10 трика в Google Sheets – възползвайте се максимално от Google Sheets

23/10/2018

За да постигнете успех на пазара през 21-ви век, е от съществено значение да намерите цифрови инструменти, които ще улеснят изпълнението на ежедневните задължения. Предприемачите все повече търсят креативни решения за подобряване на производителността и ефективността на служителите. Google Листове (Google Sheets) са идеално решение за организации, които извършват анализ на бази данни, изчисления и диаграми.

Едно от ключовите предимства на услугата е възможността за лесно и бързо споделяне на документи с други сътрудници. Умелото използване на този тип приложение позволява по-добра комуникация в екипа. Освен това дава възможност за пълен достъп до създадените от Вас данни по всяко време на деня и от всяко място, независимо дали имаме достъп до интернет в момента.

1. Филтри в Google Sheets – най-бързият начин за търсене на данни

Контролирането на много информация в електронна таблица е голямо предизвикателство. Благодарение на изключително полезните филтри, които предлага програмата Google Sheets, можете лесно да преглеждате и анализирате данните във всяка колона на листовете. С помощта на филтриране можете да скриете ненужната информация и да покажете само тази, която отговаря на критериите, които задавате. За да ги филтрирате, изберете следните опции от Менюто: Данни Създай филтър.

2. Анализирайте резултатите от формулярите в Google Sheets

Информацията, събрана чрез анкети в Google Forms, може да се прехвърля директно в Google Sheets. Благодарение на тези инструменти можете бързо да подготвите тест, да планирате събития или да събирате мнения. Отговорите на въпросниците се събират старателно във Формулярите. Най-важното е, че обратната връзка и графиките се актуализират постоянно. Всички събрани от Вас данни могат да бъдат показани в прегледни колони. За да изпратите документи директно в Google Sheets, следва да изберете опцията Отговори във Формуляра, след което да кликнете върху иконата Google Sheets.

3 . Сътрудничество в Google Sheets

współpraca w google sheets

Предимството на Google Sheets е възможността за сътрудничество на няколко души по един проект в реално време. Собственикът на документа може да преглежда, въвежда и предлага всякакви промени. В допълнение, той може лесно да споделя своите листове с други членове на екипа и да определи нивото им на разрешение – от това зависи, дали сътрудниците ще могат да ги редактират, коментират или преглеждат.

Дали работата с електронна таблица крие риск някой случайно да промени или изтрие важни данни? За щастие Google предвиди такъв сценарий и включи опция във всяко от приложенията си за редактиране на файлове преглед на историята на промените. Ще я намерите в горния десен ъгъл до заглавието на документа. Благодарение на това може да научите точно кой, кога и какво  е променил в листа, а в случай на грешка можете да възстановите файла с по-ранна версия.

4. Анализ на данни на диаграми

wykresy w google sheets

Електронните таблици се свързват главно с числа, цифри и комбинации. Понякога обаче се нуждаете от нещо повече, за да направите документа да изглежда по-привлекателен. За да отговори на Вашите очаквания, Google Sheets предлага достъп до цветни диаграми и графики. Благодарение на тях можете да представите всички данни по по-прегледен начин. С този инструмент също имате възможност да използвате формули на обобщена таблица и опции за условно форматиране. За да създадете графика, отворете файл в Google Sheets и след това маркирайте клетките, които искате да включите в него. След това кликнете върху опцията Постави и Графика.

Функция Explore (бутон в долния десен ъгъл на листа) автоматично предлага и създава графика, която ще Ви помогне да интерпретирате данните от маркирания диапазон от клетки.

5. Защитете данните в клетките, за да предотвратите нежелани промени

blokowanie komórek w google sheets

Google Sheets имат функция за защита на листа. Ако искате да защитите данните си срещу загуба или нежелан достъп, струва си да се възползвате от тази възможност. За да защитите документите си от копиране, имате две възможности: заключване на отделни клетки или целия лист. Благодарение на това решение ще можете да споделяте електронната таблица с други членове на екипа, без да се притеснявате, че ще извършат в нея каквито и да е промени. Достатъчно е да изберете опцията Защита, след това Блокирай и да кликнете върху ОК.

6. Добавяйте снимки към листовете

Електронните таблици, налични в Google Workspace (G Suite) пакета не трябва да се свързват само с редове или колони с данни. Интересното е, че можете да добавяте към тях всякакви изображения, за да вмъккнете повече оригиналност и стил. Функцията IMAGE позволява да въведете URL адрес на изображението и след това да го вмъкнете директно в клетката на реда. Можете също така да въведете параметри, които ще контролират мащабирането на снимките (напасване към размер или разтягане).

7. Създайте макроси в Google Sheets, за да избегнете повтарящи се дейности

Често се случва по време на работа изпълняването на стотици повтарящи се дейности, което кара да се чувстваме изключително отегчени. Макросите са идеални за предотвратяване на този тип проблеми. Те помагат да спестите ценно време и да намалите броя на дублиращите се задачи. За да започнете да използвате инструмента, изберете опцията Инструменти, след което Макроси Запиши макрос.

8. Арсенал от клавишни комбинации за опитни потребители

Това е един от най-полезните съвети, отнасящи се за Google Sheets. Ако искате да подобрите процеса на използване на това приложение, вижте клавишните комбинации. За да проверите кои клавишни комбинации могат да Ви бъдат полезни, отидете в раздела Помощ Клавишни комбинации.

9. Бързо обобщавайте данните

Ако искате да обобщите данните по бърз начин, можете да използвате функции като СУМА, СРЕДНО, КОЛКО.ЧИСЛА. Инструментите позволяват да дефинирате множество критерии. Благодарение на тях можете лесно да сумираме всички числа над определена стойност или да преброите броя на редовете, които съдържат определен низ. За да научите за всички налични функции на Google Sheets, отидете в раздела Постави Функция.

10. Разширете възможностите на Google Sheets с добавки

Много добро решение е и използването на добавки, предлагани от приложението. Едно от тях са Bubbles, използвано за оригинална визуализация на данни, и WorkLoadTimer, което е чудесно за проверка на производителността на работата. Достатъчно е в раздела Добавки да кликнете върху Изтегли добавки, и да изберете добавката, която желаете и след това да кликнете върху опцията Добави.

Много предприемачи все още търсят креативни решения за подобряване на качеството на работа. Използването на подходящи инструменти помага да се улесни организацията на работата през деня и значително допринася за увеличаване на бизнес активността на компанията. По-горните трикове със сигурност ще позволят да използвате по-ефективно и креативно инструмента Google Sheets.

By continuing to use the site, you agree to the use of cookies. more information

The cookie settings on this website are set to "allow cookies" to give you the best browsing experience possible. If you continue to use this website without changing your cookie settings or you click "Accept" below then you are consenting to this.

Close