Как да вкарате и поддържате Inbox Zero в Gmail?

26/02/2020

Ако някога Ви се е случвало да пропуснете важно съобщение измежду десетките непрочетени имейли или да получите известие, че пространството във Вашата електронна поща е на привършване, това е ясен знак, че е време да си изработите нови навици за управление на електронната си поща. За щастие не е нужно да правите това по метода на пробите и грешките. Вече е измислена системата от действия, използвана от милиони потребители на Gmail по целия свят, която да Ви позволи да поемете контрола върху електронната си поща.

Какво представлява Inbox Zero?

Inbox Zero се използва от потребителите на компютри, ползващи по-разширени функции (power user) на системата за обслужване на пощата, което облагодетелства производителността. Той е проектиран да помага на хората да запазят реда в електронната си поща, въпреки големия брой входящи имейли. Въвеждането във Вашето ежедневие на няколко прости навика, ще Ви спести много време и ще спомогне ежедневният преглед на пощата да се превърне в източник на удовлетворение, а не на раздразнение.

Inbox Zero в Gmail

Gmail позволява да постигнете блаженото състояние на празна входяща пощенска кутия, без да инсталирате допълнителни плъгини – достатъчно е да усвоите вграждането на функциите. При дългогодишното развитие на най-популярната виртуална поща в света, Google я е снабдил с редица опции, които подпомагат задаването на приоритет и сортирането на съобщенията.

Основи на методологията на Inbox Zero

Върнете на своята входяща пощенска кутия същинската функция

Повечето потребители виждат ежедневно във входящата си поща безкрайна смесица от стари и нови съобщения. Когато премахнем едно на негово място изскача ново, което до момента не се е вмъквало в лимита от 50 видими позиции. 

В основната папка на пощенската кутия трябва да има само нови, непрочетени съобщения, които изискват от Вас да предприемете някакво действие (сортиране, архивиране или отговор). Тогава всеки ден, когато отворите електронната си поща за първи път, пред погледа Ви ще са само запланувани задачи и промяната, която е настъпила от вчера.

Въведете строг приоритет

Разбира се, не винаги сме в състояние да отговорим веднага на всички податели на нови съобщения. От всички съобщения, които попадат във Вашата входяща поща, изберете тези, с които е необходимо да направите нещо и ги преместете на видно място. Идеалното място за съхранение на съобщенията с приоритет е допълнителната кутия, но за това ще поговорим след малко.

По-малко спешните въпроси или интересни новини, които планирате да прегледате, отбележете със съответния етикет. Така те няма да убягнат вниманието Ви, когато се заемете с темата, за която се отнасят. Например: маркирайте всички фактури и съобщения от счетоводството с етикета Фирма и ги архивирайте. Когато дойде време за обобщение и разплащане, ще откриете всичко на едно място. 

Всички несъществени съобщения, които искате да прегледате в свободното си време, трябва да прескочат входящата кутия и веднага да попаднат в съответното място в архива. Тук говорим за бюлетините, съобщенията и известията. Не се нуждаете от подобно разсейване в началото на работния ден. 

Уведомленията по имейла, към които няма със сигурност да се върнете, изтрийте. Приложението Gmail в Google Workspace има голям (а от версия Enterprise – неограничен) капацитет. Не е нужно да се притеснявате, че ще запълните диска си, просто ще запълните резултатите при бъдещите си търсения и ресурсите си за ограничено внимание. 

Нагласете настройките на Gmail

Настройките по подразбиране на Gmail работят само до определено ниво на трудност. Петте основни категории (Основни, Общности, Оферти, Известия и Форуми) създават автоматизирана система за сортиране на съобщенията, която функционира много добре – но не Ви дава възможност изцяло да усетите потенциала от възможности на тази поща. За да поемете контрола над инструментите, достъпни в Gmail, трябва да започнете да търсите в настройките.

1. Изключете категориите

Най-вече се отървете от автоматизираните механизми по подразбиране за поддържане на ред в Gmail, с които (като амбициозен компютърен потребител) сте израснали. Под зъбното колело в горния десен ъгъл ще намерите списък с препратки към всички необходими настройки във Вашата поща. Изберете позицията Конфигурирай пощенската кутия и в прозореца, който ще се покаже, маркирайте всички категории, освен „основната“.

