Gmail vs Outlook – jakou poštu si vybrat?

21/04/2021

gmail vs outlook

Gmail a Outlook jsou největšími hráči na trhu s internetovou poštou. Google i Microsoft nabízejí bezplatné e-mailové služby širokému spektru soukromých uživatelů internetu za účelem popularizace svých značek a zisku z reklamy.  Skutečnou bitvu, ale technologičtí giganti vedou o obchodní partnery – firmy totiž potřebují pro své kancelářské zaměstnance spolehlivé e-mailové účty. 

Pokud hledáte vhodnou elektronickou poštu pro svou firmu a váháte mezi Gmailem a Outlookem, tak jste na správném místě. V tomto článku najdete kompletní srovnání funkcí obou těchto aplikací. Můžete si také domluvit bezplatnou online schůzku se specialistou na cloudové služby v rámci podnikání s Fly On The Cloud. 

Gmail vs Outlook – popularita 

E-mailová schránka MSN Hotmail je starší verzí Microsoft Outlooku, který se stal na několik desítek let dominantním hráčem v oblasti poštovních služeb. To se však začalo s příchodem Gmailu postupně měnit. Populárnost e-mailové aplikace Google se po pěti letech beta testování v roce 2009 okamžitě vyšvihla nahoru. 

Během pouhých tří let pak zcela ovládla trh a odsunula Microsoft na vedlejší kolej. Nepomohlo ani obnovení rozhraní Hotmail a přejmenování na MS Outlook. Od té doby už je Google dominantním lídrem v počtu aktivních uživatelů. Gmail je volbou číslo jedna pro většinu internetových uživatelů, kteří potřebují spolehlivou a snadno použitelnou e-mailovou schránku. 

Tento graf ukazuje, jak se dynamicky měnil žebříček popularity elektronických poštovních služeb za posledních 22 let:

Gmail a Outlook – v čem se podobají

Nejlepší poskytovatelé e-mailových poštovních schránek mají mnoho společného. Jejich služby si navzájem konkurují a snaží se přitahovat pozornost široké veřejnosti, především díky neustálému vývoji pokročilých zařízení. Avšak základní jádro všech funkcí jakékoliv kvalitní elektronické pošty (a sady připojených aplikací) zůstává stejné. Co tedy Gmail a Outlook spojuje?

Integrace se sadou kancelářských aplikací

Gmail je součástí mnohem větší cloudové služby určené pro podnikání, která se nazývá Google Workspace, a Outlook je e-mailová služba, která je součástí sady Microsoft 365. Každá z těchto sad obsahuje aplikace, jako např: 

  • Textový editor – Dokumenty Google, Word,
  • Tabulkový kalkulátor – Tabulky Google, Excel,
  • Nástroj pro tvorbu prezentací – Prezentace Google, PowerPoint,
  • Poznámkový blok – Keep, OneNote,
  • Komunikační aplikace – Google Chat a Meet, MS Teams,
  • Cloudové úložiště na soubory – Google Drive, OneDrive
  • Kalendář a mnoho dalších služeb. 

Všechny výše uvedené nástroje jsou k dispozici nejen jako doplněk e-mailové schránky, ale jsou s ní také dokonale propojeny. V okně Gmailu můžete tedy rychle otevírat dokumenty z aplikace Google, ukládat poznámky, prohlížet si kalendář, vytvářet seznamy úkolů, zahajovat videokonference a chatovat s kolegy. Pokud chcete otevřít jednu z aplikací Google v samostatném okně, stačí k tomu použít nabídku v pravém horním rohu:

Outlook nabízí velmi podobnou úroveň integrace i s jinými webovými programy od společnosti Microsoft. Všechny aplikace se nacházejí v levém horním menu e-mailové schránky.  

gmail vs outlook

Moderní rozhraní

Samotný vzhled rozhraní je věcí vkusu. Někteří lidé dávají přednost formálnímu stylu Outlooku, který byl nedávno vytvořen a připomíná operační systém windows 10, zatímco jiní dávají přednost příjemným, zaobleným tvarům Gmailového rozhraní. Na nové prostředí si zvykne skoro každý. Každá změna pracovních nástrojů, vyžaduje ale čas a trpělivost. Nejdůležitější však je, aby design obou e-mailových systémů byl jednoduchý, praktický a pro všechny srozumitelný. 

