Какво представляват споделените дискове в Google?

21/02/2019

Използване на пакета Google Workspace (G Suite) дава много възможности и удобства в ежедневната работа. Компаниите, които го използват, могат да редактират своите файлове от всяко мобилно устройство, независимо къде се намират. Със сигурност обаче има много моменти в работата на всеки, който иска да сподел файловете си с някого, създавайки ги в споделено работно пространство.

Също така се случва, че след като служител напусне и всичките му акаунти бъдат изтрити, да се изгубят някои файлове. Отговорът на тези нужди и проблеми са споделените дискове, налични в Business и Enterprise версия.

КАКВО ПРЕДСТАВЛЯВАТ СПОДЕЛЕНИТЕ ДИСКОВЕ?

Споделените дискове (по-рано екипни дискове) е пространство, където екипи от служители могат да съхраняват, да дават достъп и търсят своите файлове. Подобно на обикновения Google Drive, те са достъпни навсякъде и от всяко устройство. Те разполагат с много удобства, които улесняват ежедневната работа.
Те включват:

  • достъп до файлове дори след напускане на служител – обикновено, когато някой от служителите напусне компанията, неговите акаунти се изтриват. Често това се комбинира със загубата на неговите файлове. Споделените дискове позволяват да ги запазите, дори след като сте приключили работата с даден човек.
  • подобрени правила за споделяне – всеки член на екипа вижда едно и също съдържание
  • по-лесен достъп до съдържание – след като човек е добавен към дискусионна група, той автоматично се добавя към всички дискове, обхващащи тази група.
  • споделяне на диска с външни хора – възможно е да се споделя диска с хора извън компанията, като в този случай всички промени, направени от външни потребители, стават собственост на домейна. Ако не искате Вашите данни да се споделят извън организацията – можете да забраните това.

 

 

КАКВА Е РАЗЛИКАТА МЕЖДУ СПОДЕЛЕН ДИСК И МОЯТ ДИСК?


Четейки за Споделени дискове, може би се чудите по какво всъщност се различават от Моят диск. Използвайки най-опростената аналогия, Моят диск може да се сравни с частен твърд диск, докато Екипните дискове  може да се причислят към категория общ ресурс.
По-долу представяме някои от най-важните разлики:

 

 

АКТИВИРАНЕ И ДЕАКТИВИРАНЕ НА СПОДЕЛЕНИ ДИСКОВЕ

Възможно е да активирате и деактивирате Екипни дискове/Споделени дискове за конкретни организационни единици, но само администраторът може да извърши това.
За да създадете Споделен диск:

  1.  Превключете към администраторския акаунт
  2.  На началната страница на конзолата изберете Приложение -> G Suite -> Дискове и документи
  3. Изберете настройки за споделяне
  4. Изберете организационна единица. В противен случай избраните настройки ще бъдат приложени към цялата организация.
  5. В раздела Създаване на споделен диск поставете отметка или премахнете отметката от Блокиране за потребители в организационна единица <вашият-домейн> възможността за създаване на нови Споделени дискове.
  6. Запоишете настройките
  7. След като активирате Споделени дискове, изчакайте до 24 часа, за да влязат в сила промените. По-ранното кликване върху бутона Създай може да предизвика съобщение за грешка.  Ако настъпи такава ситуация, изчакайте и опитайте отново по-късно.

НАСТРОЙКИ И РАЗРЕШЕНИЯ

Споделените дискове могат да бъдат конфигурирани така, че да отговарят на работния процес на всяка организация. Администраторите имат много настройки, които им дават увереност, че данните на компанията са в безопасност и не се споделят с никого.


Те могат да настроят на дадено лице едно от няколко нива на достъп до Диска:

  • мениджър
  • мениджър на съдържание
  • сътрудник
  • коментатор
  • зрител

Поради определеното ниво на достъп, потребителите могат:

  • единствено да преглеждат файлове
  • да коментират
  • да редактират
  • да създават нови
  • да изтеглят елементи

Използването на Екипни дискове/Споделени дискове има огромни предимства, които със сигурност ще улеснят работата на сътрудниците в компанията. Това е чудесен начин да запазите на едно място всички файлове, свързани с организационна единица, дори ако всички служители се сменят.

Flyonthecloud Blog Banner