jaký druh integrace zaměstnancům chybí? Při offline práci se můžeme integrovat do 6 klíčových oblastí:

  • Rutina – Vše, co bylo součástí obvyklého každodenního života v kanceláři, ale umožnilo pracovníkům lépe se poznat, například při debatě u kávy, skupinovém objednávání obědů nebo třeba hraní stolního fotbálku během pracovní pauzy. 
  • Rituály – Společné opakované události, například firemní předvánoční večeře, rozdávání dárků k narozeninám nebo pěstování vnitřních tradic ve firmě (např. oslava výročí založení firmy).
  • Rozvoj – Skupinové školení, které účastníkům pomáhá získat nové znalosti nebo dovednosti související s prací nebo zájmy zaměstnanců.
  • Reporty – souhrny společných úspěchů a neúspěchů celé firmy a jednotlivých oddělení, které se obvykle opakují každý měsíc nebo jednou za čtvrt roku. 
  • Soupeření – Sportovní soutěže, kvízy a hry mezi pracovními týmy, které vytvářejí zdravou soutěžní atmosféru. 
  • Zábava – např. skupinová vycházka na bowling, kulečník nebo na taneční párty. Tento druh integrace probíhá nejčastěji až po pracovní době. Může se uskutečnit oficiálně, když je zábava organizována zaměstnavatelem, nebo neoficiálně, z iniciativy samotných zaměstnanců.

Jako zaměstnavatel zajistěte, aby repertoár integračních aktivit ve vaší společnosti nevynechal žádnou z výše uvedených kategorií. Abychom vám to usnadnili, představujeme seznam nejzajímavějších způsobů vzdáleného team buildingu a budování trvalých vztahů mezi zaměstnanci.

10 nápadů pro vzdálenou integraci zaměstnanců

Všechny navrhované integrační aktivity je možné provádět prostřednictvím Google Meet – videokonfereční službě, která je součástí kancelářského balíku Google Workspace.

Další informace o službě Google Meet naleznete na našem blogu:

Jednou z populárních her, ať už ve studentských barech nebo na firemních akcích je kvíz – účastnit se ho můžou skupiny nebo jednotlivý členové, ale vítězové by měli být vždy symbolicky odměněny. 

Výhody:

  • Existuje celé databáze hotových kvízových otázek z mnoha kategorií.
  • Otázky mohou souviset i s chodem firmy a zájmy zaměstnanců.

Nevýhody: 

  • Je nutné si připravit sady otázek. 
  • Když pracovníci odpovídají na otázky ve skupinách, existuje riziko, že ne všichni členové skupiny se do zábavy zapojí. 

    2. Skládání příběhů 

Společné skládání příběhů je univerzální, jednoduchá hra známá už několik stovek let – je možné ji použít u táboráku nebo ve videokonferenční místnosti. První osoba si přečte úvod a každý další účastník přidá jednu větu, dokud nebude dokončen celý příběh.

Výhody:

  • Jedná se o velice poutavou společenskou hru pro malé i velké skupiny lidí. Účastníci musí neustále naslouchat tomu, co říkají ostatní, aby se v příběhu neztratili a byli schopni přijít se zajímavým pokračováním. 
  • Krátké skládání příběhů se může stát trvalou součástí jakékoliv skupinové videokonference – je to skvělý způsob, jak „nabudit“ účastníky, kteří potom během konverzace budou mnohem aktivnější. 
  • Malé úsilí ze strany organizátora – musí jedině vymyslet začátek příběhu a poté se ujistit, že jsou dodržována pravidla. 
  • Nejlepší příběhy lze zapsat a archivovat pro budoucí zaměstnance. Z tohoto důvodu stojí za to využít možnost nahrávání videohovorů v Google Meet.

Nevýhody: 

  • Spíž se jedná o krátkou zábavu. Zbytečné natahování může někoho začít nudit. 

    3. Online turnaj v hraní her

Deskové hry a videohry jsou skvělým nápadem pro onlinovou integraci. Šachový turnaj nebo jiná jednoduchá desková hra se může stát stěžejním prvkem celkové integrace.  Pokud je ve společnosti hodně fanoušků multiplayerových her, potom pro ještě lepší zážitek z interaktivní hry je možné použít společný kanál na Discordu.  

Výhody:

  • Existuje mnoho multiplayerových her, které je možné hrát v prohlížeči nebo na telefonu.  Díky tomu se pracovníci, kteří nemají herní konzoli nebo počítač, nebudou cítit vyloučeni z kolektivu. 

Nevýhody: 

  • Ne všichni pracovníci budou znát pravidla turnajové hry. 
  • Turnajové hry (především ty šachové) mohou trvat několik minut nebo i několik hodin. Je nutné ustanovit časové limity.

      4. Přestávka na kávu

Pokud zaměstnancům pracujícím na dálku chybí schůzky v kancelářské kuchyni, kde mohou probíhat neformální rozhovory, tak stojí, zato najít si čas na krátké pravidelné videokonference, které tuto potřebu snadno nahradí. Pojmenujte tyto schůzky jako „happy hour“, „coffee & talks“ nebo „Watercooler banter“ a pozvěte každého, kdo by měl zájem – účast by měla být dobrovolná. 

Výhody:

  • Během těchto setkání může probíhat spousta zajímavých diskusí, například o rozvoj jednotlivých zaměstnanců. 
  • Krátký rozhovor o přestávce umožní zaměstnancům odpočinout si a vrátit se ke svým povinnostem s dobitými baterkami. 

Nevýhody: 

  • Někdy bude mít společenské setkání úspěch a jindy bude problém cokoliv říct. 
  • Je obtížné odhadnout kolik účastníků se zúčastní takovýchto neformálních videokonferencí. 

