Google Drive – как да съхранявате корпоративни документи и файлове

09/12/2020

Всеки акаунт в Gmail е свързан с различни уеб приложения за създаване и редактиране на файлове. Всички Ваши дейности, запазени в приложенията на Google, попадат на едно място – Google Drive. Google Диска обаче има много повече функции, които си струва да знаете. 

Какво представлява Google Drive?

Google Drive е облачно пространство за съхранение и синхронизиране на данни. Файловете и мултимедията, записани на диска, са достъпни за собственика на акаунта от всяко устройство, свързано с интернет. Можете да ги споделяте и с други хора (също ако нямат акаунт в Google). 

Google Диска включва също всички Ваши файлове от други приложения на Google, като например Документи, Таблици, Презентации, Сайтове и Формуляри, в които можете да си сътрудничите с други потребители в реално време. Освен това, документите от всички изброени приложения на Google не заемат място в Google Диска – без значение колко броя създавате. И така, какво заема паметта на Диска? 

  • Съдържанието на пощенската кутия в Gmail – всички съобщения и прикачени файлове;
  • PDF файлове, снимки, видео и файлове във формати, несвързани с приложенията на Google, които помествате в Google Диска;
  • Съдържание Google Photos – приложение, което позволява да синхронизирате, организирате и да създавате резервно копие на снимки от всички мобилни устройства. 

Защо това е важно? 

Частните потребители на Gmail имат по подразбиране в Google Диска  15 GB безплатно пространство. Важно е да знаете как да управлявате файловете и текущо да поддържате ред в пощенската кутия, за да може личния акаунт в Gmail да Ви послужи възможно най-дълго. На тази страница можете да проверите колко свободно пространство Ви остава. 

 

Ако обаче сте сред късметлиите, които имат служебни акаунти в Gmail посредством услугата G Suite, тогава не трябва да се тревожите за капацитета.

G suite pojemność dysku google

Но това не е единствената разлика между личния и служебния Google Диск.

Частен или корпоративен Google Drive? – прилики и разлики

Капацитет на Google Drive в G Suite

Скоро частният потребител може да съхранява общо 15 GB данни в един акаунт, то с колко място разполага бизнес потребителят? Това зависи от варианта на услугата: 

  • G Suite Basic – 30 GB на потребител.
  • G Suite Business – 1 TB на потребител или неограничено пространство, ако потребителите са повече от 5. 
  • G Suite Enterprise – неограничен капацитет за всички акаунти.

Ако имате неограничен капацитет в Google Дискка, има само едно ограничение – един файл не може да бъде по-голям от 5 TB. В офис условия е много трудно да се надхвърли тази граница. 

Екипни дискове

Въпреки че можете да си сътрудничите с други хора в частен Google Диск и да споделяте с тях файлове или цели папки, не можете да създадете общ Диск. Тази опция е запазена за потребителите на G Suite.

По какво се различават екипните дискове от обикновения диск?


За повече информация относно екипните дискове (известни преди като Споделени дискове) вижте отделна публикация в нашия блог.

Как да добавя файлове в Google Drive?

Съществуват няколко метода да напълните Google Диска с това, което желаете да имате винаги под ръка. Колкото повече файлове съхранявате в облак, толкова по-лесно имате достъп до тях от всяко място и устройство. С Google Диска също не трябва да се притеснявате, че повредата или кражбата на оборудване ще унищожат резултатите от Вашата работа. 

Основният метод за изпращане на файлове в Google Drive е въвеждането в лентата на браузъра drive.google.com и кликване върху бутона „Нов“. От падащия списък изберете „Изпрати файл“ или „Изпрати папка“.

В новия прозорец ще можете да изберете произволни файлове или папки от твърдия диск на устройството и да ги заредите в Google Диска. В долния десен ъгъл можете да виждате текущо напредъка на трансфера (в зависимост от скоростта на Вашата интернет връзка).

przesyłanie plików na dysk google

Също така можете да създавате файлове директно в Google Диска, стига да ги създавате в едно от следните приложения:

  • Google Документи
  • Google Раблици
  • Google Презентации
  • Google Формуляри
  • Google Сайтове 
  • Google Drawings

Файловете на тези приложения не заемат място в Google Drive, за разлика от тези, които изпращате сами. 

Drive File Stream

Ако Вашите служители използват G Suite и служебни компютри, добре е да се погрижите корпоративните данни винаги да се записват в облака, а не върху твърдите дискове. По този начин работодателят винаги може да контролира хода на работата, да архивира стари данни с услугата Google Vault, а екипите могат безпроблемно да си сътрудничат онлайн. 

Drive File Stream е приложение, което улеснява използването на файлове в Диска директно на компютър, също офлайн. Решението за използване на такова приложение обаче трябва да бъде взето от администратора на G Suite – подробни инструкции за прилагане на такова решение може да прочетете тук

С приложението Drive File Stream можете да намирате и отваряте файлове от Google Диска на Вашия компютър с операционна система Windows или Mac. Приложението също позволява: 

  • Отваряне и редактиране на файлове.
  • Записване на избраните файлове в офлайн папки, дори тези от екипния диск.
  • Преглеждане и организиране на файлове от компютър, без да изразходвате пространството на твърд диск.

Как да споделя папки в Google Drive?

Google Диска е не само инструмент за съхранение на файлове, но и за споделянето им с други хора. Независимо дали искате да споделите цяла папка или файл в произволен формат, процесът изглежда индентично: 

  • Отваряте Google Диска и кликвате с десния бутон върху избраната папка.
  • Кликнете върху една от опциите:
    • Споделяне – в новия прозорец ще можете да въведете имейл адресите на всички хора, които ще получат достъп до файла. Също така можете да управлявате разрешенията за преглед, редактиране и по-нататъшно споделяне. 
    • Връзка за споделяне – Тази опция позволява да генерирате уникална връзка, благодарение на която можете да споделяте папката с много хора наведнъж. Всеки, който има връзката, ще получи достъп до съдържанието в папката. Въпреки това можете да защитите файла от достъп на хора извън организацията и да промените разрешенията на потребителите, използващи линка. 

Dysk Google - udostępnianie plików

 

Flyonthecloud Blog Banner

Powiązane posty