Personalizace vzhledu elektronické pošty

Obě elektronické schránky obsahují panel pro změnu nastavení vzhledu elektronické pošty. Uživatel si tak může vybrat jeden z mnoha předem vytvořených motivů nebo si vytvořit vlastní prostřednictvím obrázku vloženého z počítače. Můžete si také upravit rozvržení prvků e-mailové schránky přesně podle vašich představ. V obou případech, ale máte kontrolu nad tím, kde se zobrazí nejnovější zprávy, jaké podrobnosti o jejich obsahu se zobrazí na liště nebo třeba, kde se bude nacházet dialogové okno (volitelné v Gmailu).

E-mailová schránka Gmail, která je využívána jako centrum externí a interní komunikace ve společnostech s Google Workspace, má více sekcí než Outlook. Naštěstí nabízí také flexibilnější nastavení a správu rozvržení – můžete tak snadno přesouvat chat, roztahovat sekce kurzorem, nastavit libovolné rozvržení pro doručování zpráv atd. 

Bezpečnost

Pokud je při výběru vhodného e-mailu vaší nejvyšší prioritou bezpečnost, pak pro vás nemáme dobré zprávy – toto kritérium vám totiž při rozhodování moc nepomůže. Gmail stejně jako Outlook se vyznačují nejvyšší kvalitou zabezpečení e-mailové korespondence.

Z pohledu uživatele patří mezi nejdůležitějšími funkce těchto e-mailových schránek dvoufázové ověření, antispamové filtry, oznámení o neobvyklé aktivitě a také možnost zkontrolovat všechna nedávná přihlášení. Zatímco administrátoři firemních instancí mají zase možnost archivovat e-mailovou poštu, vzdáleně odhlásit uživatele z odcizeného zařízení a nastavit pokročilá pravidla týkající se doplňků nebo upozornění. 

Chat a videohovory

Gmail a Outlook ve firemní variantě nabízejí velmi snadný přístup k interním týmovým komunikačním nástrojům. Google umožňuje vyměňovat si textové zprávy v e-mailové schránce pomocí Google Chat a jediným kliknutím se připojit k videokonferencím, zatímco firemní Outlook nabízí možnost zahájit rychlou konverzaci prostřednictvím aplikace Teams nebo Skype. 

Kalendář, poznámky a seznamy úkolů

Kromě komunikačních aplikací poskytují oba e-mailové schránky uživatelům i kompletní sadu nástrojů pro organizaci jejich každodenní práce. Díky integraci s kalendářem můžete neustále sledovat váš denní harmonogram, naplánovat si schůzky nebo používat poznámky a seznamy úkolů, s kterými vám už nikdy neunikne žádná důležitá záležitost 

Pro soukromé uživatele jsou účty zcela zdarma

Gmail a Outlook jsou pro každého uživatele internetu, který chce pohodlně a bezpečně spravovat svou soukromou korespondenci zcela zdarma. E-mailové adresy vytvořené v rámci bezplatných služeb lze velice snadno rozpoznat podle jejich domény – bezplatný elektronický e-mail od společnosti Google má koncovku @gmail.com u Microsoftu je zase koncovka @outlook.com nebo @hotmail.com. Takové adresy rozhodně nejsou vhodné pro obchodní činnosti. Profesionální firma by měla svým zaměstnancům poskytovat e-mailové adresy s vlastní doménou.

Při používání bezplatné e-mailové schránky se musí, ale počítat s přítomností reklam. V Gmailu nejsou reklamy tak nápadné, protože jsou odděleny a nacházejí se společně s newslettery v záložce “Promo akce” Gmail soukromým osobám nenabízí žádné placené balíčky, takže ani nemusí interně propagovat své vlastní produkty.

Reklama v Gmailu vypadá například takto:

Microsoft má k reklamám trochu jiný přístup. V Outlooku najdete nejen postranní panel s velkou reklamou, která zabírá veliký pracovní prostor, ale také mnoho tlačítek s výzvou k akci jako například „Go premium“, které nabádají ke koupi Microsoft 365.

Reklama v Outlooku vypadá například takto:

Nabídka pro firmy

Kancelářští zaměstnanci mají vyšší nároky na e-mailové služby a potřebují profesionální e-mailové adresy s vlastní firemní doménou

Podnikatelé by se proto neměli moc spoléhat na bezplatné varianty Gmailu a Outlooku. Speciálně pro firmy tak vznikly komplexní služby Google Workspace a Microsoft 365.

Gmail vs Outlook – v čem má navrch Gmail?

Nyní, když už znáte všechny společné funkce Gmailu a Outlooku, je čas se dozvědět o funkcích obou služeb, které je odlišují od konkurence. Nejprve probereme funkce specifické pro poštu v Gmailu.