2. Използвайте звездички

Звездичките в Gmail са най-лесният за употреба и най-забележим маркер за съобщения. Въпреки че много хора подреждат приоритетите си с помощта на етикети, ние Ви предлагаме да изпробвате още по-бърз метод за разпределение.

Една звездичка не е достатъчна, за да поддържате реда, затова първо отидете на Настройки, за да разнообразите малко маркерите. В раздела Общи ще откриете дванадесет символа, които ще Ви помогнат да разграничите съобщенията с приоритет. В началото ще са Ви достатъчни четири маркера: yellow-star (жълта звезда), green-check (зелен маркер), red-bang и blue-info. 

Маркирането на имейла с избрания символ е лесно: кликвате върху звездичката в списъка със съобщения – 2 кликвания променят знака за избор в (✔️), 3 в удивителна (), а 4 в буквата „i“ на син фон (ℹ️).

3. Още повече пощенски кутии

В следващия раздел на настройките – Получени * – ще стартирате допълнителните пощенски кутии и изгледа, който ще Ви позволи да държите най-важните имейли винаги на видно място. Променете типа на пощенската кутия от по подразбиране на много входящи кутии. Ще се появят пет реда, в които можете да задавате условията за показване на съобщенията в дадена пощенска кутия. 

Време е да използвате звездичките, които получихте преди малко< можете да разделите пощата на три части:

 To do – имейли, които изискват предприемане на действия (условието is:starred has:red-bang дава възможност в тази входяща пощенска кутия да попаднат съобщенията, обозначени с възклицание)

✔️ Waiting – съдържание, с което вече сме се заели и очакваме отговор ( is:starred has:green-check

[ℹ️Current – съдържание, което съдържа интересна информация или файлове, върху които ще работим в близко бъдеще (is:starred has:blue-info)

Можете да приспособите спрямо нуждите си тези кутии или да добавите още. Можете да създадете пощенска кутия в имейла с даден етикет (label: име – етикет) или в съобщението от конкретно лице (from:адрес@подател.бг).

Следващата позиция в списъка на настройките дава възможност за промяна на положението на допълнителните входящи кутии. 

*Внимание – ако не можете да откриете горната опция в „Получени“, тогава потърсете в „Разширени“. Gmail е в процес на опресняване на интерфейса, така че в някои акаунти поредността на настройките изглежда различно. 

Подредба във входящата пощенска кутия

Дойде моментът да се оправите с купчината съобщения, която се е натрупала във входящата Ви поща. Спокойно, не е нужно да прехвърляте всеки имейл поотделно. Първото разпределение, което ще определи целия ритъм на Вашата бъдеща работа с Gmail, няма да Ви отнеме повече от половин час.

Архивиране, игнориране и премахване на съобщенията

Игнориране, архивиране и пренасяне на имейли в кошчето са действия, които ще Ви позволят да се освободите от всички съобщения във входящата пощенската кутия.

Архивиране звучи страшно, но трябва да бъде най-често използваният бутон в Gmail. Архивираните съобщения вече не се виждат в пощенската кутия, но не изчезват. Все още можете да ги откриете под зададения етикет или чрез търсене в лентата в горната част на прозореца. Ако си нямат етикет, тогава се озовават сред складираните необозначени съобщение – в папка „Всички“. Ако участник в разговора след известно време отговори на архивиран имейл, цялата кореспонденция ще се върне във входящата пощенска кутия. 

Игнорирането Ви позволява да се отървете от натрапчивите съобщения, без да ги изтривате. Функционира също като архивирането, но разликата се състои в това, че новите съобщения в съдържанието не се появят отново във входящата кутия. Тази опция е полезна, когато се води дискусия по дадена тема и тя ни разсейва, или когато получаваме прекалено често съобщения от някого. Няма да ги видим отново, освен ако не ги потърсим специално.

Изтриването премества имейлите в кошчето. Това не е необратим процес, защото съобщенията в кошчето се съхраняват в продължение на 30 дни, преди да изчезнат завинаги от диска. 

Етикети и филтриране в Gmail

Етикетите и филтрите са специфични функции за Gmail, които остават недооценени от обикновените потребители. Дават ни възможност да въведем ред при всички съобщения според свободно избрани, персонализирани критерии.

