G Suite vs Gmail zdarma – co bude fungovat ve firmě?

19/06/2019

Gmail je jednou z nejznámějších poštovních schránek na světě. Uživatelé ho ochotně používají na soukromé i služební účely. Díky své oblíbenosti se doména gmail.com stala rychle známou – díky tomu funguje dobře i v soukromé korespondenci. Posílání e-mailů dodavatelům z adresy marek102@gmail.com však není spojeno s profesionalitou.

Budování síly značky a pozitivního image společnosti na internetu je obzvlášť důležité, protože rozsáhlá digitalizace umožnila zákazníkům najít stovky tisíc podobných nabídek jediným kliknutím. Společnost Google vytvořila balík G Suite, aby uspokojila požadavky firemních zákazníků. Co nabízí G Suite podnikatelům?

Gmail vs G Suite

Vlastní doména v e-mailové adrese

Při vytváření pozitivního image značky je užitečné používat e-mailové adresy, které jsou nejen snadno zapamatovatelné, ale také prokazují profesionalitu. Vyplatí se použít poštovní schránku, jejíž adresa je přímo spojena s branží a firmou. G Suite umožňuje nahradit generickou doménu @ gmail.com vaší jedinečnou adresou webu. Nevyžaduje vytvoření nového e-mailového účtu, stačí přidat doménu v panelu administrátora a můžete používat profesionální prezentující se e-mailovou adresu.

Business Gmail také umožňuje vytvářet aliasy, což jsou alternativní adresy přiřazeny k jedné nebo více poštovním schránkám. Takto lze nastavit společnou e-mailovou adresu pro několik lidí, například support@domain.com. Jestliže jeden z našich klientů napíše e-mail na tuto adresu, bude také směřovat přímo do poštovních schránek přidělených osob, například zaměstnanců zákaznické podpory.

Více prostoru na data

Každý uživatel bezplatného Gmailu má přístup k 15 GB datového prostoru. Může se to zdát dostatečné, ale tento prostor je rozdělen mezi e-mail (s přílohami), Google Disk, Fotky a možné zálohy (např. ze smartphonu).

G Suite umožňuje rychle zvětšit prostor pro soubory a fotografie:

  • Základní balík Basic nabízí 30 GB.
  • Business (1 TB pro méně než 5 uživatelů) a Enterprise na druhé straně nabízejí neomezené místo na disku.
  • Uživatelé G Suite Enterprise mají neomezené místo na disku bez ohledu na počet účtů.

Více paměti znamená více úložného prostoru pro dokumenty, projekty, zálohy a další soubory.

G suite pojemność dysku google

G Suite – lepší spolupráce mezi zaměstnanci

Balík G Suite umožňuje ještě efektivnější spolupráci mezi našimi zaměstnanci. To je možné mimo jiné díky Sdíleným diskem (dříve Týmový disk), které jsou k dispozici ve verzi Business a Enterprise. Sdíleným diskům jsou prostor, kde mohou týmy zaměstnanců ukládat své soubory, vyhledávat je a získávat k nim přístup. Mají mnoho výhod, které usnadní naši každodenní práci. Patří k nim:

  • přístup k souborům i po odchodu zaměstnance: Zpravidla se při odchodu jednoho zaměstnance z firmy jeho účty odstraní. Často se to spojuje se ztrátou souborů. 
  • Týmové disky umožňují uchovat si je, i když jste s danou osobou ukončili spolupráci.
  • vylepšené pravidla sdílení: všichni v týmu vidí stejný obsah
  • snadnější přístup k obsahu: když je osoba přidána do diskusní skupiny, automaticky se přidá na všechny disky v této skupině.
  • sdílení disku s externími lidmi: je možné sdílet disk s lidmi mimo firmu, v takovém případě se všechny změny provedené externími uživateli stanou vlastnictvím domény. Pokud nechcete, aby byly vaše údaje sdíleny mimo organizaci – můžete to zakázat

Bezpečnost s balíkem G Suite

G Suite nabízí uživateli intuitivní a funkční administrační konzolu. Díky ní je možné snadno spravovat bezpečnost firemních dat. Praktickým řešením je mimo jiné použití blokády přístupu k souborům, jejich zabezpečení proti neoprávněným osobám a zabránění úniku. Administrátor G Suite má nad bezpečností údajů firmy velkou kontrolu.