Funguje výhradně jen v prohlížeči a u mobilních aplikací

Na rozdíl od Outlooku byl Gmail vytvořen v době, kdy se rychlé a stabilní připojení k internetu stalo běžným standardem. To je jeden z důvodů, proč neměl Google zájem o vytvoření e-mailového klienta na pozadí. Proto také žádná z kancelářských Google aplikací neexistuje v desktopové verzi – všechny vznikly za účelem flexibilní a moderní spolupráce v cloudovém rozhraní.

Toto odvážné rozhodnutí může odradit lidi, kteří jsou zvyklí pracovat s místními programy (tzn programy nainstalovanými na konkrétním zařízení). Tento způsob komunikace je určen především pro mladé pokolení tzn. mileniálů a generaci Z. Díky dynamickému životnímu stylu a práci v online prostředí je e-mailová schránka v mobilní aplikaci nebo prohlížeči nejpohodlnějším řešením. 

Vlákna

V Gmailu jsou zprávy seskupovány do vláken, tak aby při obdržení nových zpráv mohl mít uživatel neustálý přehled o kontextu celého rozhovoru. Díky tomu si můžete kdykoliv prohlédnout kompletní historii korespondence na dané téma, a to i v případě, že výměna e-mailových zpráv probíhá několik měsíců. 

Automatické třídění do kategorií

Ohromnou výhodou Gmailu je, že nabízí odpovídající nástroje pro každého uživatele, nezávisle na jeho úrovni dovedností. Ať už se jedná o ideálního poštovního klienta nebo pro běžného uživatele internetu, který si chce jen procházet e-mailové oznámení ze sociálních sítí nebo online obchodů. Vhodný je rovněž pro specialisty, kteří mají na starost zákaznický servis a kteří denně přijímají a odesílají stovky e-mailů. 

Pokud svou e-mailovou poštu nekontrolujete několikrát denně, pravděpodobně budete chtít, aby se všechny příchozí zprávy automaticky třídily – a to vám Gmail nabízí. Ve výchozím okně doručené pošty se emaily dělí na tři kategorie:

  • Primární – sem přicházejí všechny zprávy adresované přímo vám nebo považované algoritmem za důležité.
  • Sociální sítě – zde najdete e-maily s informacemi o reakcích na vaše příspěvky nebo o změnách účtů na sociálních sítích, které používáte.
  • Oznámení – v této kategorii doručené pošty se shromažďují veškeré e-maily s oznámením, které nevyžadují vaší okamžitou pozornost.
  • Promoakce – zde se shromažďují e-maily s marketingovými sděleními a newslettery.

Pokud se, ale řadíte mezi zkušenější internetové uživatele, tak automatické třídění zpráv nebudete potřebovat. Lidem jako jste vy Gmail nabízí mnoho různých pokročilých konfiguračních nastavení, díky kterým můžete e-mailovou schránku upravit přesně podle vašich představ. Chcete znát jednu z osvědčených strategií, která vám pomůže udržet poštu zcela pod kontrolou? Klikněte na náš tutoriál, který vám pomůže s konfigurací krok po kroku: 

Smart Compose – s využitím umělé inteligence AI

Funkce Smart Compose v Gmailu slouží k zobrazování dynamických návrhů slov a vět v emailu, který právě píšete.  Algoritmus strojového učení společnosti Google analyzuje miliardy webových stránek a určuje pravděpodobnost, s kterou se jednotlivá slova nebo věty objeví v textu, který píšete. Často se tak stává, že díky našeptávači Smart Compose budete mít pocit, jako by se některé maily psaly samy. Tato funkce výrazně zrychlí vaši každodenní práci v Gmailu – zejména pokud často píšete e-maily, které používají tradiční zdvořilostní fráze. 

Samostatné okénko pro tvorbu zpráv

V aplikaci Outlook se okénko pro vytvoření nové zprávy zobrazí vždy v prostoru určeném pro podokno čtení (místo náhledu nebo pod otevřeným e-mailem), zatímco Gmail umožňuje v prohlížeči pracovat v mnoha oknech naráz. Tlačítko „Vytvořit“ otevře samostatný pracovní prostor, který můžete kdykoli minimalizovat, tak abyste mohli se mohli podívat na obsah e-mailu otevřeného ve vaší doručené poště. Okno nové zprávy může být také otevřeno vedle oken konverzace v Google Chatu – během psaní zprávy si tak můžete udělat přestávku a rychle komunikovat se svými kolegy. 