Можете да създадете етикет по много начини: в настройките, в прозореца за съобщения, в страничния панел или по време на включване на филтрите. 

Пликовете с етикети ще откриете в страничния панел в лявата страна на браузъра. Създайте ги толкова на брой, колкото са Ви необходими и им добавете цветове за подобряване на прегледността в пощенските кутии. 

Етикетите в комбинация с филтрите в Gmail позволяват по-прецизно подреждане и автоматичното разпределяне на 90% от съобщенията в нашата пощенска кутия. Има много възможности за конфигуриране на филтри – но това е толкова лесно, че още при второ използване можете да импровизирате и експериментирате. Филтрите се настройват с избиране на един или повече имейли и след кликване върху Филтрирай съобщенията от този тип в падащия списък със символа с три точки. Макар филтрите да не се виждат постоянно в пощенската кутия, ние можем да правим произволни промени в тях, като открием опциите за филтриране в Настройки.

Бюлетини извън входящата пощенска кутия

Като всеки интернет потребител сте имали възможност да оставите своя имейл адрес поне в няколко маркетингови бази данни. Вероятно дори няколкостотин. Благодарение на ОРЗД (GDPR) всеки имейл с промоция вече съдържа линк за отписване от абонамента – и това е най-лесният начин да се отървете от нежеланите съобщения от някоя фирма. Но ние не искаме да премахваме всичко, някои изпращани масови имейли са от значение за получателя, напр. интересни новини или информация за отстъпки. За да избегнете сортирането на всеки имейл, бюлетин и оферта поотделно е добре да автоматизирате този процес. 

Можете да създадете няколко етикета за различни категории или податели на масови съобщения или да изберете радикален подход и да изхвърлите всички в папката с етикет Mailing. Без значение от това какво ще изберете, процедурата е  една и съща: 

  • Маркирайте съобщенията и кликнете върху Филтрирай съобщенията от този тип. 
  • В лентата за търсене ще се появи списък с критерии, които можете да настройвате. Обикновено е достатъчен само адресът на подателя или на няколко податели. 
  • След определяне на критериите вместо бутона Търси долу в прозореца, кликнете върху Създай филтър.
  • Сега можете да изберете какво да се случи със съобщенията, които отговарят на критериите. За да минимализирате разсейването при ежедневния преглед на пощата, изберете от списъка 3 действия: Пропусни папка входящиИзползвай етикети (в този случай: Mailing) и Приложи филтър също за съответните съдържания. 

Така филтрираните съобщения ще бъдат автоматично архивирани, но с възможност за откриване след кликване върху етикета. Ако нямате подходящия етикет, можете да го създадете по време на конфигуриране на филтъра. 

Последователност от ежедневни дейности, които ще Ви позволят да поддържате включен Inbox Zero завинаги

Подреждането не е всичко. Сега трябва да се погрижите да бъде изчистена пощата Ви всеки ден. За да се радвате на празна пощенска кутия колкото може по-често, въведете в своя план-график за следващия ден набор от рутинни действия:

  • Първо прочетете най-важните имейли. Ако отговарянето на съобщенията не Ви отнема повече от няколко минути, се заемете с това веднага. В противен случай маркирайте съобщението с удивителен знак () и го архивирайтеслед известно време ще се появи във папката To do. 
  • Ако отговорите на съобщение и чакате реакцията от страна на получателя, го обозначете със знак за избор (✔️) и архивирайте – ще се появи в папка Waiting
  • Ако темата е интересна или необходима, но дискусията в нея е завършила, тогава обозначете съобщението със синия знак „i“ [️]. 
  • Всички други имейли, които не изискват някакви действия отбележете със съответния етикет, след което ги архивирайте или премахнете

Това е – кликвате само няколко минути и Вашата входяща пощенска кутия отново е празна. Сега можете да се наслаждавате на продуктивен работен ден, а ненужните съобщения няма да Ви отвличат от Вашите приоритети. Не забравяйте по време на кафе паузата да погледнете в папката с бюлетините и да проверите новините от любимите си портали.

Това е само един от многото възможни варианти за конфигурация на Gmail, които облагодетелстват поддържането на Inbox Zero. Ако при експериментирането си откриете други интересни решения, споделете ги с нас в коментар или в групата Google Workspace България във Facebook!

Flyonthecloud Blog Banner