Může například zkontrolovat, zda jednotliví uživatelé používají silná hesla po přihlášení do svých poštovních schránek. Kvůli vyšší bezpečnosti může navíc vynutit změnu hesla každých 30 dní. Verze Enterprise také umožňuje přihlášení pouze pod jednou IP adresou. To znamená, že zaměstnanci se budou moci přihlásit na firemní e-mail jen v kanceláři. Bezplatná verze Gmailu to neumožňuje.

Za zmínku stojí také to, že při používání Gmailu patří uživatelské účty zaměstnancům. Ve službě G Suite administrátor spravuje účty všech zaměstnanců. Díky tomu, když jeden z nich z práce odejde, bude korespondence stále přicházet do firmy, a ne na jeho soukromou e-mailovou adresu. Kromě toho může administrátor zablokovat přístup k souborům lidem, kteří nepatří do struktur firmy.

Antispamové filtry pro větší pohodlí a bezpečnost při práci

Gmail nabízí základní antispamové filtry. Někdy se však stává, že důležitá korespondence s citlivými přílohami nebo obsahem může být považována za spam. Pomocí G Suite můžete snadno nastavit antispamové filtry. Umožňuje mimo jiné přidat IP adresu našeho dodavatele na bílý seznam, což zaručuje doručení zprávy.

Automatické zálohy

Uživatelé bezplatného účtu Gmail nemohou využívat výhod funkce automatického zálohování dat. Jinak to vypadá v případě G Suite. Administrátor může objednat automatické zálohování na Google Disku. Díky tomu bude škoda omezena v případě náhodného vymazání souborů nebo poruchy některého ze zařízení.

Technická podpora

Na rozdíl od Gmailu nabízí G Suite technickou podporu – od konzultantů Google i od Fly On The Cloud. V případě Google však jde o podporu v angličtině, zatímco v případě Fly On The Cloud slouží tým technické podpory zákazníkům v češtině, slovenštině nebo angličtině.

Gmail pro firmy zdarma

G Suite pro neziskové organizace

Nevládní organizace mohou používat bezplatnou verzi G Suite. Umožňuje vylepšit práci celé jednotky, vytvářet online sbírky a zapojovat nové lidi.

Pokud chcete využívat bezplatnou verzi sady G Suite, organizace musí:
• mít status charitativní jednotky,
• být prověřena jako nezisková organizace prostřednictvím TechSoup nebo regionálního partnera TechSoup
• být pojmem veřejné organizace, nadace nebo sdružením zaregistrovaným v národním soudním rejstříku.

G Suite pro školy a univerzity

Google připravil i speciální řešení pro školy a univerzity. Abyste se stali zákazníkem G Suite Enterprise for Education, musíte splnit několik podmínek:

• instituce musí mít ověřený neziskový status
• instituce musí být vzdělávací akreditovanou jednotkou uznávanou státními orgány.
• instituce musí poskytovat národně nebo mezinárodně uznávané vzdělávací kvalifikace.

Bezplatné testovací období

Ať už podnikáte nebo jste členem neziskové organizace, máte možnost testovat G Suite bezplatně po dobu 30 dní. Pokud chcete začít bezplatné testovací období, zaregistrujte se na našem webu.

G Suite Legacy

G Suite Legacy jako omezená verze obchodního balíku G Suite byla uživatelům nabízena do prosince 2012. Google se však rozhodl stáhnout tento produkt ze své nabídky. Používají ho stále lidé, kteří se zaregistrovali do služby G Suite Legacy před stanoveným termínem. Tato verze však nemá všechny funkce a možnosti placeného balíku G Suite. Například nemůžeme změnit hlavní doménu v e-mailové adrese nebo v případě videokonferencí prováděných pomocí služby Google Meet je počet účastníků omezen na 10 lidí. Zatímco v případě verze Basic – 100 lidí, Business – 150 osob, Enterprise – 250 osob.

 

Powiązane posty

Google Workspace

Jak sdílet Google soubory?

8 dubna 2019

Google Workspace

Bezpečnostní klíče U2F – co to vlastně je?

17 prosince 2018