Vrácení odeslané zprávy

Stáváte se vám občas, že si všimnete chyby v textu až v okamžiku, kdy jste zmáčkli na tlačítko „odeslat”? Nejen vám. Naštěstí Gmail pro své uživatele vytvořil nástroj, který tuto zdánlivě beznadějnou situaci zcela vyřeší tzv. zpátečku. Pokud tuto možnost v nastavení zapnete, tak můžete během 5 až 30 sekund od odeslání zprávy kliknout na Vrátit zpět. Tlačítko je umístěno v levém dolním rohu a pokud na něj kliknete, tak se vrátíte zpět do zprávy.

Dokonalé vyhledávání

Algoritmy efektivního vyhledávání jsou specializací Google, takže není divu, že Gmail má jeden z nejlepších e-mailových vyhledávačů. I když jsou parametry dotazů velmi podobné těm v Outlooku, výsledky jsou mnohem přesnější. Poté co dáte něco vyhledat, můžete ještě hledání upřesnit přidáním navrhovaných operátorů, které se zobrazují jako tlačítka nad vyhledávacím oknem. Gmailový vyhledávač umožňuje také najít jednotlivé soubory a zprávy z archivu Google Chat. 

Filtry a štítky 

Pokročilé třídění pošty v Gmailu lze provádět v nastavení pravidel pro filtrování e-mailů a prostřednictvím přiřazení štítků k e-mailům.  Štítky v Gmailu jsou ekvivalentem složek a kategorií v Outlooku (třídí zprávy podobně jako složky a jejich barva se zobrazuje vedle názvu e-mailů ve složce doručená pošta, stejně jako v případě kategorií z pošty od Microsoftu). K hlavním štítkům můžete také přidávat předešlé štítky, tak abyste v tom měli systém, který by vám nejvíce vyhovoval.

Stovky dostupných doplňků

Díky tomu, že aplikace od Googlu běží v cloudovém prostředí a ne v místním úložišti, mohou softwaroví vývojáři (ať už z ti Googlu nebo externí) vytvářet integrace, které rozšiřují jejich možnosti. Všechny Googlem schválené doplňky se nacházejí na Google Workspace Marketplace.

Nastavení, díky nímž Gmail vypadá jako Outlook

Gmail výrazně usnadní každodenní práci těm uživatelům, kteří celý svůj život strávili vyřizováním nejrůznější korespondence prostřednictvím Outlooku a najednou přešli na e-mail od Googlu. K tomu, aby nejdůležitější prvky začali fungovat přesně podle představ vašich pracovníků, stačí jen rychlé nastavení: 

  • Pokud chcete, aby se každá zpráva zobrazovala v e-mailové schránce samostatně, vypněte konverzační vlákna. 
  • Spusťte panel náhledu (ve výchozím nastavení zabírají otevřené e-maily veškeré místo)
  • Používejte Kalendář, poznámky a seznamy úkolů stejně jako v Outlooku – jediný rozdíl je v umístění ikon. V Gmailu je najdete v panelu na pravé straně. 
  • Nastavte jeden nebo více automatických podpisů v pokročilém nastavení vaší e-mailové schránky.
  • Změňte klávesové zkratky na ty, které jste používali ve staré poště. 

Díky těmto nastavením se přechod z Outlooku do Gmailu stane pro vaše pracovníky mnohem jednodušší než přechod z Gmailu do Outlooku. Rychlejší přizpůsobení se změnám softwaru se rovněž promítá do produktivity celého týmu, a tedy i zisků dané společnosti. 

Gmail vs Outlook – v čem má navrch Outlook?

Desktopový poštovní klient

Pro mnoho lidí je poštovní klient Outlook umístěný na počítači stále tím nejlepším e-mailem od společnosti Microsoft. I když Gmail, stejně jako mnoho jiných elektronických schránek, lze připojit k poštovním klientům, Outlook je pro práci s lokálními disky asi jeden z nejlepších. 

Kromě pokročilých funkcí a známého rozhraní (podobně jako u jiných kancelářských programů od Microsoftu) nabízí desktopový e-mailový klient Outlook také nástroje pro organizaci práce. Můžete si prohlížet a sdílet svůj kalendář, vytvářet schůzky nebo spravovat kontakty. E-maily s potvrzením účasti na schůzce jsou algoritmem automaticky rozpoznány a přidány jako události kalendáře.

Složky

Outlook umožňuje uživatelům třídit své e-maily stejným způsobem, jako na svých počítačích, tzn. pomocí složek. Složky se od Gmailových štítků liší pouze názvem, ale i přesto pořád oslovují především zaměstnance, kteří už si zvykli pracovat s desktopovými programy.
 

Všechny složky, které zde vytvoříte, najdete poté v levém podokně Outlooku ve výchozích adresářích.

