Google Drive – как да съхранявате корпоративни документи и файлове

09/12/2020

Всеки акаунт в Gmail е свързан с различни уеб приложения за създаване и редактиране на файлове. Всички Ваши дейности, запазени в приложенията на Google, попадат на едно място – Google Drive. Google Диска обаче има много повече функции, които си струва да знаете. 

Какво представлява Google Drive?

Google Drive е облачно пространство за съхранение и синхронизиране на данни. Файловете и мултимедията, записани на диска, са достъпни за собственика на акаунта от всяко устройство, свързано с интернет. Можете да ги споделяте и с други хора (също ако нямат акаунт в Google). 

Google Диска включва също всички Ваши файлове от други приложения на Google, като например Документи, Таблици, Презентации, Сайтове и Формуляри, в които можете да си сътрудничите с други потребители в реално време. Освен това, документите от всички изброени приложения на Google не заемат място в Google Диска – без значение колко броя създавате. И така, какво заема паметта на Диска? 

  • Съдържанието на пощенската кутия в Gmail – всички съобщения и прикачени файлове;
  • PDF файлове, снимки, видео и файлове във формати, несвързани с приложенията на Google, които помествате в Google Диска;
  • Съдържание Google Photos – приложение, което позволява да синхронизирате, организирате и да създавате резервно копие на снимки от всички мобилни устройства. 

Защо това е важно? 

Частните потребители на Gmail имат по подразбиране в Google Диска  15 GB безплатно пространство. Важно е да знаете как да управлявате файловете и текущо да поддържате ред в пощенската кутия, за да може личния акаунт в Gmail да Ви послужи възможно най-дълго. На тази страница можете да проверите колко свободно пространство Ви остава. 

gmail pojemność dysku google

Ако обаче сте сред късметлиите, които имат служебни акаунти в Gmail посредством услугата G Suite, тогава не трябва да се тревожите за капацитета.

G suite pojemność dysku google

Но това не е единствената разлика между личния и служебния Google Диск.

Частен или корпоративен Google Drive? – прилики и разлики

Капацитет на Google Drive в G Suite

Скоро частният потребител може да съхранява общо 15 GB данни в един акаунт, то с колко място разполага бизнес потребителят? Това зависи от варианта на услугата: 

  • G Suite Basic – 30 GB на потребител.
  • G Suite Business – 1 TB на потребител или неограничено пространство, ако потребителите са повече от 5. 
  • G Suite Enterprise – неограничен капацитет за всички акаунти.

Ако имате неограничен капацитет в Google Дискка, има само едно ограничение – един файл не може да бъде по-голям от 5 TB. В офис условия е много трудно да се надхвърли тази граница. 

Екипни дискове

Въпреки че можете да си сътрудничите с други хора в частен Google Диск и да споделяте с тях файлове или цели папки, не можете да създадете общ Диск. Тази опция е запазена за потребителите на G Suite.

По какво се различават екипните дискове от обикновения диск?


За повече информация относно екипните дискове (известни преди като Споделени дискове) вижте отделна публикация в нашия блог.

Как да добавя файлове в Google Drive?

Съществуват няколко метода да напълните Google Диска с това, което желаете да имате винаги под ръка. Колкото повече файлове съхранявате в облак, толкова по-лесно имате достъп до тях от всяко място и устройство. С Google Диска също не трябва да се притеснявате, че повредата или кражбата на оборудване ще унищожат резултатите от Вашата работа. 

Основният метод за изпращане на файлове в Google Drive е въвеждането в лентата на браузъра drive.google.com и кликване върху бутона „Нов“. От падащия списък изберете „Изпрати файл“ или „Изпрати папка“.

В новия прозорец ще можете да изберете произволни файлове или папки от твърдия диск на устройството и да ги заредите в Google Диска. В долния десен ъгъл можете да виждате текущо напредъка на трансфера (в зависимост от скоростта на Вашата интернет връзка).

przesyłanie plików na dysk google

Също така можете да създавате файлове директно в Google Диска, стига да ги създавате в едно от следните приложения:

  • Google Документи
  • Google Раблици
  • Google Презентации
  • Google Формуляри
  • Google Сайтове 
  • Google Drawings

Файловете на тези приложения не заемат място в Google Drive, за разлика от тези, които изпращате сами. 

Drive File Stream

Ако Вашите служители използват G Suite и служебни компютри, добре е да се погрижите корпоративните данни винаги да се записват в облака, а не върху твърдите дискове. По този начин работодателят винаги може да контролира хода на работата, да архивира стари данни с услугата Google Vault, а екипите могат безпроблемно да си сътрудничат онлайн. 

Drive File Stream е приложение, което улеснява използването на файлове в Диска директно на компютър, също офлайн. Решението за използване на такова приложение обаче трябва да бъде взето от администратора на G Suite – подробни инструкции за прилагане на такова решение може да прочетете тук

С приложението Drive File Stream можете да намирате и отваряте файлове от Google Диска на Вашия компютър с операционна система Windows или Mac. Приложението също позволява: 

  • Отваряне и редактиране на файлове.
  • Записване на избраните файлове в офлайн папки, дори тези от екипния диск.
  • Преглеждане и организиране на файлове от компютър, без да изразходвате пространството на твърд диск.

Как да споделя папки в Google Drive?

Google Диска е не само инструмент за съхранение на файлове, но и за споделянето им с други хора. Независимо дали искате да споделите цяла папка или файл в произволен формат, процесът изглежда индентично: 

  • Отваряте Google Диска и кликвате с десния бутон върху избраната папка.
  • Кликнете върху една от опциите:
    • Споделяне – в новия прозорец ще можете да въведете имейл адресите на всички хора, които ще получат достъп до файла. Също така можете да управлявате разрешенията за преглед, редактиране и по-нататъшно споделяне. 
    • Връзка за споделяне – Тази опция позволява да генерирате уникална връзка, благодарение на която можете да споделяте папката с много хора наведнъж. Всеки, който има връзката, ще получи достъп до съдържанието в папката. Въпреки това можете да защитите файла от достъп на хора извън организацията и да промените разрешенията на потребителите, използващи линка. 

Dysk Google - udostępnianie plików

 

Powiązane posty

Google Workspace (G Suite)

Как се споделят Google файлове?

8 април 2019

By continuing to use the site, you agree to the use of cookies. more information

The cookie settings on this website are set to "allow cookies" to give you the best browsing experience possible. If you continue to use this website without changing your cookie settings or you click "Accept" below then you are consenting to this.

Close