    5. Firemní školení a vzdělávací kurzy

Učení se novým věcem a sdílení nových informací je příjemný a užitečný způsob na správnou integraci zaměstnanců. Vzdělávací kurzy mohou provádět ochotníci z řad zaměstnanců (jedná se např. o výuku vaření, háčkování, programování nebo tvorbu animace) a školení by měl zase organizovat zaměstnavatel – jako příklad lze uvést externího odborníka, který může zaměstnancům pomoci v nauce efektivního obchodního vyjednávání, organizaci nejrůznějších událostí nebo školení v oblasti grafických programů.

Výhody:

  • Zaměstnanci se nejen lépe poznají, ale také se naučí něco nového. 
  • Školení může být obecnějšího charakteru a určeno je pro všechny zaměstnance nebo jen pro jednotlivá oddělení.

Nevýhody: 

  • Někdy je obtížné vybrat takové školení, které by vyhovovalo všem účastníkům.

     6. Ranní rozcvičky

Videokonference nemusí vždy probíhat z kancelářské židle nebo pohovky. Pokud všichni členové týmu pracují v podobnou dobu, potom se můžete domluvit na ranní videokonferenci s tím, že si nejdřív všichni společně zacvičíte.  Kdo by měl cvičení provádět? Rozcvičku si můžete připravit sami nebo pokud chcete sledovat profesionálního trenéra, sdílet v Google Meet záložku z aplikace youtube.

Výhody:

  • Trochu pohybu před prací vám pomůže s lepší koncentrací v průběhu celého dne. 
  • Díky ranní videokonferenci už vám nehrozí, že se zpozdíte do práce.

Nevýhody: 

  • Asi ne každého takové řešení potěší. Někteří totiž cvičí před nebo po práci a jiní se raději úplně cvičení vyhýbají. 

    7. Virtuální „jdeme“ na pivo

Během (i vzdálené) práce není alkohol na místě, ale pokud byly společné výlety do baru tradicí vašich zaměstnanců před lockdownem, nic vám nebrání uspořádat něco podobného ve formě videokonference. Alkohol není nutností, ale zakázáno by mělo být projednávání běžných pracovních záležitostí (kromě drbů!). 

Výhody:

  • V uvolněné atmosféře budou mít noví pracovníci větší šanci blíž poznat své nadřízené a ti, kteří se již znají, se budou cítit jako za starých časů. 
  • Alkohol pomůže s uvolněním, takže nebude problém probírat jakékoliv téma. 

Nevýhody: 

  • Někteří pracovníci by neměli být povzbuzováni k pití alkoholu ze zdravotních důvodů nebo proto, že jsou náchylní k závislosti na něm.

   8. Společné jídlo

Každý zaměstnanec má nárok na polední přestávku a společné stravování je jednou z nejstarších společenských aktivit. Zkuste ve svým týmem sladit polední pauzy a začněte během nich provádět krátké videokonference. Každý účastník bude moci sdělit svůj názor na téma stravy, diety a svých kulinářských preferencí. 

Výhody:

  • Taková pracovní integrace (během pracovní přestávky a klidně i ve větší skupině) se může stát novou firemní tradicí.
  • Mnoho pracovníků bude mít další dobrý důvod, aby si uvařit zdravá a plnohodnotná jídla. 

Nevýhody: 

  • Zvuky při přežvykování nebo polykání mohou kazit chuť k jídlu ostatním, proto je vhodné během této doby vypnout mikrofon. 
  1. Virtuální prohlídka domu

Noví zaměstnanci pracující na dálku jsou svými nadřízenými často povzbuzováni, k tomu, aby se představili i zbytku týmu. Taková sebeprezentace nemusí být nudná a dokonce ji nemusejí dělat pouze nové osoby. Procházka po domu je známý formát reality show, ve které hvězdy ukazují svůj život z té „vnitřní strany“ – zkuste takto povyprávět i něco o vás. Stačí jen, aby účastník ukázal na obrazovce své oblíbené předměty nebo si vzal kameru a šel natočit krátkou komentovanou prohlídku.

Výhody:

  • Tuto formu integrace lze zapracovat do týdenních nebo měsíčních souhrnných schůzek.
  • Každý zaměstnanec se sám rozhodne, co chce ostatním ukázat – může to být zahrada, umělecká díla, domácí mazlíčci nebo pokrok v rekonstrukci bytu či domu. 

Nevýhody: 

  • Asi ne každému je příjemné, že musí veřejně vystupovat. 
  • Pro lepší sledování každé prezentace, by jejich počet během jedné schůzky neměl překročit číslo 3.
  1. Filmový večer

Poslední způsob na skvělou integraci, který se v kancelářích praktikoval a který zaslouží za zmínku, je společné sledování filmů. Místnosti pro videokonference v aplikacích, jako je Google Meet, vám umožní sdílet obrazovku s vysoce kvalitním zvukem a videem, takže si nemusíte dělat starosti s technickými problémy. 

Výhody:

  • Pokud si vyberete vhodný film, diskuse po skončení filmu se může protáhnout i na několik hodin. 
  • Filmový večer se organizuje velice snadno a je příjemný pro všechny účastníky. 

Nevýhody: 

  • Ne vždy je snadné najít termín schůzky po pracovní době, tak aby to vyhovovalo všem.

Flyonthecloud Blog Banner

Powiązane posty

Google Workspace

Gmail vs Outlook – jakou poštu si vybrat?

21 dubna 2021

Google Workspace

Porovnání balíčků Google Workspace

3 března 2021

Google Workspace

Jak provádět videokonference na Google Meet?

14 dubna 2020