I když zde nemůžete vizuálně zvýraznit celé složky, tak samotný Outlook nabízí možnost barevně označit jednotlivé zprávy v seznamu pomocí kategorií. Můžete vytvořit i pojmenovat kategorie a tím si vytvořit vlastní způsob rozlišení zpráv, který bude oddělený od systému složek. 

Skupiny

Skupiny (dříve distribuční seznamy) v Outlooku představují skvělý způsob sdílení zpráv s dalšími uživateli. Po vytvoření skupiny a přidání vybraných kontaktů, do ní můžete zadat jedinečnou e-mailovou adresu, např. marketing@domenafirmy.com. Každá zpráva odeslaná na tuto adresu bude směřovat ke všem členům skupiny, kteří jsou uvedeni na seznamu.

Čím se liší skupiny na Outlooku od diskuzních skupin na Gmailu? Obě řešení mají podobné funkce, ale Outlookové skupiny mohou vytvářet sami uživatelé a v Google Workspace mají k tomu oprávnění pouze administrátoři.

Pokročilé možnosti formátování textu

Při formátování textu nové zprávy v Gmailu si můžete vybrat z jedenácti druhů písem a čtyř velikostí písma. Outlook jde v tomto směru ještě o krok dále a nabízí desítky různých druhů písma a velikostí, díky čemuž je okno pro úpravy zpráv podobné jako u souboru základního textového editoru. Zajímavou funkcí, kterou u jiných elektronických pošt také nenajdeme, je možnost vložit do obsahu e-mailu tabulku s libovolným počtem polí. 

Náhled naposledy otevřených zpráv

Kliknutím na vyhledávací pole v Outlooku zobrazíte návrhy hledání, které se skládají z naposledy navštívených kategorií a zpráv. To vám rozhodně usnadní práci, zejména pokud se často vracíte k jednomu e-mailu. Pokud například na konci pracovního dne najdete starou souhrnnou zprávu týkající se objednávky, můžete ji další ráno znovu otevřít jediným kliknutím bez dalšího vyhledávání.

Pravidla a funkce Sweep

Pravidla zde fungují podobně jako filtry u Gmailu. Třídí zprávy, které splňují určitá kritéria automaticky, tzn např. když se objeví ve vaší doručené poště. 

Sweep je dodatečný zjednodušený nástroj pro čištění doručené pošty. Stačí označit jednu nebo více zpráv, kliknout na tlačítko Sweep v horní části panelu a poté rozhodnout, co se s těmito e-maily stane – jednou nebo pokaždé, když se objeví. Pravidla trvalého čištění pomocí funkce Sweep se používají jednou denně – tím se liší od pravidel, která fungují okamžitě.

sweep outlook

Přihlášení k odběru

Outlook usnadňuje uživatelům držet kontrolu nad počtem příchozích nabídek a newsletterů. Pokud si chcete být jistí, že dostanete výhradně e-maily, které pro vás mají opravdu nějaký význam, tak si můžete projít celý seznam vašich přihlášení k odběru v pokročilém nastavení poštovní schránky aplikace Outlook. Zde také najdete tlačítko pro rychlé odvolání souhlasu s odběrem novinek, které zasílají vámi zvolené firmy.

Gmail vs Outlook – porovnání nejdůležitějších funkcí obou služeb

Pokud si stále nejste jisti, která elektronická poštovní schránka bude lépe vyhovovat vašemu pracovnímu stylu, vkusu a potřebám, tak se podívejte na všechny rozdíly v praktické srovnávací tabulce připravené samotným Googlem: 

Jakou e-mailovou poštu si vybrat pro firmu? 

Verdikt je takový, že při porovnání Gmailu a Outlooku, nebude kategorickým vítězem nikdo, protože obě e-mailové pošty jsou velice dobrým produktem s mnoha jedinečnými výhodami. Mimochodem není náhoda, že obě e-mailové schránky patří mezí nejpopulárnější na světě.

Je však možné, že vaši zaměstnanci si budou chválit jak služby od Microsoft 365, tak ekosystém Google Workspace. Vaše rozhodnutí se proto nemusí pouze opírat o pouhé srovnání funkčnosti těchto řešení. Především vezměte pod úvahu potřeby, hodnoty a zvyky většiny osob vaší společnosti. Firmy s tradicí charakterizují se silnou formalizací svých každodenních procesů obvykle vybírají Outlook. Z druhé strany Gmail je oblíbenou poštou především u mladších společností, jejichž zaměstnanci si cení svobody a vidí všechny výhody spolupráce v cloudových aplikacích. 

Flyonthecloud Blog Banner